Wanneer je voor een website in één keer een grote hoeveelheid content gaat creëren is het belangrijk dit proces vooraf goed vast te leggen. Zeker wanneer de inhoud complex is en er veel mensen bij betrokken zijn.
Ik neem jullie verder mee in het project waar ik jullie eind vorig jaar over heb verteld. Toen mijn planning voor deze blogserie sowieso al uitliep. Door de huidige situatie kwam er nog wat vertraging bij. Zoals in mijn eerdere artikel te lezen is, werk ik in een zorginstelling. Je kunt je voorstellen dat al onze communicatiekracht de afgelopen tijd ging naar het goed informeren van alle medewerkers en betrokkenen over de nodige maatregelen tegen verspreiding van het coronavirus. Maar ergens in april kwam er weer wat ruimte. Ruimte om na te denken hoe we verder gaan met de webbouw.
Gelukkig hadden we in februari het offertetraject afgerond en een bouwer gekozen. Via videobellen maakte we kennis met onze projectmanager aan bureauzijde en gingen we aan de slag met een aangepaste versie van het plan van aanpak. En nu een paar weken later ga ik verder met het plan voor de contentcreatie.
Content werkgroep
Eind vorig jaar heb ik de eerste voorbereidingen getroffen voor de content werkgroep. Een werkgroep die onderdeel is van het project. Ik heb een plan van aanpak voor contentcreatie geschreven en het belang van het beschrijven van doel en afspraken met jullie gedeeld.
In januari was het tijd voor de eerste van de drie bijeenkomsten met de werkgroep. De opzet van het plan werd zeer gewaardeerd. We hebben het doel en de afspraken samen besproken, aangescherpt en vastgesteld. Vervolgens hebben we de rollen en het proces doorlopen, dit maakte aardig wat gespreksstof los. In het plan staat per rol de verwachting en verantwoordelijkheid. Daarnaast ook de personen die de betreffende rol vervullen.
De rollen:
- Hoofdredacteur: strategisch adviseur marketing en communicatie (tevens projectleider)
- Eindredacteur: alle communicatieadviseurs en webmaster
- Tekstschrijver: extern (we huren een of meer schrijvers in)
- Inhoudelijk expert: collega’s vanuit alle bedrijfsonderdelen
- CMS redacteur: communicatieadviseurs, webmaster en webredacteuren
- Tester: alle betrokkenen bij het project, zoals de deelnemers aan de startbijeenkomst, de interviews en werksessies.
Webredacteuren
Even kort een uitleg wat binnen onze organisatie wordt verstaan onder webredacteuren. Dit is een groep medewerkers die naast hun functie ook de rol van webredacteur vervullen. Zij plaatsen nieuwsberichten en houden de informatie op het intranet en de externe website up-to-date. De grootste groep is alleen actief op het intranet. Een kleine groep werkt ook mee aan de externe website. Die laatste groep gaan we uitbreiden tijdens de bouw van de nieuwe website. Zodat het beheer stabieler wordt en meer geborgd is in de organisatie.
Creatieproces
In het proces beschrijf je de route die de content aflegt. Deze is daarom het meest helder te vatten in een infografiek. Hieronder een voorbeeld van de workflow die ik heb gemaakt voor de creatie van teksten. ik heb deze ook gemaakt voor fotografie en video.
Globaal was het proces helder voor iedereen, maar op detail bleken er veel vragen op te komen en ook een verschil in aanpak tussen de collega’s. Zaak dus om op één lijn te komen.
De vragen die op komen:
- Wat wordt de structuur van de nieuwe website?
- Welke informatie halen we op?
- Hoe halen we de informatie op?
- Hoe benaderen we de inhoudelijk experts? Gaan we dit via een vast format doen zodat we allemaal dezelfde werkwijze volgen? En alle inhoudelijk experts dezelfde vraag en uitleg krijgen? Ongeacht van wie de vraag komt?
- Hoe zorgen we ervoor, conform de afspraken in het plan, dat de inhoudelijk experts weten hoeveel feedbackruimte ze hebben?
- Hoeveel feedbackrondes laat je toe en wat check je waar?
- Tekst wordt in ieder geval drie keer gecheckt: onderzoek, tekst van tekstschrijver, na uploaden cms. Moet de tekst ‘perfect’ zijn voor het in het CMS komt of komt de tweede tekstcheck juist in het CMS omdat het binnen de vormgeving nog beter duidelijk wordt hoe de tekst wordt aangeboden?
- Check van het juiste beeld bij de inhoud in het CMS? Of eerder al?
De hersens zijn gekraakt
De structuur van de nieuwe website is nog niet gekozen. Het idee om te brainstormen over de onderwerpen die op de website moeten komen bleek nog een stap te ver in die eerste bijeenkomst. We willen wel loskomen van de oude structuur, maar bepalen wat de inhoud moet worden zonder dat de nieuwe structuur gekozen is wordt moeilijk gevonden.
Al komt later toch ook de opmerking: “Hoe het er precies op komt is dan nog niet zo belangrijk, we kunnen de informatie natuurlijk wel al ophalen.” Op het ene moment konden we niets doen zonder de nieuwe structuur, het andere moment is die structuur ‘alleen maar’ de vorm waar de content in gegoten gaat worden. Gewezen op deze stelling merkt iedereen dat dit toch nog best een lastig vraagstuk is.
Het bespreken van dit proces blijft dus in deze eerste bijeenkomst nog wat abstract. Maar dat is niet erg. De hersens zijn gekraakt en de eerste gedachten over het proces liggen op tafel. We weten nu welke stappen er nog om duidelijkheid vragen en iedereen voelt hoe belangrijk het is om in dit stadium heldere afspraken te maken.
Volgende stap: Contentstijlgids
In de tweede bijeenkomst is de contentstijlgids besproken. Dit is een document waar we tijdens de creatie op terug kunnen vallen. Ook is het een belangrijk onderdeel van de briefing aan de schrijver(s). Maar daarover meer in het volgende artikel.
