Een nieuwe website kun je in een dagje, wat zeg ik, middagje in de lucht hebben. Ja, maar niet als je als organisatie een nieuwe website wil. Dan gaat er aardig wat georganiseer aan vooraf. Daar ben ik mij op dit moment zeer bewust van want ik zit midden in zo’n project.

Nu onze digitale strategie zo goed als rond is, we het plan van eisen in handen hebben en de leverancier gekozen gaat worden, is het tijd voor contentcreatie. Hoe ik dat ga aanpakken wil ik graag met jullie delen.

Het team

Met vijf parttimers in een organisatie van zo’n 1400 medewerkers zijn we een klein team. Des te belangrijker is een goed plan om te komen tot de nieuwe content voor de nog te bouwen website. We werken decentraal, wat betekent dat de drie communicatieadviseurs die we hebben allemaal in een eigen bedrijfsonderdeel dicht op de inhoud zitten. Wat in dit geval een voordeel is voor het contact met de inhoudelijk experts. Daarnaast werken de strategisch adviseur marketing en communicatie (projectleider) en ik als webmaster/online communicatieadviseur vanuit een centrale, corporate positie.

Wat eraan vooraf ging

In januari hebben we een toptakenenquête op de website gezet om inzicht te krijgen in de reden van bezoek aan de website. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met het plan van eisen voor de website en een digitale strategie om helder te krijgen welke online middelen we in gaan zetten en welke positie de website daarin heeft. Voor input hebben we de doelgroep geraadpleegd via workshops en telefonische interviews.

Plan van aanpak

Mijn taak is de contentwerkgroep in goede banen leiden. Ik heb zojuist de eerste opzet gemaakt van mijn plan van aanpak en krijg heel veel zin om aan de slag te gaan. Het maken van het plan voelt alsof er steeds meer lampjes aan gaan in mijn hoofd. Dingen waar ik in het proces rekening mee moet houden, wat belangrijk is om mee te beginnen en lijntjes die worden gelegd tussen de verschillende stappen die we moeten zetten. Dit alles moet ervoor gaan zorgen dat het vlekkeloos gaat lopen.

Hoe ziet dat plan eruit? Nou zo:

  1. Doel en afspraken
  2. Rollen
  3. Contentcreatieproces
  4. Contenttypen
  5. Contentstijlgids
  6. Planning

De komende tijd neem ik jullie mee in het proces dat ik doorloop. Deze week te beginnen met deel 1: doel en afspraken.

Doel en afspraken

Voor wie doen we dit? Dat weten we toch al? Voor de lezer, de bezoeker, de doelgroep! Ja, dat is natuurlijk al duidelijk beschreven in je strategie en ook je plan van eisen voor de website is doordrenkt met gebruiksvriendelijkheid. Maar toch wordt het bij het ophalen van informatie nog wel eens vergeten. De inhoudelijk experts denken vanuit het eigen aanbod van producten en diensten. En als het echt misgaat worden deze ook nog eens gepresenteerd volgens een interne logica, lees: organisatiestructuur. Vaak niet logisch voor de klant en niet parallel aan de reis die de klant aflegt. Nu zijn wij een specialistische zorginstelling (derdelijns) en hebben we te maken met patiënten, cliënten, verwanten en verwijzers die er al een heel traject op hebben zitten. Dat vraagt om inleving in hun situatie en de informatiebehoefte die ze hebben als ze onze website bezoeken.

Het is dus geen overbodige luxe om vooraf het doel helder te benoemen zodat iedereen eraan herinnerd wordt en hierop kan terugvallen. Je zou het doel bijvoorbeeld zo in kunnen vullen:

Doel

Duidelijke en begrijpelijke content creëren die aansluit bij de derdelijns informatiebehoefte maar ook voorziet in de praktische informatiebehoefte van de terugkerende bezoeker.

Afspraken

Het is handig om een aantal duidelijke afspraken te maken waar je gedurende het proces op terug kunt vallen. Een set van spelregels. Denk daarbij aan dit soort afspraken:

Wij zullen:

  • prioriteit geven aan content die nodig is voor lancering en de website verder uitbreiden in de daarop volgende fases;
  • contact opnemen en behouden met de inhoudelijk experts zodat zij weten wat er van hen verwacht wordt, tijd reserveren en dus snel kunnen reageren;
  • het aantal reviewmomenten minimaliseren door duidelijk aan te geven waar men invloed op heeft (inhoudelijke experts hebben invloed op de inhoud, of wat er staat klopt. Meer hierover binnenkort in de blog over rollen);
  • de contentproductie zo goed mogelijk verdelen zodat er zo min mogelijk knelpunten ontstaan.

Wij zullen niet:

  • onderschatten hoeveel tijd het kost om content te creëren;
  • content simpelweg overzetten vanaf de oude site, dit is het moment voor herziening van structuur en inhoud (grote schoonmaak!);
  • gaan schrijven voor we een duidelijke online contentstijlgids hebben;
  • Toestaan dat reviewers de teksten gaan herschrijven

Hoe kom je tot deze afspraken?

Als de motor van de contentwerkgroep maak ik een eerste opzet van het doel en de afspraken. Die bespreken we in de eerste bijeenkomst zodat we tot een doel en afspraken komen waar we samen achter staan. Tijdens die eerste bijeenkomst bespreken we ook de rollen van alle betrokkenen in het contentcreatieproces. Daarover meer in het tweede artikel van deze serie: Het proces van contentcreatie.

Wat vind jij? Of een website en haar contentteam nu groot of klein zijn, doel en spelregels zijn belangrijk om vast te leggen voor je begint. Eens?

 


Geschreven door