De teksten voor een nieuwe website worden vaak niet door één persoon geschreven, maar zelfs als dat wel zo is, is het fijn als een derde de teksten kan nalopen op consistentie en gemaakte afspraken. Die afspraken leg je vast in een contentstijlgids.
Ik neem jullie verder mee in het project waar ik jullie eind vorig jaar en dit voorjaar over heb verteld. En ook nu staat de planning onder spanning. Want als een planning in het voorjaar uitloopt door een pandemie is de kans groot dat je te maken krijgt met de zomervakanties….van iedereen.
Maar niets is zo belangrijk als de periode waar wij nu met het project in zitten. Nu worden alle keuzes gemaakt, de puntjes op de i van het design gezet en de structuur van de website in kaart gebracht. Sommige aanpassingen zijn nu makkelijker te maken dan tijdens of na de bouw. Neem dus altijd de tijd voor deze fase.
Nieuwe inzichten
De nieuwe website krijgt naast een volledig nieuw design ook een nieuwe invulling. Onderzoek, interviews en werksessies hebben een nieuwe structuur opgeleverd en ook het doel van de website is veranderd of in ieder geval bijgesteld. Zo kwamen er uit de gebruikerstesten inzichten die niet alleen effect hebben op de nieuwe website maar op de hele communicatie! Waar het onderzoek sowieso invloed op heeft is de content van de website. Daarom is een contentstijlgids onmisbaar bij het creëren van de nieuwe content.
Een stijlgids opzetten
Alle keuzes die te maken hebben met tekst en beeld komen samen in deze gids. In mijn geval heb ik een eerste opzet gemaakt, die we in de contentwerkgroep hebben besproken. Wat vindt iedereen van de eerste opzet? Over welke keuzes zijn we het eens, wat vraagt nog om meer onderzoek en welke keuzes moeten getoetst worden bij collega’s? En voor welke keuzes is instemming nodig van de stuurgroep of het bestuur van de organisatie.
Twee voorbeelden uit onze stijlgids
De lezer wordt aangesproken met u: We waren het hier niet meteen over eens. Een deel van ons vond dat we moesten overstappen naar de informelere je-vorm. Maar de u-vorm zorgt ook voor een bepaald respect dat de tekst uitstraalt. En in combinatie met het schrijfniveau B1 zou de tekst toch toegankelijk worden. Uiteindelijk is gekozen voor de u-vorm met een uitzondering voor de potentiële medewerkers onder de kop Werken en opleiden omdat we elkaar intern ook met je aanspreken.
Locatienamen altijd en alleen benoemen als ‘organisatienaam + plaatsnaam’: Drie van onze locaties zijn wat groter en die hebben ooit prachtige namen gekregen. Maar hierin isde plaatsnaam niet opgenomen en dat zorgt vaak voor verwarring. Om eenheid te creëren hebben we gekozen voor een zeer eenduidige beschrijving van alle locaties. De organisatienaam met de plaatsnaam. Maar die keuze konden we niet zomaar vastleggen, dat moest wel even langs het bestuur. Gelukkig waren ze het met ons eens en kunnen we dit gaan doorvoeren.
Voor wie is de stijlgids belangrijk?
Wie maken er allemaal gebruik van deze stijlgids en waarom.
Tekstschrijver(s) / eindredacteuren
Voor de tekstschrijver is de stijlgids onmisbaar om de teksten in een stijl te kunnen schrijven. Zeker als het door meerdere wordt geschreven of door meerdere mensen de eindredactie wordt gedaan. De stijlgids wordt dan gebruikt om de tekst mee te toetsen.
Inhoudelijk experts
Iedereen die informatie aanlevert voor de website noemen wij een inhoudelijk expert, die is vanwege zijn functie binnen de organisatie verantwoordelijk voor de inhoud. Om aan hen uit te leggen hoe we het qua stijl gaan aanpakken is de stijlgids een goede bijlage voor bij de contentuitvraag. Dan kunnen we bepaalde keuzes uitleggen en naar de stijlgids verwijzen.
Communicatieteam
Afspraken die je maakt moet je vastleggen zodat je hierop terug kunt komen. Ik vind het ook fijn om in oudere versies de vragen die zijn gesteld en argumenten die zijn gegeven terug te lezen. Mocht een keuze later toch weer ter discussie staan, kun je ze daarin teruglezen. Net als met alle feedback die in zo’n proces wordt gegeven is het goed om dit bij te houden en te beschrijven wat er met de feedback is gedaan. Zo doen we dat ook met de feedback die op het design is gegeven. De stijlgids zullen we ook in het beheer na de bouw nog gebruiken als document waar iedereen op terug kan vallen.
Contenttypen
Het kan handig zijn om de verschillende typen content vast te leggen. De verschillende typen pagina’s die in het ontwerp van de website zijn opgezet hebben een doel. Beschrijf dit doel zodat een overzichtspagina, ook een overzichtspagina blijft en niet langzaam verandert in een detailpagina.
Paginastructuur
Om bij te kunnen houden wat de status is van alle content die verzameld is en verwerkt moet worden is een overzicht van alle pagina’s nodig. Ik heb in een Excel-document de volledige structuur onder elkaar gezet met paginacodes zodat we hier documenten aan kunnen koppelen en verschillende onderdelen van de website makkelijk kunnen terugvinden.
In dit document komen ook verwijzingen naar de huidige website. Dit is niet alleen handig voor de verzameling van informatie, want wat er nu op de site staat is (als het goed is) ook nog up-to-date. Het is straks ook belangrijk voor de contentmigratie. Het is dus handig dit meteen gestructureerd aan te pakken.
Over die contentmigratie lees je meer in de volgende en laatste blog van deze serie.
