Een Windows-laptop voor je werk, een desktop voor thuis om bijvoorbeeld filmpjes en foto’s mee te bewerken, een Android- of iOS-tablet en 1 of meerdere smartphones. Tegenwoordig ‘werken’ we vaak met meerdere devices.
Het is handig om op al die apparaten je e-mail, agenda, todo-lijstjes, contacten en notities beschikbaar te hebben, voor het geval je ergens bent waar je eventjes niet online kunt.

Automatiseren

Alleen – om dat allemaal handmatig bij te moeten werken is dan weer minder.

Toch is dat niet nodig – het is ook te automatiseren. Kost even tijd om het te regelen. Maar daarna heb je er geen omkijken meer naar en kan je op elk device de laatste stand van zaken bekijken en aanpassen.

In een serie van 3 artikelen leg ik je uit hoe je alles instelt. Dit is gebaseerd op mijn zoektocht en ervaring in het afgelopen jaar – waarover later meer.

Van deze serie is dit het eerste deel – het aanmaken van een Google account.

De kern van dit stukje automatisering is de gratis versie van Google Apps en een app die gSyncIT heet. Deze app synchroniseert de gegevens tussen Google Apps en Outlook.

Eat your own dog food…

Het afgelopen jaar heb ik gezocht naar een manier om mijn agenda, contacten, todo lijstjes en notities gelijk te houden op de devices die ik gebruik. Dit zijn 2 Windows machientjes – beiden voorzien van MS-Office, een tablet (Asus Transformer) en een smartphone (BlackBerry). Met als belangrijkste wens om het data- en stroom verbruik tot een minimum te beperken.

De eerste wens voorkomt onnodige data kosten bij mijn GSM provider. De tweede voorkomt dat de mobiele devices elke 4 tot 8 uur aan de oplader moeten. Ter illustratie: mijn BlackBerry houdt het 2 dagen/36 uur vol op een batterij lading.

De manier om dat voor elkaar te krijgen is zoveel mogelijk het push mechanisme gebruiken. Dat wil zeggen dat het device waarop iets veranderd is er zelf voor zorgt dat de wijziging bij Google Apps terecht komt. De Google Apps zorgen er weer voor dat deze verandering bij alle andere devices terecht komt.

De 2 Windows machientjes en de BlackBerry hebben daar wat hulp bij nodig in de vorm van de app gSyncIT en de BIS service van mijn GSM provider. De BIS service pushed een wijziging naar mijn BlackBerry en Google Apps. De afkorting BIS staat voor Blackberry Internet Services. Schematisch ziet het er als volgt uit (afbeelding 1):

afbeelding 1 – Schematisch

In dit schema is zie je de BIS service niet omdat je hiervoor geen app op de BlackBerry hoeft te installeren.

Ik gebruik Google Apps in combinatie met een tweetal eigen internet domeinnamen – een voor privé- en een voor zakelijk gebruik. De Google Apps worden daarmee vanuit een browser aangesproken met (bijvoorbeeld): mail.<eigen domeinnaam> / agenda.<eigen domeinnaam> / docs.<eigen domeinnaam> / etc… (verdere uitleg lijkt me niet nodig – toch?).

De werking en instelling daarvan is een wat langer en nog technischer verhaal dan dit. Daarom heb ik dat bewaard voor een volgend artikel..

Tot op het moment van schrijven was dit alles gratis voor kleine bedrijven en teams tot 10 personen. Met ingang van 6 december 2012 is dat veranderd – waarover meer in het 3-de en laatste deel.

Voor nu lijkt me dit genoeg achtergrond informatie en is het tijd om aan de slag te gaan!

Aanmaak Google account

Begin hier met een account aan te maken bij Google Apps. Activeer vervolgens de IMAP functie in de e-mail instellingen van Google. De afkorting IMAP staat voor Internet Mail Access Protocol. Dit mechanisme zorgt voor de synchronisatie van folders en berichten tussen de devices.

In afbeelding 2 en afbeelding 3 is te zien hoe deze instellingen er bij mij uitzien.

afbeelding 2 – De POP instellingen

afbeelding 3 – De IMAP instellingen

Deze combinatie van instellingen voorkomt het snel opraken van de gratis 10 gig. De berichten bewaar ik op mijn laptop in verschillende PST bestanden. De afkorting PST staat voor PoST. Een PST bestand hoort bij Outlook en heet zo omdat de extensie eindigt op PST. De instellingen voor Outlook komen aan bod in het 3-de deel.

Zoals in afbeelding 2 – regel 2 te zien is verwijderd Google de berichten op hun servers op het moment dat ze met het POP mechanisme worden opgehaald. De afkorting POP staat voor Post Office Protocol. In tegenstelling tot IMAP worden de berichten nu niet gesynchroniseerd, maar verplaatst naar een PST bestand. Vervolgens worden ze verwijderd op de Google servers. Waardoor de berichten ook niet meer beschikbaar zijn op de andere devices.

Andere devices gebruiken alleen IMAP zodat de berichten op de Google servers blijven staan.

Wordt vervolgd…

Tot zover het eerste deel. De komende week zal ik in verschillende delen ook de configuratie van verschillende mobile devices en de configuratie van Outlook en alternatieven uitleggen.


Geschreven door