Het social web is van iedereen. Niet alleen van mensen die in het social media team zitten. En het social web is er altijd. Niet alleen van 9 tot 5. Dat betekent dat jouw werknemers ook in hun eigen tijd en via hun eigen middelen op het social web zitten en converseren.
Werknemers die webactiviteiten ontplooien worden nog veel te vaak gezien als een risico. Terwijl deze mensen nu juist potentiële ambassadeurs zijn. Ze zijn meer dan alleen je werknemers, ze kunnen ieder op hun eigen manier bijdragen (en inderdaad ook afbreuk doen) aan jouw merk.
Hoe ga je hier nu mee om. De meeste bedrijven hebben geen idee. Met als gevolg dat zij in een stuip schieten en in de verbiedende modus gaan zitten. Jammer en een gemiste kans.
Voorkomen is beter dan genezen
Een hele andere benadering, die ook al door een aantal grote merken (IBM, BBC etc) wordt gehanteerd is acceptatie en het bieden van hulp. Want laten we eerlijk zijn: als een van je medewerkers iets op het social web doet dat schadelijk is voor het bedrijf, kun je alleen achteraf optreden. De schade is al gedaan en het enige dat je nog kunt doen is iemand ontslaan of op andere wijze straffen. Eigenlijk wil je dat niet. Je wilt dit juist voorkomen.
Hoe?
Help je medewerkers om op een goede manier met het social web om te gaan. Stel richtlijnen op, maak afspraken, maar doe dit vanuit de wens om te helpen, niet vanuit het verbod. Wees duidelijk wat wel en wat niet kan, zonder teveel inbreuk te maken op de privésfeer van je werknemers.
Zorg voor je ambassadeurs
Het is in het belang van het bedrijf en van de werknemer dat die duidelijkheid er is. Zonder een policy is de werknemer overgeleverd aan de bui van een willekeurig leidinggevende of – bij echte pech – compliance officer. Voor de werkgever geldt dat hij dan wel áltijd een stok heeft om mee te slaan, maar ook geen gebruik kan maken van zijn eigen interne potentieel in de rol van ambassadeur. En in deze tijd van transparantie en nieuw zakendoen is dat een absoluut gemis.
Ken je ambassadeurs
Degene die de social media policy maken, zijn niet altijd (vaak niet zelfs) de mensen die zich ook op het social web begeven. Het is dus handig om die mensen ook bij het ontwikkelen van een policy te betrekken. De Twitteraars, Facebookers, bloggers etc. dus. Niet alleen omdat zij waardevolle inzichten kunnen delen, maar ook omdat zij degene zijn die het moeten gaan dragen en uitdragen.
Sowieso is het van belang om te weten welke mensen binnen jouw bedrijf allemaal op het web publiceren. Zorg dat je weet wie er Twitteren, welke mensen online bekendheid genieten, welke mensen een grote groep kunnen bereiken op het web. Dát zijn jouw medestanders. Ken ze, deel met ze en neem ze mee.
Voorbeeld van een policy
Maud Geerbex schreef al eerder een artikeltje voor 42bis met daarin inspiratiebronnen voor je social media policy. Daarnaast kun je hier een generiek voorbeeld downloaden. Voor jouw bedrijf gelden waarschijnlijk ook een aantal specifieke omstandigheden. Maar het downloadbare document kan je misschien een eindje op weg helpen.
