Ooit begonnen vanuit de liefde voor taal, werken webredacteuren nu in een technische omgeving. De meesten hebben er een nieuwe liefde in gevonden. Maar echt de tijd nemen om de eigen werkwijze onder de loep te nemen? Dat schiet er vaak bij in. Zelfs ervaren redacteuren schelden nog altijd op de Caps Lock-toets in Word, of raken gefrustreerd door verborgen opmaak. En dat is toch echt nergens voor nodig!

Maak het jezelf makkelijk in Word
Er zijn maar weinig mensen die alle mogelijkheden van Word kennen. Over wijzigingen bijhouden en opmerkingen invoegen, hoef ik je niks te vertellen. Word is ongetwijfeld een programma dat je veel gebruikt en dat je goed kent. Juist daarom zijn er vast werkwijzes ingeslopen die efficiënter kunnen. Ik durf het bijna niet te schrijven, maar echt, een kwartiertje grasduinen in de online help zorgt voor nieuwe inzichten en handige sneltoetsen.

Nooit doen

Opnieuw beginnen als de Caps Lock aan stond! Selecteer de tekst en druk gewoon op Shift+F3.

Tekst met opmaak kopiëren in je document. Werk schoon en ga naar Edit > Paste Special > Unformatted Text. Of (nog sneller) selecteer de tekst en druk op Ctrl+Spatie om alle opmaak direct te verwijderen.

Een ingewikkelde tabel tekenen met het potlood. Word maakt er een afbeelding van en behandelt je tabel ook zo. Maak een tabel gewoon via het menu Table om gek gedrag te voorkomen. Voeg cellen eventueel samen of splits ze juist op via de werkbalk Tables and borders.

Maak je flow en concept inzichtelijk via PowerPoint
PowerPoint is niet alleen voor presentaties maar ook voor het quick & dirty tekenen van flows en siteconcepten. Via de werkbalk Drawing vind je allerlei handige vormen voor het maken van een flowchart. Met tekstvakken bouw je globaal de opzet van je site na. Snel gedaan en in veel gevallen net zo effectief als een degelijk tekenprogramma als Visio.

Nooit doen

Iedere slide opnieuw de juiste opmaak meegeven. Weet je masterslide te vinden. Deze pagina is de basis van waaruit je werkt. Iedere aanpassing die je in je master maakt, komt op iedere pagina terug. Plaats terugkerende items dus in je master. En verwijder de voorgekookte Office-items voor je begint te tekenen. Dan is een blanco masterslide juist handig, met eventueel een kleine titelbalk. De masterslide vind je via View>Master>Slidemaster.

Prutsen met tekst omdat de vorm van je tekstvak zich niet gedraagt. Maak tekstvakken die doen wat jij wilt. Plaats een vinkje voor Word wrap text in AutoShape en plaats juist geen vinkje voor Resize AutoShape to fit text. Zo houdt je tekstvak het gekozen formaat, ongeacht de tekst die je erin plaatst. Teken een tekstvak en ga naar Format>Text Box>Text Box.

Nieuwe lijnen trekken als je elementen verplaatst. Via connectors blijven je tekstvakken wel met elkaar verbonden. Ga in je je werkbalk Drawing naar AutoShapes>Connectors.

Maak een overzichtelijk voortgangsdocument met Excel
Excel is natuurlijk een rekenprogramma, maar het leent zich ook uitstekend voor allerlei teksttoepassingen (gnagna). Bijvoorbeeld voor het maken van een uitgebreide planning van je project. Het liefst start je uiteraard met een overzichtelijke paginastructuur voor je start met schrijven, als contentspecialist zorg je er desnoods zelf voor.

Nooit doen

Steeds naar boven scrollen om kolomkoppen te lezen. Zet een of meer rijen en/of kolommen vast. Scrollen doe je dan in het overige deel. Plaats je cursor in de eerste cel van waaruit je wilt scrollen en ga naar Window > Freeze panes.

Verbaasd zijn over hoe Excel jouw tekst verandert. De vorm van je tekst wordt bepaald door celeigenschappen. Vaak is het slim om voor je begint alle cellen te selecteren en deze de eigenschap Text mee te geven. Klik met je rechtermuis en kies Format cells. Experimenteer ook met de eigenschappen Number, Date en Special.

Handmatig cellen aanpassen als dat ook automatisch kan. Op iedere cel kun je een regel loslaten: als dit, dan dat. Zo kun je bijvoorbeeld handig de voortgang checken. Als er geen kruisje is geplaats, wordt de bijbehorende tekst rood. Ga naar Format > Conditional Formatting.

Vorige les: Weet wie je wilt bereiken << >>Volgende les: Content Management Systemen (CMS)(15-10-2008)

Docent: Moniquewww.zins.nl

0 Shares:
2 comments
  1. Een contentgirl naar mijn hart! Handig om de tips zo eenvoudig uiteengezet te krijgen, ik gebruik MS office ook vnl. op deze wijze (lees, 'alleen maar').

    Die eerste 'Caps-lock'-tip is voor mij goud waard… ik begon altijd verslagen opnieuw braaf te typen en heb verscheidene malen geprobeerde via pull down menu's de oplossing te vinden na hele paragrafen;-/

    Lekker consistent ook dat Office: wel via sneltoets combi en niet via menu!

  2. Fijn te horen! Voor mij was de ctrl-spatie een hiephiephoeramoment. Als je veel knip en plakt en dat dan steeds moet doen via Plakken speciaal en eindeloos klikken, word je ook niet blij.

Comments are closed.

Dit artikel is 5.304 keer gelezen