Toen ik twee jaar geleden tijdelijk als coördinator informatiemanagement voor het Ministerie van (destijds) Verkeer en Waterstaat ging werken, had ik ook de nodige vooroordelen over ambtenaren… die zijn in de loop van de afgelopen twee jaar voor een groot deel verdwenen, mede dankzij het Programma Ambtenaar 2.0. Op 17 november zag een nieuw gelegenheidstijdschrift het levenslicht: het Tijdschrift Ambtenaar 2.0, de culminatie van ruim drie jaar Programma Ambtenaar 2.0. Waarom een tijdschrift? Om het in de woorden van initiatiefnemer en programmamanager Davied van Berlo te zeggen:

Regelmatig hoor ik van ambtenaren 2.0 dat ze zelf veel meerwaarde halen uit een 2.0-manier van werken, maar dat ze moeite hebben om het aan hun baas of collega’s uit te leggen. Daar kan Ambtenaar 2.0 bij helpen!

Bewust is er gekozen voor een papieren tijdschrift om ambtenaren, die nog niet op een 2.0-manier werken, over de streep te trekken. Natuurlijk is het voor de “echte” Ambtenaar 2.0 en alle andere geïnteresseerden ook als pdf-bestand te downloaden. Ik maakte voor het eerst kennis met Ambtenaar 2.0 tijdens mijn tijdelijke aanstelling bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (voorheen Verkeer en Waterstaat) vorig jaar. Als rechtgeaarde informatiejunk sprak dit concept, dat genadeloos afrekende met het imago van de bureaucratische, stoffige ambtenaar van weleer, me natuurlijk meteen aan en ik werd al snel lid van het Ambtenaar 2.0 netwerk. Vanwege drukke werkzaamheden bleef mijn bijdrage beperkt tot het “promoten” van 2.0 toepassingen bij mijn directe collega’s en leidinggevenden, het aanmaken van een profielpagina en af en toe reageren op de website, tot mijn detachering bij Rijkswaterstaat dit jaar. Ik had bij het Ministerie al even kort kennis gemaakt met Yammer, maar pas bij Rijkswaterstaat mocht ik getuige zijn van het succes van dit enterprise social network. Enthousiast geworden, aarzelde ik geen moment om te reageren op Davieds oproep, een bijdrage te leveren aan het tijdschrift Ambtenaar 2.0 met als onderwerp: Yammer bij Rijkswaterstaat. Waarom? Omdat ik zelf mocht ervaren dat Yammer werkt.

Yammer

Yammer wordt wel eens “Twitter voor bedrijven” genoemd. Niet helemaal terecht, omdat het zo veel méér is dan Twitter. Yammer is een afgeschermd kennisdelingsplatform binnen een organisatie, dat collega’s en specialismen met elkaar verbindt en medewerkers in staat stelt kennis uit te wisselen en samen te werken. Berichten op Yammer zijn bovendien niet beperkt tot 140 tekens. Je kunt er hele pagina’s tekst op kwijt, al of niet geïllustreerd met links, foto’s, filmpjes en documenten.

Er kunnen groepen worden aangemaakt over specifieke onderwerpen en gebruikers kunnen zelf bepalen wie of wat te volgen. Zo kun je de company feed volgen voor al het nieuws van je organisatie, maar bij een omvangrijke organisatie als Rijkswaterstaat met zo veel actieve gebruikers resulteert dat al gauw in zo’n 99+ berichten per dag. Handiger is het om je eigen feed te maken, waarin je alleen die onderwerpen en/of collega’s opneemt, met wie je regelmatig te maken hebt.

Uiteraard valt of staat efficiënt Yammergebruik met het invullen van je eigen profiel. In het profiel kun je behalve je naam, profielfoto en functie nog veel meer aanvullende informatie kwijt, zoals specifieke kennisgebieden en interesses.

Yammer beschikt over een uitgebreide zoekfunctie, die ook hashtags “herkent” als onderwerpen. Yammer is er in een gratis versie, maar wie een licentie aanschaft, krijgt meer invloed op het uiterlijk, de interface en functies. Yammer is, behalve als desktop applicatie ook mobiel te gebruiken, wat natuurlijk wel zo handig is voor collega’s in de buitendienst, die zijn aangewezen op informatie vanuit de organisatie. Er zijn wel wat issues bekend, maar daar wordt hard aan gewerkt. Zo lukt het niet altijd om vanaf de BlackBerry verbinding te maken met het Yammer netwerk, en klagen sommige ambtenaren over traagheid bij het laden van Yammer berichten.

Natuurlijk is er ook een Ambtenaar 2.0 Yammer, opgericht door Jeroen de Miranda, waar ambtenaren, maar ook andere geïnteresseerden, Yammer zelf kunnen ervaren. Je kunt je hier aanmelden met je eigen e-mailadres, ongeacht van welke organisatie je deel uitmaakt. Afgeschermde Yammer netwerken, zoals die van Rijkswaterstaat, zijn alleen te bereiken met het e-mailadres van de organisatie. Rijkswaterstaat heeft de invoering van Yammer doortastend aangepakt met een introductiefilmpje, dat ook op YouTube staat, een intranetpagina met stap-voor-stap instructies en een FAQ.

Wellicht nog de meest praktische ondersteuning is Frank, de ster uit het filmpje, die elke nieuwe gebruiker welkom heet, voorziet van tips en trucs, vragen beantwoordt en de gebruikers inlicht over nieuwe ontwikkelingen en functies. Yammer is ook geïntegreerd in het vernieuwde Rijkswaterstaat intranet. Inmiddels is Yammer al weer een jaar in gebruik, een wapenfeit waar even bij werd stilgestaan op het Rijkswaterstaat intranet. Directieleden maken dankbaar gebruik van YamJams om rechtstreeks contact te maken met medewerkers en prangende kwesties, zoals reorganisatieprogramma’s toe te lichten. RWS’sers weten elkaar – en vooral elkaars expertise – steeds beter te vinden.

Pleio

Yammer is niet het enige hulpmiddel om ambtenaren met elkaar in contact te brengen en gemakkelijker en vooral efficiënter samen te laten werken. Hoewel Yammer goed gebruikt wordt, kent het één kritiekpunt, waar veel ambtenaren nog erg veel moeite mee hebben: alle data staat op Amerikaanse servers. En ook al verbiedt de privacy policy van Yammer het bekijken van de berichten van haar klanten, het zit veel ambtenaren toch niet lekker. Pleio (dat staat voor Plein Overheid) is geboren uit de behoefte aan een open platform dat overheid en burger met elkaar verbindt. Pleio is een initiatief van het Programma Ambtenaar 2.0 met de Belastingdienst. Vervolgens hebben zich vele andere overheidsinstellingen en belangstellenden aangesloten. Het platform voorziet in een groot aantal tools, die het de ambtenaar 2.0 gemakkelijk maakt om samen te werken en de burger mogelijk maakt deel te nemen aan activiteiten over de publieke zaak. Overheidsinstellingen kunnen een deelsite laten aanmaken op Pleio en dit zelfs als intranet gebruiken. In de toekomst zullen (nog) meer tools en functies aan Pleio worden toegevoegd.

Google Docs

Behalve van Yammer en Pleio maken ambtenaren 2.0 ook graag gebruik van Google Docs voor het maken en delen van hun documenten. Begrijpelijk, want Google Docs “voelt” qua gebruikservaring als Microsoft Office, toch – in verschillende versies –  bij de meeste overheidsinstellingen beschikbaar, maar in tegenstelling tot Office heeft de Google Docs gebruiker minder last van conversieproblemen en kent het delen via Google nauwelijks grenzen (tenzij die zijn opgelegd door overijverige systeembeheerders bij overheidsinstellingen natuurlijk).

Wiki’s

De rechtgeaarde Ambtenaar 2.0 is gek op wiki’s. Die zijn natuurlijk bij uitstek geschikt voor samenwerkingen en het delen van informatie. Jammer genoeg is er nog niet een echte “standaard” – m.a.w. verschillende ambtenaren maken gebruik van verschillende wiki platforms. Zo zijn daar:

  • PBworks De “voorkeurs”wiki, waarop ook veel Ambtenaar 2.0 informatie terug is te vinden, zoals de cursus Ambtenaar 2.0
  • Wikispaces
  • Basecamp Basecamp is natuurlijk eigenlijk meer een samenwerkplatform dan een wiki, dat kan worden ingezet voor bijvoorbeeld projectgroepen.
  • Pleio beschikt over een wiki-functie, waarmee documenten kunnen worden aangemaakt, die desgewenst alleen binnen het Pleio platform kunnen worden gedeeld, maar ook daarbuiten.

Vooruitgang


Natuurlijk zijn er nog veel meer tools waar de rechtgeaarde Ambtenaar 2.0 gebruik van maakt. Sommige daarvan liggen met enige regelmaat onder vuur, vanwege privacykwesties. Zo zijn er bij Rijkswaterstaat onlangs richtlijnen op het intranet gepubliceerd met betrekking tot het gebruik van USB Sticks, maar ook online opslagcapaciteit als Dropbox en verzendservices voor grote bestanden zoals You Send It. Natuurlijk, dit zijn handige services voor de échte Ambtenaar 2.0, die graag in de cloud werkt, maar ze voldoen lang niet altijd aan de strenge eisen die de overheid stelt aan de veilige opslag van gegevens. Het is in het verleden immers al vaak genoeg voorgekomen, dat Rijksinformatie (soms letterlijk) op straat ligt. Het verwerpen van deze services betekent echter wel, dat je als overheid een degelijke IT-omgeving moet kunnen bieden. Het fenomeen Bring Your Own Device (BYOD) wint aan populariteit, maar vraagt ook het nodige van de IT-ondersteuning bij de overheid. Op Yammer zijn de nodige discussies over openheid vs. veiligheid al in alle hevigheid losgebarsten en rijksbreed wordt er gedacht aan beleidsveranderingen. De vooruitgang is er… maar gaat nog niet altijd even snel. Voorlopig moeten Ambtenaren 2.0 roeien met de riemen die ze hebben – en dat zijn er al best veel.

Vernieuwing Rijksdienst

Het programma Vernieuwing Rijksdienst hield méér in dan het rücksichtslos afslanken van het ambtenarenapparaat en het samenvoegen van ministeries. Het betekende ook dat het Rijk beter en sneller moest leren inspelen op marktontwikkelingen, beter communiceren en samenwerken met externe partijen en vooral dat ambtenaren op een andere, vernieuwende manier moesten leren werken. Met traineeships werd nieuw talent geworven, maar het “zittende” personeel moest worden opgeleid en vooral begeleid naar een nieuw tijdperk, waarin Het Nieuwe Werken centraal stond. Het programma Ambtenaar 2.0 heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd. Hoewel het programma nu “officieel” beëindigd is, zijn de eerste belangrijke stappen gezet en blijven noch initiatiefnemers, noch deelnemers stilzitten. Dit jaar vindt alweer de derde Ambtenaar 2.0 Dag plaats, een landelijk evenement vol workshops, presentaties en activiteiten om ambtenaren uit alle windstreken en betrokken partijen met elkaar te verbinden en te inspireren. Daarnaast blijft het forum op Ambtenaar 2.0 gonzen van activiteit en bewijzen platforms als Yammer en Pleio hun effectiviteit.

Ondernemende ambtenaar


Dankzij alle inspanningen van het programma Ambtenaar 2.0 is de ambtenaar van tegenwoordig actief bezig met zijn/haar mobiliteit, is veel pro-actief en marktconform gaan werken en heeft zich ontwikkeld als een ondernemende, innovatieve ambtenaar, die beter communiceert en slagvaardiger kan optreden in een voortdurend veranderende omgeving. De Overheid 2.0 in ontwikkeling faciliteert haar ambtenaren en stelt zich flexibeler op ten aanzien van nieuwe werkmethodes en -technieken, om het oude beeld van de “stoffige”, vastgeroeste ambtenaar, definitief naar het verleden te verwijzen.

1.597 keer gelezen
Bloggen voor 42Bis? | Eindredactie doen? | Redactieteamlid worden?

één antwoord