Voordat je het door hebt is er weer een dag voorbij. In een traditionele werkdag zitten acht uur en voor je gevoel ben je geen steek opgeschoten.
De takenlijst ziet er nog precies hetzelfde uit als vanmorgen, de vinkjes zijn gezet bij taken die er vandaag bijgekomen zijn. Denk je nu echt dat het morgen anders zal zijn als je het niet anders aanpakt?
Om echt iets voor elkaar te krijgen moet je ervoor zorgen dat je in een werk-flow komt. Een mentale toestand waarin het lijkt alsof alles vanzelf gaat en de taken systematisch afgewerkt worden. Dat klinkt heel vaag, zo’n ‘mentale toestand’, maar dat is het niet als je de drie stappen hieronder volgt. Het is met name belangrijk dat je de juiste omgeving creëert om in deze flow te komen.
1. Maak een keuze
Er zijn honderden tools die productiviteit beloven. Allemaal zijn ze de oplossing voor ons tijdgebrek en allemaal helpen ze ons om in die werk-flow te komen. Allemaal leuk en aardig, maar welke tool je ook gebruikt om die taken te noteren, je zult ze toch echt zelf moeten afronden. Dat gaat die app echt niet voor je doen. Toch helpen deze tools je wel in de juiste richting, alleen al het verzamelen van taken kan een goeie stap zijn. Maar kies voor één applicatie en hou het daarbij! Switch niet een maand later naar die nieuwe app die er nog beter uitziet en nog beter werkt. Maak een keuze en blijf daarbij.
Lees ook: Hoe haal ik het beste uit mijn dag met 5 tools
2. Kies voor een standaard
Werk je veel met anderen samen? Dan is het handig om een standaard af te spreken. Werken jullie bijvoorbeeld met Word of met Pages? Die twee applicaties verschillen als dag en nacht. Hoe vervelend is het dat je dagen hebt gewerkt aan een rapport in Pages dat niemand fatsoenlijk kan openen? Omdat de rest met Word werkt. Spreek daarom af wat de standaard is. En hou je daar ook aan.
3. Manage je tijd
Als je eenmaal een keuze hebt gemaakt voor de tools die jij gebruikt en ook voor samenwerkingen een standaard hebt afgesproken, is het tijd om aan de slag te gaan. Zorg er in dat geval voor dat je jouw beschikbare tijd goed managet. Hou bij hoeveel tijd je ergens mee bezig bent en richt je telkens op 1 taak. Zelf hanteer ik een variant van de Pomodoro-techniek. Ik werk 50 minuten aan een taak en gun mezelf daarna tien minuten pauze. Na vier uur neem ik 30 minuten pauze. Ik noem dit de 50/10-regel.
Lees ook: Hoe haal je het beste uit je werkdag met de 50/10 regel?
Hoe richt jij je omgeving in, om zo snel mogelijk in een werk-flow te komen?
