Het festivalseizoen is weer begonnen! In het zomerseizoen bezoeken miljoenen mensen een (muziek)festival of een event. Reden genoeg om als organisator aan eventmonitoring te denken. In dit blog geef ik je vijf praktische tips!
Bij de organisatie van evenementen speelt social media een belangrijke rol. Bezoekers delen foto’s van hun aanwezigheid, stellen online vragen en delen graag live hun ervaring. Social media helpen je met het breder bekendmaken van het event en zijn een middel om je event in de aanloop naar, tijdens en achteraf in goede banen te leiden. 5 tips om monitoring in te zetten voor jouw event:
1. Mediamonitoring gebruiken voor belangrijk nieuws
Voor een evenement ben je van tevoren druk bezig met de opbouw, het verzorgen van de juiste vergunningen én het waarborgen van de veiligheid van je bezoekers. Maar hoe zit het met social media, waar veel van je bezoekers zich alvast laten informeren en inspireren? In de aanloop naar het evenement zou social media al een onderdeel van het plan van aanpak moeten zijn. Honderden of zelfs duizenden bezoekers komen op jouw evenement af! Ook kun je via social media vooraf al mogelijke problemen en vragen signaleren, waarop je je communicatie kunt afstemmen. Krijg je bijvoorbeeld vaak dezelfde vraag? Dan kun je ervoor kiezen een extra bericht naar je bezoekers te sturen, bijvoorbeeld per e-mail of via de eventpagina op Facebook, Twitter of Instagram.
https://twitter.com/DTRH_Fest/status/1131167425767137281
In dit voorbeeld wijst de festivalorganisatie van Down The Rabbit Hole camperbezitters de juiste weg en voorziet de bezoekers die met hun camper komen van praktische informatie.
Kom met de trein!
Vanaf station Maarssen (Uitgang Westkanaaldijk) rijden er pendelbusjes naar DeFabrique.
Of wandel in slechts 10 minuutjes langs het kanaal het evenement tegemoet.
Tot donderdag! pic.twitter.com/V1FyCJGx4w— NIMA Marketing Day (@NIMAMD) June 18, 2019
De organisatie van NIMA Marketing Day laat via deze tweet handig aan de bezoekers weten dat het event óók makkelijk via openbaar vervoer bereikbaar is.
https://twitter.com/LivecrowdNL/status/1138493780129124354
En de festivalorganisatie Livecrowd geeft wel op een heel beeldende en herkenbare manier uiting aan de beste route naar het concert van Metallica.
2. Showtime! Laat zien hoe tof jouw festival is
Het is zover. Je hebt maanden naar dit moment toegeleefd en de dag is eindelijk daar. De laatste puntjes worden op de i gezet en je bent er klaar voor. Laat de bezoekers maar komen!
Maak zoekopdrachten in jouw mediamonitoring tool aan om jouw event te monitoren en zo in te spelen op actualiteit. Uiteraard hangt het af van de inhoud van je evenement waar je op gaat monitoren. Zo zal de organisatie van bijvoorbeeld de Nijmeegse Vierdaagse zoeken op de officiële naam en hashtags, aangevuld met informatie over warmte en blessures. Bij een festival denk je eerder aan onderwerpen zoals het weer, blokkenschema’s, artiesten, campings, parkeerplaatsen en eventuele escalaties.
Er is door het KNMI code oranje afgegeven. Er wordt regen, harde windstoten, hagel en onweer verwacht. Daarom is het verstandiger om pas later je tent op te zetten. De campings gaan daarom een uurtje later open, namelijk om 19.00 uur. Meer info via https://t.co/B0BdFGDd0f #PP19 pic.twitter.com/dvRd1Pseb9
— Pinkpop festival (@pinkpopfest) June 7, 2019
Hou tijdens het evenement pieken in deze zoekopdrachten in de gaten en handel waar nodig. Laat bijvoorbeeld realtime een narrowcasting meedraaien, zodat je goed kunt zien wat er gebeurt zoals in dit voorbeeld van Pinkpop: 
3. Laat ook de thuisblijvers meegenieten dankzij livestream
De laatste ontwikkelingen op het gebied van social media maken het mogelijk om live te laten zien wat er tijdens je evenement gebeurt. Instagram Stories en Snapchat zijn populair, maar ook Facebook Live wordt steeds meer gebruikt tijdens evenementen. Bovendien kan Youtube video ingezet worden als livestream event, zoals bijvoorbeeld tijdens de live uitzending van de zwemtocht van Maarten van der Weijden door de NOS.
De televisieuitzending van Het Eurovisiesongfestival werd natuurlijk live op televisie uitgezonden maar was ook via diverse social mediakanalen via livestream te volgen. Zoals te zien in deze video. Maak vooraf een duidelijke keuze welk platform je gebruikt en verwijs duidelijk naar deze platformen.
4. Gebruik zowel proactieve als reactieve webcare
Webcare is inmiddels gemeengoed geworden en ook tijdens evenementen banen mensen zich een weg naar social media met (praktische) vragen en klachten. Niet reageren is niet meer van deze tijd. Reageer daarom op berichten die aan jou gericht zijn en help je bezoeker op weg.
Het Nederlandse Rode Kruis gaat hierin nog een stapje verder. Door middel van het monitoren van de juiste woorden, zijn zij tijdens de Nijmeegse Vierdaagse in staat om proactief online hulp te verlenen en zowel wandelaars als hulpverleners aan te moedigen.
https://twitter.com/RodeKruis/status/1019905823131226112
5. Analyseer je event: vier successen en leer van je fouten
Na het evenement willen bezoekers van jouw festival of event graag terugblikken via social media. Festivalgangers willen natuurlijk dat legendarische concert van hun favoriete artiest nog één (of honderd) keer terugzien. Delen dus, die coole aftermovies. Heb je een zakelijk event georganiseerd? Deel dan de meest interessante keynotes van gastsprekers en je bezoekers zullen je dankbaar zijn.
Terwijl iedereen aan het bijkomen is van Pinkpop 2019 blikken we nog een keer terug. Wat was jouw top 5 van het weekend? #Pinkpop #PP19 pic.twitter.com/gPX3tCVJxH
— Pinkpop festival (@pinkpopfest) June 12, 2019
Ook ontevreden bezoekers delen hun feedback openbaar via social media. Neem alle feedback serieus en gebruik het als motivatie om het volgend jaar nóg beter te organiseren.
Met media monitoring ben je in staat een analyse te maken van je eigen event namelijk door een rapport met activiteit uit te draaien. Waar spraken bezoekers over tijdens het event? Hoeveel berichten waren er aan de organisatie gericht? En hoeveel klachten en complimenten zijn er binnengekomen? Als je vaker een evenement organiseert, kun je de resultaten van voorgaande jaren met elkaar vergelijken, zoals bijvoorbeeld onderstaande volume grafiek over Pinkpop:
Analyses geven je de mogelijkheid om verbeterpunten en successen te meten en van hieruit verder te ontwikkelen tot een nóg succesvoller evenement!
