Wist jij dat Gmail je beschermt? Tegen het te vroeg verzenden van e-mails bijvoorbeeld. Tegen het vergeten van een attachment. Of tegen een tekort aan aliassen. Vaak kun je dit met een druk op een knop regelen. Bovendien kun je heel gemakkelijk nog meer uit Gmail halen. 10 gouden tips voor jou op een rij, omdat Gmail 10 jaar is geworden. 

1. Installeer Chrome

De eerste tip gaat niet zozeer over Gmail, maar meer over de browser van dezelfde ontwikkelaar. Ofwel Google. Hoe je het wendt of keert, onder Google kom je niet uit. En eigenlijk ook niet onder Chrome. Veel van onderstaande tips werken alleen als je Chrome installeert. En waarom zou je dat niet doen? Chrome heeft veel voordelen.

2. Gebruik de sneltoetsen

Als je het druk hebt, wil je zo snel mogelijk veel kunnen doen. Tijd winnen. Daar heeft Gmail aan gedacht. Door met allerlei sneltoetsen te komen. Je moet even tijd maken om ze eigen te maken, maar die tijd heb je zo terugverdiend. Sommige sneltoetsen van Gmail werken altijd; daar hoef je niets voor te doen. Andere sneltoetsen moet je eerst activeren.

Sneltoetsen die altijd werken (als je bezig bent met een bericht):

Ctrl + Enter Zend bericht
Ctrl + . Ga naar volgende scherm
Ctrl + , Ga naar vorige scherm
Ctrl + Shift + c Voeg cc toe
Ctrl + Shift + b Voeg Bcc toe
Ctrl + Shift + f Verander het adres van afzender

Andere sneltoetsen moet je eerst even aanzetten. Ga daarvoor in Gmail naar ‘Instellingen’. Ga in het tabblad ‘Algemeen’ naar ‘Sneltoetsen’ en klik op ‘Sneltoetsen inschakelen’.
Vergeet niet onderaan de pagina op ‘Wijzigingen opslaan’ te klikken. Vervolgens hoef je vaak maar één letter in te typen (nee, control of zo is niet nodig) om iets voor elkaar te krijgen.

Enkele handige sneltoetsen die je dan kunt gebruiken:

c Bericht opstellen
d Bericht opstellen in nieuw tabblad
/ zoeken
s een ster geven aan een ingekomen bericht
r antwoorden van een bericht
a allen antwoorden
f doorsturen
# verwijderen
z vorige actie ongedaan maken

Bekijk het complete overzicht van sneltoetsen.

3. Ben een ster met sterren

Overzicht is belangrijk voor zzp’ers. Heb je dat, dan kun je effectiever werken. In Gmail kun je er makkelijk voor zorgen dat je overzicht hebt. Wil je in één oogopslag zien welke mailtjes belangrijk zijn? En welke mailtjes bij elkaar horen? Gebruik dan de sterren. Dat je er belangrijke mail kan markeren met een ster, weet je waarschijnlijk al. Maar wist je dat je makkelijk verschillende kleuren sterren kan maken? Of een uitroepteken kan plaatsen voor een mail? Of een vraagteken? Dat kun je makkelijk instellen. Ga naar ‘Instellingen -> Algemeen’. Bij Sterren kun je instellen hoeveel sterren je wilt instellen.

Gmail_sterren2

Je kunt zoveel sterren van ‘Niet in gebruik’ slepen naar ‘In gebruik’ als je wilt (je hoeft je dus niet aan de ‘1 ster’, ‘4 sterren’ en ‘alle sterren’ te houden). Heb je de sterren geselecteerd? Vergeet dan niet onderaan de pagina de wijzigingen op te slaan. Vervolgens kun je je mailtjes versterren. Dit doe je door op de stervorm voor het mailtje te klikken. Als je extra klikt op deze vorm, verschijnt automatisch de juiste ster.

4. Maak van je e-mailadres tig aliassen

Zou je het handig vinden om meerdere e-mailadressen te bezitten? Bijvoorbeeld omdat je meerdere Twitter-accounts hebt. Nou, die e-mailadressen bezit je automatisch al als je een Gmail-account hebt. Want als je er één hebt, heb je er eigenlijk heel veel. Misschien wel 20. Of met een hele lange naam nog veel meer. Het maakt bij Gmail namelijk niet uit waar je een punt zet in je gebruikersnaam. Of tussen voor- of achternaam. Of na één letter. Of na twee. Of een punt na iedere letter. Het kan allemaal. Waar je de punt(en) ook zet, de e-mails komen op de zelfde gebruikersnaam binnen.
Even met mijn eigen gmail-account als voorbeeld. Ik kan mijn account ‘joostmangnus@gmail.com’ gebruiken. Maar ook ‘joost.mangnus@gmail.com’. Of ‘j.o.o.s.t.m.a.n.g.n.u.s@gmail.com’. Of ‘joo.st.man.gnus@gmail.com’. Of wat voor opties dan ook.

Tussentip: voeg trefwoord toe aan Gmail

Je kunt niet alleen variëren met puntjes, je kunt achter je gebruikersnaam ook een trefwoord aangeven. Hiermee kun je makkelijk in de gaten houden wat er met je e-mailadres gebeurt, als je dit bijvoorbeeld gebruikt bij het aanmelden voor een nieuwsbrief. Een trefwoord geef je aan door achter je gebruikersnaam ‘+trefwoord’ te zetten. Als ik me opgeef voor de nieuwsbrief van Albert Heijn, kan ik van mijn gebruikersnaam maken ‘joostmangnus+appie@gmail.com’ maken.

5. Vergeet nooit meer het attachment mee te sturen

Vergeet je ook wel eens een bijlage mee te sturen. Leer jezelf dan aan om het in je mailtjes niet meer te hebben over ‘bijlage’, maar over ‘attachment’. Als je dan per ongeluk geen attachment hebt toegevoegd, krijg je de vraag ‘Wilde je bestanden toevoegen?’ Ben je het attachment inderdaad vergeten? Klik op ‘annuleren’ en voeg het attachment toe.

6. Maak van een mail een taak

Welke zzp’er heeft er nu geen to-do-lijst? Velen hebben hiervoor een apart programma of app geïnstalleerd. Maar waarom maak je die niet in Gmail? Je kunt namelijk heel makkelijk van iedere mail die je binnenkrijgt een taak maken.

Gmail_taken1b

Gmail_taken3Selecteer de desbetreffende e-mail, ga naar ‘Meer’ en selecteer ‘Toevoegen aan taken’. Vervolgens wordt de mail toegevoegd aan je takenlijst. Deze kun je raadplegen door rechts van Gmail op het rode pijltje te klikken. Als je ‘Taken’ selecteert, zie je wat je moet doen. En welke mailtjes je dus moet oppakken.

7. Werk offline gewoon door

Als zzp’er wil je altijd en overal kunnen werken. En altijd een mail kunnen typen. En een eerdere mail kunnen raadplegen. Ook als je geen wifi hebt. Bijvoorbeeld in het vliegtuig. Of in een gezellig cafeetje dat zich onder de grond bevindt. Of in een heel afgelegen bos. Geen probleem. Installeer Gmail Offline. Dan kun je altijd en overal mailtjes typen, op mailtjes reageren en zoeken in mailtjes. Op het moment dat je weer verbinding hebt, worden de mailtjes automatisch verzonden en gesynchroniseerd.
Installeer Gmail Offline.

Gmail Labs

Een dynamisch onderdeel van de instellingen van Gmail is Labs. Gmail Labs is een testomgeving voor experimentele functies die nog niet helemaal klaar zijn voor gebruik van het grote publiek. “Deze kunnen op elk moment veranderen, vastlopen of verdwijnen”, zo waarschuwt Gmail zelf. Momenteel staan er 24 verschillende functies in Labs. Van ‘Pictogram Ongelezen berichten’ tot ‘Picasa-previews in e-mail’. En van ‘Verificatieprogramma voor gecontroleerde afzenders’ tot ‘Willekeurige gadget toevoegen via URL’. Ik zelf heb er drie geïnstalleerd. Zie tips 8, 9 en 10.

Gmail_labs3

8. Gebruik een tekst voor meerdere mailtjes

Gmail_standaardantwoord3Moet je aan meerdere mensen de zelfde mail sturen? Voorkom dan overtypen of plakken. Sla gewoon de tekst van een mail op die je vaker gaat gebruiken. Voordat je dit kunt doen, moet je eerst naar het Laboratorium-gedeelte van Gmail gaan (Instellingen > Labs). Eén van de zeer handige functies die je er nu vindt, is ‘Standaardantwoorden’. Als je deze optie inschakelt, kun je je boodschap uit een mail bewaren. Je doet dit door in het nieuwe bericht rechtsonder op het pijltje te drukken (naast het prullenbakje). Selecteer vervolgens ‘Standaardantwoorden’-> Nieuw standaardantwoord’, en geef dan de boodschap een naam.

Als je vervolgens deze boodschap weer wilt gebruiken, ga je in het nieuwe bericht naar ‘Standaardantwoorden’. Vervolgens selecteer je de boodschap die je net hebt opgeslagen. Vaak is het wel slim om dit bericht nog even aan te passen. Al is het maar om de goede naam van de ontvanger er boven te zetten.

 

9. Voorkom dat je een mail te snel verstuurt

Als zzp’er wil je natuurlijk professioneel en betrouwbaar overkomen. En dan moet je niet te snel een bericht versturen. Of een bericht zonder onderwerp versturen. Soms besef je net te laat dat de mail eigenlijk niet goed was. Maar ja, dan is het bericht al weg. Gelukkig heeft Gmail daar iets op gevonden. Je kunt in Gmail Labs instellen dat een bericht 10 seconden nadat je op ‘Verzenden’ hebt geklikt wordt geparkeerd. Je hebt dus 10 seconden om het verzenden alsnog te annuleren.
Je kunt dit instellen door bij ‘Instellingen > Labs’ de optie ‘Verzenden ongedaan maken’ in te schakelen. Vergeet niet onderaan de pagina de wijzigingen op te slaan.

10. Reply alleen een relevant deel van een mail

Als je op een mail wilt reageren, wil je zo kort en krachtig mogelijk doen. Eigenlijk wil je meteen kunnen aangeven op welk deel van een mail je reageert. Nou dat kan. Je kunt ervoor zorgen dat als je replyt, alleen het relevante deel van de mail te zien is. Hoe je dat doet? Ga naar Gmail Labs (Instellingen > Labs) en schakel ‘Geselecteerde tekst citeren’ in. Vervolgens hoef je alleen maar het deel van de mail waarop je wilt reageren te selecteren. Als je dan op reply klikt, blijft alleen dit deel van die mail bewaard. En kun je hier adequaat op reageren. Je voorkomt zo bovendien een ellenlange conversatie.

Heb jij nog tips?

Door deze 10 tips haal je meer uit Gmail. En kun je als zzp’er effectiever werken. Op deze manier kun je Gmail nog wel 10 jaar aan. Heb jij nog goede tips? Plaats ze dan hier. Ik ben benieuwd.

Bronnen


7.890 keer gelezen Geschreven door