Papierloos werken: we zijn er nog niet

Als ondernemer streef ik naar een papierloos kantoor. Dat is niet alleen gemakkelijk, maar ook milieubewust. En alle technologieën die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben, maken papierloos werken nu voor iedereen bereikbaar. Maar is papierloos werken wel haalbaar? Of is het een mooie droom?

Kijkend naar mijn privésituatie en mijn eigen onderneming kom ik een heel eind met papierloos werken. Zelf print ik zelden iets uit – ik heb mezelf aangeleerd te lezen van het scherm, of dat nu mijn laptop is of mijn smartphone. Een tablet heb ik nog niet, maar die staat hoog op mijn lijst van bedrijfsinvesteringen… Daarmee wordt het nóg makkelijker om papierloos te werken. Ik werk zo veel mogelijk ‘in the cloud’, d.w.z. ik maak gebruik van Google Drive en/of Dropbox en verschillende samenwerkingsplatforms zoals Yammer en Podio. Vrijwel al mijn correspondentie gaat per e-mail, korte berichten via social media en mijn bedrijfsadministratie is prima geregeld met behulp van een online urenregistratie en factureringssysteem. Mijn laptop – en straks mijn tablet – vergezelt mij naar mijn projecten en ik heb geen (zakelijke) afspraak zonder mijn smartphone, waarop ik met Evernote gespreksnotities maak, die meteen worden geüpload naar het web.

Digitale post

Veel fysieke post kan tegenwoordig worden vervangen door digitale post. Ik maak daar dankbaar gebruik van. Maar nog lang niet alle instanties werken papierloos. Sterker nog: de hoeveelheid papier die wekelijks in mijn brievenbus belandt is nog steeds enorm. En ik wil het niet. Mededelingen van een paar regeltjes waar weer een vel (vaak luxe-)papier en bijpassende envelop aan is verspild. En dat terwijl bijna iedere instantie me tegenwoordig ook om mijn e-mailadres vraagt! Bij veel zorgverzekeringen kun je tegenwoordig je declaraties online indienen – maar daarvoor moet je natuurlijk wel over een scanner beschikken. Het zou handiger zijn als de medische wereld je ook van digitale nota’s zou voorzien – die kunnen dan in één moeite door. Bij de Belastingdienst kun je tegenwoordig wel digitaal aangifte doen, maar ambtenaren van de Belastingdienst zijn nog steeds niet bereikbaar per e-mail. Denk je eens in hoe handig dat zou zijn! Maar nee, je wordt als burger of ondernemer nog steeds verplicht schriftelijk te communiceren. De meeste gemeentes zijn al wat verder. Wellicht heeft dat te maken met hun verplichting tot transparantie en de afspraken die zijn vastgelegd in de Gemeentelijke Modelarchitectuur (GEMMA). In ieder geval beschikken veel gemeentelijke sites over een afgeschermd gedeelte, waarop je als burger kunt inloggen met je DigiD en al je zaken en belastingen kunt inzien. Voor veel gemeentediensten hoef je tegenwoordig ook niet meer naar het gemeentehuis, maar regel je dezen gewoon online.

Automatisering

Als informatieprofessional werkzaam bij Rijkswaterstaat valt het me regelmatig op – en tegen – hoe veel papier er nog door de organisatie zwerft. Bij elke vergadering is het weer raak: de deelnemers verschijnen aan de vergadertafel gewapend met een flinke stapel papier, die meteen enthousiast wordt verspreid. Waarom wordt er niet met tablets gewerkt? Dat is al bij veel gemeentes common practice. Natuurlijk, het is even een investering, en dat in economisch zware tijden… Maar denk je eens in wat een papier (en printerinkt) dat zou uitsparen! Overigens kun je natuurlijk ook nog kiezen voor Bring Your Own Device (BYOD), want veel medewerkers beschikken toch al over een eigen tablet of een smartphone. Dat de kantoorautomatisering met enige regelmaat te kort schiet draagt ook niet bij aan de motivatie om papierloos te werken. Immers, als je niet op de automatisering kunt vertrouwen, ben je wel genoodzaakt ‘ouderwets’ op papier te blijven werken. Rijkswaterstaat lijkt zo geobsedeerd door veiligheid, dat het soms voor de eigen medewerkers onmogelijk wordt om – bijvoorbeeld van huis uit – in te loggen op de ‘veilige’ werkomgeving. Dat draagt natuurlijk niet bij tot Het Nieuwe Werken. Natuurlijk, er wordt hard gewerkt aan verbetering, maar dat doet nog niet veel af aan de frustratie bij de medewerkers. Kantoorautomatisering hoort Het Nieuwe Werken te faciliteren. En zo lang dat (nog) niet het geval is, mag je eigenlijk nog niet spreken van een succesvolle invoering Het Nieuwe Werken.

Cloud

Ook het werken in de cloud, de ideale manier om papierloos te werken, kent een paar struikelblokken. Zo blijken nog lang niet alle cloudservices veilig. En als je vóór of met de overheid werkt, kun je je afvragen of je zo blij moet zijn met het feit dat je gegevens op Amerikaanse servers worden opgeslagen. Wat zijn daar de consequenties van? En hoe is het juridisch geregeld? Kun je werkelijk met een gerust hart je waardevolle bedrijfsgegevens in the cloud opslaan? Eigenlijk niet, tenzij je gebruik maakt van een private cloud (een opslagmogelijkheid, die je via een beveiligde, persoonlijke verbinding kunt benaderen en waar je zelf volledige controle over hebt). Wèl een uitkomst, zeker in geval van tekort schietende kantoorautomatisering, zijn de vele online apps die tegenwoordig beschikbaar zijn. Zo kun je met Google eigenlijk alles in je browser installeren wat je nodig hebt voor je dagelijkse werkzaamheden, communicatie en productiviteit. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je kunt beschikken over een goede internetverbinding, maar dan kun je ook overal je kantoor bij je hebben.

Archivering

Gelukkig worden steeds meer bedrijfs- en overheidsarchieven digitaal. Dat is soms nog een hele klus, weet ik uit ervaring. De toegankelijkheid van een digitaal archief valt of staat met het systeem, waarvoor binnen de organisatie gekozen is. Niet alle systemen zijn even gebruiksvriendelijk en behoeven de nodige begeleiding en training om ze onder de knie te krijgen. Vaak wordt er gewerkt met verschillende systemen, wat de toegankelijkheid van de opgeslagen documenten helaas niet altijd ten goede komt. Koppelingen die niet werken, documenten die verdwijnen, het lijkt er allemaal bij te horen. Maar is een implementatieproces eenmaal succesvol, dan hèb je ook wat. Een digitaal archief dat vanaf iedere werkplek – en soms zelfs vanuit huis – te benaderen is. En dat komt de kwaliteit en efficiëntie van je werk alleen maar ten goede.

Papier

Alle positieve ontwikkelingen ten spijt, blijken we jammer genoeg toch nog al te vaak aan papier vast te zitten. Vooral bij overheidsorganisaties blijkt het een langdurig, slopend proces om het papier volledig uit de organisatie te verbannen. Hoewel sommige organisaties voortvarend zijn begonnen blijkt het in de praktijk toch lastig om volledig digitaal te werken. De overheid hecht immers aan de ‘natte handtekening’ en de overstap naar een elektronische handtekening is een behoorlijk complex proces. Bovendien zijn er met zo’n proces veel kosten gemoeid, en dat in tijden van bezuiniging… Het zal nog wel even duren voor we kunnen spreken van een volledig digitale (overheids)organisatie.

Papierloze droom

Is papierloos werken een droom? Misschien, maar dan wel één die werkelijkheid kan worden. Dat vereist investeringen, een creatieve manier van denken, maar vooral ook een mentaliteitsverandering. Want als iedereen alles bij het oude zou willen houden, verandert er nooit wat. Argumenten als “ik kan niet van een scherm lezen”getuigen niet van toekomstvisie. Ik droom nog steeds van een lege brievenbus. Ik denk echt dat het mogelijk is, al duurt het misschien nog even. Een brievenbus zonder wijkkrantje, want die lees je al online. Maar vooral: een brievenbus zonder post, want alle instanties doen voortaan alles digitaal! Ik ben er helemaal vóór. Wat zullen we een regenwouden redden…