Je wilt op je werk even snel iets afmaken, maar het wil maar niet lukken door traag internet of haperende programma’s. Terwijl je ongeduldig zit te wachten tot je computer er klaar voor is, komen er een paar mails binnen. Die maar even tussendoor beantwoorden dan. Voor je het weet ben je met iets heel anders bezig, totdat je je realiseert dat je nog wat af moest maken. Terug naar waar je mee bezig was. Dat ene, wat altijd toch meer tijd in beslag neemt dan je dacht. Waarvan je weet dat het handiger zou moeten kunnen, maar je weet niet precies hoe, dus doe je het maar op de voor jou bekende manier. Het lijkt misschien een kleinigheid, maar als je al dit soort momenten bij elkaar optelt en uitrekent wat het allemaal kost, dan blijkt het bepaald geen peuleschil…
Digivaardig & Digiveilig presenteerde vorige maand de resultaten van het onderzoek Ctrl Alte Delete, uitgevoerd door de Universiteit Twente. Hieruit blijkt dat de Nederlandse werknemer dagelijks 8% van zijn werktijd verliest aan slecht functionerende ICT (4%) en gebrekkige digitale vaardigheden (3,6%). Omgerekend betekent dit een financiële strop van 19 miljard euro per jaar!
[vimeo clip_id=38154421]
Mijn naam is haas…
Zowel leidinggevenden als werknemers zijn zich nauwelijks bewust van het productiviteitsverlies. Waar wij Nederlanders altijd zo bescheiden (horen te) zijn, schatten we onze ICT vaardigheden ruim hoger in dan ze daadwerkelijk zijn. We denken allemaal dat we geen training nodig hebben, omdat ons dat geen tijdwinst op zal leveren. Uit het onderzoek blijkt echter dat training wel effectief is. Gemiddeld levert het bijspijkeren van ICT-vaardigheden en -kennis namelijk ruim 30 minuten tijdwinst per 8-urige werkdag op.
Aanbevelingen
In het rapport staan nog een aantal andere aanbevelingen om het productiviteitsverlies terug te dringen:
1: Weet waar je productiviteit op verliest
Ga specifiek na welk systeem of welke applicatie(s) in je bedrijf voor het grootste tijdverlies zorgen. Vraag dit na bij je werknemers, want die weten het. Bereken eens expliciet wat het productiviteitsverlies is.
2: Stel ICT buddies aan
Hulp aan collega’s gebeurt meestal spontaan en is lastig te organiseren. Toch is het in sommige gevallen handig om 1 persoon op de afdeling aan te wijzen als vraagbaak. De ICT buddy. De buddies zouden een netwerk kunnen vormen dat een verlengstuk vormt van de helpdesk. Zij zouden (nieuwe) medewerkers kunnen trainen en inwerken.
3: Baken het terrein van de helpdesk af
Verschillende soorten ICT‐problemen met de bestaande systemen en applicaties in een bedrijf, hebben verschillende oplossingen. Het 1 kan een medewerker zelf (al dan niet met behulp van een training), het ander is voor de helpdesk of voor uitbesteding. Het kan handig zijn om duidelijk te maken welke rol de helpdesk heeft: puur technisch ondersteunend of ook een rol in de ICT‐begeleiding en ‐opleiding. De laatstgenoemde, bredere rol sluit het beste aan bij de resultaten van dit onderzoek.
4: Schenk in het bijzonder aandacht aan laaggeschoolde werknemers
Zoek in het bijzonder uit welke ICT‐problemen je laaggeschoolde werknemers tegenkomen. Zijn deze te danken aan nodeloos ingewikkelde technologie, onvoldoende digitale vaardigheden of aan de complexiteit van taken en bijbehorende applicaties. Deze groep van werknemers heeft duidelijk meer dagelijkse begeleiding, digitale ondersteuning door managers of helpdesks en ICT‐trainingen nodig dan hoger opgeleide werknemers.
5: Schenk meer aandacht aan internetvaardigheden (via training)
Aan bedrijven: ontwikkel een beleid voor het gebruik van internet op het werk. Geef daarin aan welke toepassingen zinvol en minder zinvol zijn voor het bedrijf. Geef grenzen aan van privégebruik van internet op het werk.
Aan alle ICT trainingsinstellingen: breid uw aanbod uit en speel is op deze behoefte!
6: Toets digitale vaardigheden bij werving nieuw personeel en monitor die vaardigheden
Niet alle jongeren zijn digitaal volledig vaardig. Toets dit dus bij de werving van nieuw personeel! En monitor vervolgens in grote lijnen het gebruik van het internet door jongeren en andere nieuwe medewerkers gedurende het werk. In hoeverre is dit gebruik functioneel voor het werk of de betreffende functie? Baken dit niet te scherp af, omdat dit het innovatief en creatief vermogen van medewerkers niet ten goede komt.
7: Wat te doen met smartphones en tablets
Smartphones en Tablet PC’s zijn aan een voorzichtige opmars bezig binnen het werk, met voor- en nadelen. Handig omdat je er overal en altijd mee kunt werken. Onhandig omdat het aanbod aan applicaties groot is en het gevaar van improductief (privé)gebruik op de loer ligt. Baken de voor bedrijf of organisatie nuttige toepassingen af en zorg voor instructie.
8: Leer efficiënt e‐mailen
Elk moment je mail checken en direct beantwoorden is uiterst ineffectief. Een klein aantal vuistregels zoals geschikte tijden om je e‐mail te checken en bijvoorbeeld de omgang met CC-en, kunnen verbeterde concentratie en minder tijdverlies opleveren.
9: Besteed aandacht aan training en certificering
Uit het onderzoek blijkt een grote behoefte aan training. Weet welke digitale vaardigheden onvoldoende aanwezig zijn en zet hiervoor gerichte, gecertificeerde training op touw. Wanneer deze training er voor zorgt dat het tijdverlies sterk vermindert, verdien je de kosten ervan in korte tijd terug.
10: Weet welke oplossing je personeel kiest voor ICT‐problemen
Maak een inventarisatie van hoe je eigen personeel ICT problemen en vaardigheidsproblemen oplost (anders dan door elkaar te helpen of de helpdesk te benaderen). Welke boeken en internet‐bronnen benutten ze en wat zoeken ze hierin op. Hetzelfde geldt voor de helpfunctie. Tenslotte kan de concrete behoefte aan opleidingen en trainingen worden geïnventariseerd.
Wat vind jij, nuttige aanbevelingen of niet?
