Je out-of-office-reply moet beter!

“Niet op kantoor. Lees mail niet.” Bestaat er zoiets als out-of-office-etiquette? Dat zou er wel moeten zijn, want hier kan een ontvanger helemaal niks mee.

Vakantietijd = out-of-office-tijd

Nu de vakantieperiode aanbreekt, vliegen de out-of-office-replies je om de oren. Met een beetje mazzel verwijst de ene out-of-office (OoO) je naar de mailbox van een collega die ook een OoO heeft aanstaan. De meeste mensen schrijven hun bericht in de laatste vijf minuten voor ze triomfantelijk hun laptop dichtslaan. Meestal een weinig doordacht bericht dat de ontvanger niet echt verder helpt. Dat kan anders!

Basisinformatie

Laat ik beginnen met de basisbeginselen van een goed out of office-bericht. Wat er in ieder geval in moet staan is wanneer je er weer bent en bij wie de mailer in de tussentijd terecht kan. De mailer kan dan zelf beslissen of hij wacht op jou of dat hij nu geholpen wil worden door één van je collega’s. Bedenk daarbij goed of je de woorden ‘bij dringende zaken’ wilt gebruiken. Misschien werkt ‘bij vragen’ of  ‘je kunt altijd mijn collega even bellen’ wel beter. De boodschap is hetzelfde, maar het klinkt net wat vriendelijker. Je schrijft het bericht namelijk niet om een klant weg te sturen, maar om hem verder te helpen.

Kleine handigheidjes

Wist je trouwens dat je de titel van je automatische e-mail gewoon kunt aanpassen? “RE: Out-of-Office” is niet verplicht. Maak het iets persoonlijker en concreter. Sommige mailprogramma’s kunnen ook de aanhef personaliseren, dan ben je meteen af van dat ‘Beste mailer’. Het is dus goed om duidelijk te zijn in je out-of-office-reply. Wat kan de mailer verwachten? Wees daar gewoon eerlijk in en zet desnoods je OoO een dagje langer aan zodat je je mail op je eerste werkdag kan bijwerken.

Opvallen met je OoO

Realiseer je dat een out-of-office-reply een contactmoment is, net zoals een nieuwsbrief of andere mailing. Zorg dus dat hij opvalt en maak er het beste van. Ben je er bijvoorbeeld niet vanwege een congres, zet dat dan ook in je bericht. Voeg toe dat als de mailer er ook is, dat je graag tijd vrij maakt om elkaar in levende lijve te ontmoeten. Een persoonlijke noot is goed, humor ook, maar ga niet te ver. Deze vier zijn leuk bedacht, maar je weet maar nooit hoe sportief de mailer (of je baas) ze oppakt.

• ‘I will be out of the office and returning next week. I have incredibly easy access to a phone and email, but I assure you, it will not be used for work purposes.’
• ‘I will be unable to delete all the emails you send me until I return from vacation.
Please be patient, and your mail will be deleted in the order it was received.’
• ‘I am currently out at a job interview and will reply to you if I fail to get the position.’
• ‘I am currently out of the office. I have a cell phone, but I will not be giving the number out. If you can guess the number, however, I will take your call.’

Bron: phdcomics.com

Inspiratie voor je volgende out-of-office-reply

Ík houd wel van een beetje creativiteit in out-of-office-replies, zolang de basisinformatie er ook goed instaat. Uiteraard is de ruimte voor creativiteit afhankelijk van de organisatie waar je werkt. Bij de ene organisatie is er nou eenmaal meer mogelijk dan bij de ander. Hier een paar ideeën gebaseerd op suggesties van Mashable en Hubspot die mij inspireren om meer dan vijf minuten te besteden aan mijn out-of-office-bericht.

1. Verwijs de mailer naar een interessant artikel, blog, whitepaper of iets dergelijks.
2. Standaardbericht afsluiten met: Als je Mark Rutte bent, stuur me een Whatsappje man, we moeten praten.
3. 404: Marketing Manager not found.
4. Schrijf je bericht op rijm. Mensen onthouden rijm beter.
5. Voeg een plaatje toe; dat valt altijd meer op.
6. Geef wat extra’s. Vaak verwijzen we mensen door bij vragen, maar wat nou als er geen vragen zijn? Voeg bijvoorbeeld toe: Heb je geen vragen? Geniet dan van dit kattenplaatje/filmpje van een niesende panda/rijtje met grappige feitjes.
7. Of verwijs creatief naar je collega: Voor vragen kun je terecht bij collega X. X heeft geen cape, maar is wel min of meer superman/woman.

Fijne vakantie!