Administratie, administreren. Je moet er maar van houden. Ik houd er wel van, maar veel zzp’ers hebben er een hekel aan. Gelukkig staat de moderne technologie voor niets en wordt het ons steeds makkelijker gemaakt. Ik zocht voor jou uit welke gratis Android-apps je volgens mij het beste helpen om je administratie te doen.

De belangrijkste administratieve handelingen zijn voor elke zzp’er: registratie van uren, bonnetjes, facturen en je autoritten. Je kunt dit, als kleine ondernemer zeker, prima handmatig bijhouden allemaal. Maar dan moet je het wel leuk vinden. Wil je net wat meer hulp met je factuur maken zonder direct vast te zitten aan een lastig boekhoudpakket van tientallen euro’s per maand? Ik heb een aantal gratis apps voor je getest. Want ja, het leven van een ondernemer is al duur genoeg. Als een app goed bevalt, kun je altijd nog kiezen voor de betaalde variant met meer opties.

Uren

Terwijl ik dit blog schrijf, houd ik de tijd die dit me kost, bij met de Gekko Uren-app. Ik heb de app in no time geïnstalleerd en me aangemeld. Ik kan vervolgens mijn projecten erin zetten met het bijbehorende uurtarief en op de startknop drukken. Wat handig is, is dat je deze timer ook op de desktop kan aanzetten. Soms vind ik dat handiger! Doordat je je uurtarief hebt ingevoerd, maak je heel snel je factuur op met deze informatie. Handig, maar je werkt niet altijd op basis van een uurtarief. Beetje gek: ik kan blijkbaar zowel op de desktop als in de app de timer starten. Het zou elkaar moeten uitsluiten, want nu heb ik twee timers lopen en welke is nu de waarheid?

Er zijn meer apps die je helpen je uren te registreren. Veel zijn in feite niet veel meer dan een stopwatch en die heb ik al op mijn smartphone zitten. Toggl, Nanda, UrenRegistratie, Werktijden registratie en de UrenApp. Ze doen allemaal min of meer hetzelfde. Maar echt blij word ik er niet van.

Bonnetjes

Als zzp’er moet je de kosten die je maakt, goed bijhouden. Je verzamelt in de loop van de tijd heel wat papieren bonnetjes waar je iets mee moet. Je kúnt ze natuurlijk in een schoenendoos bewaren en deze aan je boekhouder geven en hem of haar veel succes wensen. Maar met je smartphone is het retemakkelijk om zelf die klus te klaren! Met diverse apps kun je je bonnetje fotograferen/scannen en opslaan in de cloud. Sommige apps doen alleen dat, sommige doen meer. Ik vind de apps die meer doen interessanter, want voor het simpelweg maken van foto’s van mijn bonnetjes heb ik geen app nodig. De Gekko Bonnen-app vraagt bij het invoeren van een bonnetje ook direct de btw en kostensoort. Fijn! Maak maar mooie digitale bakjes voor me met al mijn kosten, per kwartaal. Scheelt mij weer. Je kunt je kostenoverzicht vervolgens exporteren naar Excel. Da’s leuk maar ik wil de bonnen eigenlijk ook nog even kunnen bekijken. Een andere handige app die daarin tegemoet komt, is CamScanner. Deze app maakt van je foto/scan een pdf. Zo ben je je bonnen nooit meer kwijt! Tenzij je vergeet de bonnen naar jezelf (of naar je Evernote-account) te mailen en je telefoon stuk gaat natuurlijk.

Autoritten

Misschien vind je zakelijke kilometers registreren, net als uren en bonnetjes bijhouden, een vervelende bezigheid. Maak het leuker door een app hiervoor te gebruiken! Er zijn veel gratis apps beschikbaar, zoals: CTA Rit Registratie, NELIO Ritten Registratie, Kilometer Registratie, Gekko Ritten en ZZ track. In deze gratis apps zijn de opties beperkt; de makers willen natuurlijk dat je de pro-versie downloadt! Bij Kilometer Registratie is het exporteren van het overzicht pas mogelijk als je gaat betalen. Voor CTA Rit Registratie geldt dat je na het exporteren van 10 ritten mag betalen. Bij Gekko Ritten kan exporteren via de desktop wel ongelimiteerd.

Facturen

Uren, kilometers en bonnetjes registreren, zijn nog relatief eenvoudige administratieve handelingen. Maar dan komen we bij het opmaken van facturen. Een factuur komt tot stand op basis van data die je ergens anders ingevoerd hebt, zoals je gemaakte uren en het uurtarief. Er zijn maar weinig apps te vinden die het opmaken van facturen gratis aanbieden, maar Moneybird doet het wel. Je kunt het gratis gebruiken als je maximaal drie facturen per maand stuurt. Je moet je registreren op de website en vervolgens gebruik je op je smartphone de app GeldVogel Lite. De enige functionaliteit die je daarmee hebt, is inzage in je facturen en betalingen. Nou ja, ik zou ook niet graag op mijn smartphone klooien met een factuur, een fout is snel gemaakt op het relatief kleine scherm.

Totaalpakket

Een gratis totaalpakket voor de zzp’er? Dat klinkt haast te mooi om waar te zijn. ABN AMRO heeft er een gemaakt: ZZP Assistent. Wat is de adder onder het gras? Misschien wel dat je je data deelt met ABN zodat ze jou gepersonaliseerde aanbiedingen kunnen doen. Daar zit ik niet op te wachten, dus laat ik deze app maar zitten.

Weet jij nog andere gratis apps die jou enorm helpen bij je administratie als ZZP’er? Laat het hieronder weten!

Geschreven door: Natalie Hensen


Geschreven door