Tegenwoordig hebben veel mensen meerdere computers, een smartphone en een tablet. Ik ook. Hierdoor had ik vaak de allergrootste moeite om mijn digitale leven op orde te houden.
Foutmelding 404: Bestand niet gevonden
Ken je dat? Dat je een bestandje nodig hebt maar dat ie op dat andere apparaat staat opgeslagen dat je net niet bij je hebt? Of dat je onnodig veel tijd kwijt bent met het zoeken naar die ene foto waarvan je niet meer weet met welke camera of app je deze hebt gemaakt? Voor mij persoonlijk vormden bovenstaande zaken een continue bron van irritatie. Dus heb ik een voorjaarsschoonmaak gehouden zodat ik opgeruimd de digitale zomer in kan gaan. Hieronder volgen 4 tips om je op weg te helpen hetzelfde te doen.
Maak slimme mapjes en gebruik handige bestandsnamen
Niemand vindt het leuk om iets kwijt te zijn of lang te moeten zoeken naar iets wat hij netjes dacht opgeborgen te hebben. Maak daarom logische mapjes om overzicht te houden en gebruik handige namen om bestanden snel terug te vinden. Voor het opslaan van onze inkoopfacturen gebruik ik bijvoorbeeld de bestandsnaam { En Serio – [maand nummer] – [leveranciersnaam] } en gebruik ik aparte mapjes om de betaalde facturen naartoe te verplaatsen. Zo kan ik altijd zien welke facturen ik nog moet betalen en kan ik snel de facturen van een specifieke leverancier vinden.
Sla je digitale spullen op in de cloud
Heb je je bestanden netjes in mapjes en met slimme bestandsnamen opgeborgen? En heb je dit gedaan op al je digitale apparaten? Overweeg dan om de cloud te gebruiken zodat je nog maar op één plek hoeft te zoeken naar bestanden. Vergelijk het met het opslaan van spullen thuis. Die stop je ook zo veel mogelijk in een doos waar dezelfde soort spullen inzitten. En de opbergdozen wil je waarschijnlijk op een centrale plek bewaren zodat je niet naar de schuur, de berging EN de zolder hoeft te gaan om later weer iets terug te vinden.
Synchroniseer zodat alles op al je apparaten beschikbaar is
Om er voor te zorgen dat het echt niets uitmaakt welk apparaat er in de buurt ligt, is synchronisatie een handige methode. Denk daarbij aan het synchroniseren van bladwijzers van je browser, wachtwoorden van websites en apps, maar ook de bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen. Apple gebruikers kunnen bijvoorbeeld iCloud gebruiken om agenda’s, contactgegevens, notities en foto’s te synchroniseren op verschillende apparaten. Voor het opslaan van documenten, foto’s en andere data gebruik ik Dropbox en Copy.com. Via de apps van deze cloud-diensten heb ik altijd toegang tot al m’n bestanden en gegevens. En m’n data worden automatisch en overal bijgewerkt op het moment dat er wijzigingen zijn.
Gebruik minder apps en vind snel wat je zoekt
Minder apps gebruiken, betekent dat je minder toepassingen hoeft te raadplegen om iets te vinden. Ik gebruik tegenwoordig bijvoorbeeld Evernote waarin ik foto’s, notities, to-do-lijstjes en handige linkjes op onderwerp bij elkaar kan brengen. Dat is fijn, want mensen willen vaak iets terugzoeken op basis van een specifieke gebeurtenis, locatie of tijd en vergeten daarbij meestal met welke toepassing ze de relevante info hebben vastgelegd. De tijd dat ik interessante websitelinks naar mezelf mailde, opsloeg op Facebook of kopieerde naar een digitaal notitieblok (om ze vervolgens uiteraard niet meer te kunnen vinden) is voorbij.
Hoe zorg jij voor orde in de digitale chaos? Ben benieuwd welke slimme strategieën jij gebruikt of kent om het overzicht te houden over je digitale informatie en bestanden. Laat het weten!
