Het Nieuwe Werken: een Haagse succes story

Op 1 oktober 2014 is het precies een jaar geleden dat Wigo4it verhuisde van een “standaard” kantoorpand – lange gangen, kleine kamertjes, dichte deuren – naar een nieuwe, inspirerende locatie in hartje Den Haag met open kantoorruimtes, diverse en thematische inrichtingen, veel glas en licht. Een nieuwe locatie die de omarming van Het Nieuwe Werken door Wigo4it onderstreept.

In dit eerste deel van een reeks artikelen blik ik, samen met Jo-an Dolleman, communicatiemedewerker bij Wigo4it en nauw betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe concept en het nieuwe interieur, terug en delen we onze ervaringen om zo andere organisaties die voor dezelfde uitdaging staan, te helpen en te inspireren.

Wie is Wigo4it?

Onder de naam Wigo4it – een samenvoeging van “Werk”, “Inkomen” en “G4” en “IT” – hebben de sociale diensten van Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht de handen ineengeslagen. In 2007 als overheidscoöperatie opgericht, houdt de club zich bezig met het verbeteren van de elektronische dienstverlening voor ICT ondersteuning en uitvoering van werkprocessen binnen het sociale domein.

Waar komen ze vandaan?

Hoewel het een jonge, dynamische organisatie is, waren ze gehuisvest op een wat saaie en vooral zielloze locatie met een uitstraling die niet geheel in lijn was met datgene wat ze wilden en willen uitstralen. Een kantoorpand, wat verlaten ingeklemd tussen de beruchte Haagse Schildersbuurt, Spoorwijk en Moerwijk. Verdeeld over 3 verdiepingen, in benauwde kamers en lange gangen, okergeel jute aan de muur… Een welhaast Kafkaëske sfeer oproepend en volledig haaks staand op het concept van Het Nieuwe Werken.

Wigo4it is de verbindende factor tussen haar klanten, de sociale diensten van de G4. Idealiter vertaalt zich dat in een centrale locatie, wat nu duidelijk niet het geval was. Men moest dus op zoek naar iets nieuws, iets anders, iets fris. Een locatie waar ze flexibel en efficiënt konden samenwerken, met een open cultuur waar ze elkaar ontmoeten en kennisdelen, met meer vrijheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor een ieder.

Het Nieuwe Werken hebben ze vervolgens – om het concreter te maken – vertaald in “Ons nieuwe concept van samenwerken”, waardoor de zoektocht naar een eigen, passende variant makkelijker werd. Directeur Tom van Noort heeft deze visie verder uitgewerkt in 5 thema’s: flexibel, vertrouwen, transparant, continue verbeteren en netwerken. Langs deze thema’s is nu de nieuwe situatie beoordeeld.

En waar staan ze nu…?

(Bron: Zenber Interieurarchitecten)

Stichthage – letterlijk bovenop het Centraal Station van Den Haag – is de nieuwe, centrale locatie, die boven alles een manifestatie is van de visie op een optimale facilitering van informatiewerkers. Het pand is ingericht volgens de meest recente inzichten van het nieuwe concept van samenwerken en ademt een sfeer van inspiratie, creativiteit en samenwerking. Flexplekken, vergaderruimtes met verschillende designs, telefoons met follow-me functionaliteit, veel glas en open ruimtes met aparte zitjes. Erg opvallend zijn de vele Scrumboards, die op bijna iedere hoek hangen. Ge-Scrumd wordt er volop, zowel door het management als de ontwikkelteams. Allemaal heel modern en binnen de huidige tijdsgeest passend. Maar hoe beantwoordt de nieuwe locatie nu aan de eerder genoemde thema’s?

Flexibel

Alle werk- en overlegplekken zijn flexibel gemaakt. Jo-an licht toe: “Wigo4it past activiteit-gerelateerd werken toe. Je werkplek wordt niet afgestemd op je functie, maar op het werkproces. Dit kan verschillen in concentratie, communicatie, projectmatige en administratieve/routinematige werkzaamheden. Een externe bouwadviseur heeft ons begeleid bij deze nieuwe manier van denken over het werkplekconcept.”

De Scrumteams hebben ook geen vaste werkplek, iets dat haaks staat op het principe van Scrum. Andrew, senior ontwikkelaar, legt uit waarom:

”De essentie van Scrum is dat je dicht op elkaar zit, zodat het hele team elke opmerking of vraag hoort en er direct op kan reageren. Dit zorgt voor snelheid, kennisdeling en verbondenheid. Een Scrumteam hoort daarom eigenlijk altijd bij elkaar te zitten. Maar wij werken ook thuis. Dat doen we alleen als we weten dat iemand zich op een specifiek onderdeel of taak, in zijn eentje moet focussen; dit spreken we van tevoren af. Bij Scrum heeft een vlekkenplan de voorkeur; de flexibiliteit van thuiswerken heeft echter ook zijn voordelen.”

Het voordeel van flexibele werkplekken is dat de verschillende disciplines naar elkaar toe groeien. Bovendien kunnen de klanten nauwer worden betrokken: ook zij kunnen een werkplek gebruiken. De hele IT is door virtualisatie eveneens flexibel ingericht. Medewerkers én klanten kunnen overal met hun laptop inloggen. Toekomstige uitdagingen zien ze vooral in het delen van kennis via Sharepoint en de toepassing van het BYOD (Bring Your Own Device) principe.

Vertrouwen

Het nieuwe concept van samenwerken biedt meer mogelijkheid tot plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dit wordt dan ook volop gedaan door de medewerkers. Leidinggevenden hebben nu een ondersteunende en faciliterende rol, medewerkers worden niet meer beoordeeld op aanwezigheid maar op resultaat. Het werken in Scrumteams, waarbij teams zélf verantwoordelijk zijn voor het leveren van productie en het nakomen van afspraken, onderstreept de gewijzigde visie op management.

Transparant

(Bron: Zenber Interieurarchitecten)

De inrichting van de nieuwe locatie reflecteert de transparantie van de processen en samenwerking. De flexibele samenwerking in integrale teams maakt dat ze sneller kunnen schakelen. Onze klanten merken dat, doordat hun verzoeken niet langer over meerdere schijven gaan voordat ze worden opgepakt. De klanten staan ook veel dichter bij de Scrumteams en maken daar zelfs soms onderdeel van uit.

Continue verbeteren

Het optimaliseren van de huisvesting wordt, net als binnen Scrum, gezien als een continu verbeterproces. En hoewel hiervoor een verbetergroep Huisvesting is samengesteld, is iedereen feitelijk eigenaar van het concept: iedere medewerker kan verbetervoorstellen indienen, gezamenlijk zijn ze verantwoordelijk voor het signaleren en doorvoeren van verbeteringen. Om dit proces te ondersteunen heeft iedere medewerker een Lean leertraject doorlopen. Bovendien is er sprake van social return: zo is de stamtafel in de lounge handgemaakt door een medewerker van het praktijkcentrum van de Dienst Werk en Inkomen in Amsterdam. Hier worden uitkeringsgerechtigden met afstand tot de arbeidsmarkt klaargestoomd worden voor arbeidsparticipatie.

Netwerken

(Bron: Zenber Interieurarchitecten)

Wigo4it als centrale hub, als verbindende factor in het netwerk van gemeentelijke sociale diensten. De nieuwe locatie is centraal gelegen tussen de vier gemeenten en prima bereikbaar. Overleg met medewerkers van de sociale diensten wordt dan ook bij voorkeur gevoerd bij Wigo4it. Het kantoor als centrale ontmoetingsplek.

Wat hebben we nu geleerd?

We hebben onze ervaringen vertaald in een aantal punten (‘lessons learned’) die een organisatie wél zou moeten doen, en zaken die juist moeten worden vermeden.

Vooral wél doen

Volledig uitgeruste flexplekken
Jo-an: “Er is bij ons in de voorbereidende fase veel discussie geweest: ga je over op een vlekkenplan of maak je alles vrij? Uiteindelijk hebben wij ervoor gekozen om alles vrij te laten om het nieuwe concept van samenwerken zo eenvoudig mogelijk te houden en daarmee de acceptatie te verhogen.”. Door deze aanpak en het standaardiseren van de werkplek worden verstoringen, ruis en snijverlies als gevolg van technische problemen, zoveel mogelijk voorkomen.

Continu verbeteren
Zorg voor een sfeer waarin continu verbeteren voorop staat: geef mensen inspraak en gedeeld eigenaarschap, creëer een sfeer waarin men naar elkaar luistert en waarbij open en waardevrij gecommuniceerd kan worden, zorg voor feedback op ingediende ideeën.

Clean desk policy
Een gebruikte werkplek wordt aan het eind van de dag in dezelfde, nette toestand achtergelaten als waarin deze is aangetroffen. Creëer daarnaast een aparte, open ruimte, ingericht als lounge, waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten en waar (gezamenlijk) gegeten en gedronken kan worden.

Duidelijke afspraken en een ‘aanspreekcultuur’
Maak duidelijke afspraken en zorg dat je jezelf eraan houdt: pas dan kun je anderen erop aanspreken als die zich er niet aan houden. Spreek elkaar dus aan en sta open voor feedback. Doe dat altijd met respect en op een constructieve manier.

Zoveel mogelijk vermijden

Van bovenaf opleggen
Het niet betrekken van medewerkers is de doodsteek voor dit soort vernieuwingsprocessen. Wigo4it heeft de inspraak en invloed van medewerkers gestalte gegeven door diverse werkgroepen te formeren. Deze werkgroepen – met daarin een mix van verschillende disciplines – hebben gezamenlijk het gehele proces van start tot finish begeleid.

Belangrijke aspecten onderbelichten
Bij veel trajecten om Het Nieuwe Werken te implementeren, gaat de meeste aandacht uit naar de wijzigingen in interieur en/of infrastructuur, de ‘bricks’ en de ‘bytes’, en niet of nauwelijks naar de wijze van samenwerking, ‘behaviour’. (Zie “Bricks, bytes and behaviour“). Zoals Jo-an het stelt:

“Je kunt de medewerkers wel verhuizen, maar ze gaan zich niet ineens anders gedragen. Je moet ze blijven ondersteunen (ook na de verhuisdatum!) bij het veranderen en verbeteren. Dit geldt voor alle medewerkers, dus ook voor het management.”.

Het werk als ‘klaar’ beschouwen
Zoals Scrum en Lean uitgaan van continue verbetering, zo is het nieuwe concept van samenwerken ook nooit klaar. Beschouw het veranderingstraject dan ook niet als een project met omlijnd eindresultaat, maar prikkel elkaar om constant op zoek te blijven naar zaken die beter, sneller, eenvoudiger, efficiënter of effectiever kunnen.

Te vroeg juichen
Een verhuizing heeft zijn impact en het zal enige tijd duren voordat mensen gewend zijn aan de nieuwe situatie. Voorkom dat je wegzakt in teveel verbeteringen tegelijkertijd of dat er een klaagcultuur ontstaat omdat ‘het allemaal zo snel gaat’. De beste remedie is oog blijven houden voor de behaalde resultaten, hoe klein soms ook.

In het kader van continu verbeteren delen we niet alleen graag onze ervaringen, maar zijn we ook erg benieuwd naar ervaringen van anderen. Heb jij de introductie van HWN ergens meegemaakt en wil je ons laten weten hoe jij dat hebt ervaren? Laat dan een comment achter!

In de volgende aflevering de verhuizing zelf: lees de persoonlijke ervaringen van de verhuiscoördinator.