Schrijf leesbare voorwaarden in 5 stappen. Met 3 bonustips!

De afdeling ‘legal’ (het woord alleen al, oh gruwel) heeft het onderwerp ‘voorwaarden’ stevig in haar greep. Of ze nu algemeen zijn, te leveren diensten van een webshop behandelen of de deelname aan een prijspuzzel bepalen; de spelregels in de vorm van voorwaarden zijn vaak hermetisch dichtgetimmerd met juridische formules. En daar begrijpt de gewone sterveling (present!) te vaak geen snars van. Hoe kan dat beter?

Stap één: Omarm de jurist

Oké, dit lijkt heel tegenstrijdig. Zonder medewerking van iemand met verstand van wet en recht kun je jezelf echter flink in de vingers snijden. Het gaat hier niet om een non-proliferatieverdrag, maar het is ook niet leuk als in het geval van een conflictsituatie de rechter je benadeelt door juridisch niet te interpreteren voorwaarden. Betrek dus altijd een expert bij de vernieuwing van je teksten. Deze specialist kan je ook helpen om de omvang van de voorwaarden in bedwang te houden. Het is namelijk onnodig om dingen die al duidelijk in de wet zijn geregeld op te nemen in je voorwaarden.

Stap twee: Schuif het rookgordijn open

Voorwaarden zijn niet bedoeld om je in te dekken voor elke mogelijke misstap die je kunt begaan. Als je zuiver zaken doet, zijn duidelijke afspraken een goed uitgangspunt. Wees dus kraakhelder in wat voor product of dienst je levert en hoe je dat doet. En hoe je omgaat met calamiteiten zoals niet kunnen leveren door jou, of niet betalen door een afnemer. Doe dit zoveel mogelijk op een manier zoals je dat aan een klant zou uitleggen. ‘Als u dit doet, dan zal ik daar zó mee omgaan.’ Blijf ook realistisch in wat je belooft en in wat je verlangt van de ander. Deze stap is meteen een goede oefening om te zien of je werkwijzen wel zo klantgericht zijn als je marketingafdeling beweert.

Stap drie: Doe normaal

Jip en Janneke mogen blijven buitenspelen. Begrijpelijke taal wil niet per definitie zeggen dat je de lezer op kleuterniveau moet aanspreken. Je kunt wel een hoop verbeteren door wat ik maar ‘normaal’ taalgebruik noem. Ga je teksten dus woord voor woord na. Soms zijn er misschien veel woorden nodig om duidelijk en juridisch dekkend uit te leggen wat je bedoelt. Daarbij kun je wél oubollig of onnodig ingewikkeld woordgebruik vermijden.

Een paar praktische tips:

• Heb je het over jezelf? Het is dan duidelijker als je jouw organisatienaam gebruikt in plaats van ‘Opdrachtnemer’ of ‘Leverancier’.
• Volgens dezelfde logica: gebruik ‘jij’ of ‘u’ in plaats van ‘Opdrachtnemer’ of ‘Afnemer’ als je de ander aanspreekt.
• Pareltjes zoals ‘Indien’ (als), ‘Onverwijld’ (onmiddellijk), ‘Geschieden’ (gebeuren, doen) en vele anderen uit de ambtenaren top honderd hebben een tegenhanger die voor veel lezers herkenbaar is. Gebruik die dan ook. Plunder desnoods de synoniemenlijst van je tekstverwerker.
• Vermijd jargon in zijn geheel. Vooral vage afko’s en samentrekkingen zijn dodelijk voor een leesbare tekst.
• Schrijf actief. Voorwaarden doorploegen is voor een lezer vaak al lijden genoeg zonder de lijdende vorm.
• Wat is duidelijker: ‘Bij het leveren van… X’ of ‘Wanneer we X leveren’? De eerste schrijfwijze heet naamwoordstijl. Gebruik die omslachtige vorm zo min mogelijk.
• Lange opsommingen zijn beter leesbaar in lijstvorm (zoals deze) dan in een zin van zes regels.

Stap vier: Maak een duidelijke indeling

We spreken niet voor niets over de beruchte ‘kleine lettertjes’. Niemand wordt vrolijk van een vormeloze brij aan juridisch gewauwel. Groepeer je duidelijk herschreven voorwaarden in logische thema’s. En gebruik vervolgens kernachtige subkoppen waarmee een scannende lezer snel kan vinden wat hij zoekt. Weer wat gewonnen.

Stap vijf: Zet het belangrijkste bovenaan

Nu je teksten beter leesbaar zijn is de verklarende woordenlijst aan het begin niet meer nodig. Nadat je de voorwaarden in groepen hebt ingedeeld, kun je gemakkelijk selecteren welke onderdelen het belangrijkst zijn. Wat moet iemand écht weten voordat hij met je in zee gaat? Of juist niet? Bouw nu het geheel op als een omgekeerde piramide.

Bonustips

Tip één: Actualiseer regelmatig

Ook al is het geen sexy, tweetbare klus: bekijk op een voor jou logisch interval steeds opnieuw je voorwaarden. Heb je sinds de vorige keer nieuwe diensten bedacht? Is er een procedure gewijzigd? Of heeft de wetgever aanpassingen gedaan die je voorwaarden beïnvloeden? Zo ja, meteen bijwerken die handel!

Tip twee: Communiceer wijzigingen

Heb je tijdens je bijwerkronde iets wezenlijks aangepast aan je voorwaarden? Meld dat dan aan klanten, partners of andere relevante partijen. Per e-mail bijvoorbeeld. Leg daarin kort en duidelijk uit wat je hebt aangepast en waarom. Dat is een stuk netter dan volstaan met een voorwaarde(!) waarin je stelt dat je stakeholders zelf verantwoordelijk zijn voor het constateren van veranderde spelregels.

Tip drie: Maak je voorwaarden vindbaar

Kapitalen aan SEO-werk zijn niet nodig. Zorg er wel voor dat je voorwaarden niet achter een ienieminielinkje zitten weggestopt. In het bestelproces, in een ‘Over ons’-gedeelte; er zijn genoeg logische plekken te bedenken om ze op je website aan te bieden. En als je dan toch bezig bent: graag in een gewoon lettertype met een normale lettergrootte, thanks!

Heb je voorbeelden van voorwaarden die bijna een feest zijn om te lezen? Of ken je teksten waar zelfs een doorgewinterde jurist nog hoofdpijn van krijgt? Ik lees graag je reactie!