Tijd is fascinerend en geeft ons nuttige informatie. We gebruiken tijd om aan te geven hoe het met ons gaat, om te bepalen wat we gaan doen of te kijken hoe we hebben gepresteerd.

Ben je druk? Heb je tijd om de hond uit te laten? Waarom heb je die deadline niet gehaald? Slechts een paar voorbeelden van vragen die we onszelf en elkaar vaak stellen waarbij we tijd als graadmeter gebruiken. En doordat Facebook onze nieuws-feed een timeline noemt, zijn we er ons des te bewuster van dat tijd ook in ons leven op social media een belangrijke maatstaf is.

Voor mijn werk heb ik continu te maken met tijd. Het hoort simpelweg bij het bestaan van een PR-adviseur. Freelancers en consultants berekenen vaak de prijs van hun diensten op basis van tijd, maar ook bij zorgprofessionals, leraren, trainers staat tijd centraal. De afgelopen jaren ben ik een aantal tools gaan gebruiken om mijn tijd beter in te kunnen delen en overzicht te houden. Dit zijn waarschijnlijk niet de beste tools die er zijn en zullen al helemaal niet ieders tijd-problemen de wereld uit helpen. Maar wie weet heb je toch iets aan mijn ervaringen. En zo niet, dan heb je maar een paar minuten tijd verspild aan het lezen van mijn blog. Ook prima toch?

Weten is meten. En beslissingen maken.

Ken je dat, dat de dag voorbij is gevlogen en je niet weet wat je allemaal gedaan hebt op je werk? Dit heeft geen gevolgen als je gewoon goed werk levert en klanten tevreden zijn met jouw prestaties. Toen ik nog als freelancer werkte en het steeds drukker werd met opdrachten, wilde ik op een gegeven moment weten hoe ik mijn tijd besteedde. Met die informatie zou ik bepalen hoeveel extra werk ik nog kon aannemen en op welk moment ik zou moeten overwegen personeel aan te trekken of freelancers in te schakelen. Ook wilde ik weten hoeveel tijd ik iedere maand kwijt was aan zaken die niets te maken hadden met het werk voor klanten. Met die kennis zou ik kunnen vaststellen hoeveel tijd ik kon besparen als ik bepaalde activiteiten zoals de boekhouding en IT zou uitbesteden.

Voor het bijhouden van mijn tijd gebruik ik tegenwoordig de timetracking-applicatie Harvest. In Harvest kan je klanten en taken aanmaken die als filter werken op de tijd die je invoert. Zo kan je eenvoudig zien hoe veel tijd je besteed per klant of taak. Mijn collega’s houden hun tijd ook bij in deze online tijdmachine, zodat we als team inefficiënte taken en processen snel kunnen opsporen en aanpakken, kunnen zien hoe we onze klanten servicen en wanneer het tijd is om het team uit te breiden.

Ik ben nog niemand tegengekomen die graag zijn tijd bijhoudt, het is nou eenmaal een extra administratie die bovenop je toch al drukke werkdag komt. Het vergt discipline om consequent tijd te ‘schrijven’, maar een dergelijke tool biedt teams en ondernemers concrete informatie om nog effectiever en efficiënter te kunnen werken. Harvest kun je in een browser of via mobiele apps gebruiken, dus je kan altijd en overal je tijd bijwerken. Zelfs als je op de bus staat te wachten of in de trein naar huis zit. Makkelijker konden ze het niet maken!

harvest-project-report

To-do lijstjes voor gevorderden

Verder raakte ik regelmatig het overzicht kwijt van dingen die gedaan moesten worden. Je kent het ongetwijfeld: dagen dat er meer vragen en verzoeken binnen komen dan je kunt afronden. Ik had verschillende systeempjes bedacht om te weten wat ik nog moest doen: acties op mijn notitieblok markeren met een markeerstift, to-do lijstjes in het kladblok van mijn telefoon bijhouden, een mapje to-do aanmaken in mijn inbox en tot slot deden losse blaadjes op mijn bureau ook dienst als logische plek om even snel een taak op te schrijven die ik niet moest vergeten. Met als gevolg dat ik me de helft van de dag afvroeg of ik niet iets was vergeten te doen wat ik wel had toegezegd. Allesbehalve handig dus en de hoogste tijd voor de volgende tijdmachine.

Nog niet zo lang geleden ging ik op zoek naar een online tool die orde op zaken kon stellen in mijn planning. En ook in de planning van mijn collega’s als het even kon. Op aanraden van mijn websitebouwer ging ik aan de slag met projectmanagementtool Asana. Met Asana kun je to-do lijstjes bijhouden. Aangezien sommige taken verband zullen houden met elkaar, kun je ze bundelen binnen projecten of ze tags geven. Je kan een datum meegeven aan je taken en daarmee kun je zien welke taken je wanneer moet doen. En als de taken afgerond zijn, dan kun je ze met een muisklik afvinken.

Nu ik één complete to-do lijst heb, kan ik beter overzicht houden en prioriteiten stellen. En omdat alle collega’s in hetzelfde systeem werken, kunnen we elkaar ook makkelijk helpen en taken overdragen. En ook dat scheelt weer tijd en gemoedsrust. Ik kan deze tool aan iedereen aanraden die zelfstandig of in teams werkt.

1-inbox

Agenda 2.0

Dan als laatste tijd-struikelblok de eeuwenoude agenda. Jaren geleden nam ik afscheid van de papieren agenda en stapte ik over op een digitale. Niks aan de hand, totdat ik meerdere agenda’s tegelijkertijd ging gebruiken. Toen naast de digitale privé agenda en twee zakelijke agenda’s (het nadeel van het gebruik van meerdere email-accounts) er een gedeelde team-agenda bijkwam had ik geen overzicht meer, met dubbele afspraken als resultaat. Inplannen van afspraken was ook een stuk lastiger geworden aangezien ik alle agenda’s apart moest raadplegen om er zeker van te zijn dat ik (of mijn collega) echt beschikbaar was.

Kalender-app Sunrise was mijn redder in nood. Met deze agenda app kun je verschillende agenda’s beheren en bekijken. De agenda-items kun je in de Sunrise-tijdmachine bewerken en vlekkeloos synchroniseren met iCloud-, Exchange- en Google agenda’s. Ik kan nu al mijn agenda’s over elkaar heen leggen en makkelijk en met zekerheid afspraken inplannen.

Het leuke aan Sunrise is dat deze agenda-tool continu wordt verrijkt door slimme koppelingen met andere toepassingen zoals Facebook, LinkedIn, maar sinds kort ook de hierboven beschreven apps van Asana en Harvest. Tijd wordt zo nog eens mijn beste vriend!

Sunrise

Ben heel benieuwd hoe andere professionals hun tijd efficiënt en overzichtelijk beheren, so feel free to share!

 


Geschreven door