Dat social media voor allerhande zaken wordt ingezet is geen verrassing meer. Ieder zichzelf respecterend bedrijf begeeft zich inmiddels online en heeft in het gunstigste geval een social media strategie. Maar hoe ga je om met social media als het gaat om een groot, publiekelijk én internationaal event. Het kwam aan de orde tijdens de Social Media Club Den Haag. Tanja Jans (@tjans) sprak over haar aandeel in de online communicatie tijdens de NSS top van afgelopen voorjaar.

Investeer in persoonlijk contact

Een top als de NSS is een uitdaging voor vele stakeholders. En waar het ministerie van BZ het voortouw had qua organisatie, is ook veel samengewerkt met partners, met ieders eigen aandachtspunt(en). Je zou verwachten dat dat op online communicatievlak voor moeilijkheden zorgt, de RVD heeft tenslotte een heel ander belang dan de Gemeente Den Haag. Echter, doordat al vanaf de start van het project (januari 2013) was geïnvesteerd in persoonlijke contacten en partnership bleek dit tijdens de top zijn vruchten af te werpen. Er werd samengewerkt op basis van vertrouwen.

Multichannel

Het online communicatie team (dat startte met 1 persoon en uitliep naar ruim 9 man ten tijde van de top) koos voor een breed palet aan online communicatiekanalen. Twitter, Facebook, Vimeo, You Tube, Flickr, Linkedin, een eigen website én eigen app. Het is allemaal gebruikt in de aanloop naar en ten tijde van de top. Hoe kies je focus? Hoe zorg je dat ieder kanaal relevant wordt ingezet. Ook daar is goed over nagedacht en is afwisselende en doelgerichte content op de juiste kanalen terecht gekomen.

Tips & Tricks

Wat betreft Tanja zijn dit de belangrijkste zaken om rekening mee te houden als je een groot, internationaal event van online communicatie voorziet:
–    Maak een strategie en plan
–    Maak vroeg in het proces kennis met elkaar
–    Deel duidelijk en eenduidig je visie en content
–    Met een eigen fotograaf en beeldredacteur heb je visueel controle
–    Maak een gedetailleerd draaiboek

Maar hou ook rekening met:
–    Spanning tussen toegankelijkheid van je content en security (online veiligheid)
–    Spanning tussen wat je technisch wilt en wat er security technisch gezien kan
–    Dat je qua techniek met verschillende partners samenwerkt

Draaiboek

Wat volgens mij de gouden zet is geweest, is dat alle gekozen online kanalen plek kregen in het draaiboek dat voor de top is samengesteld. Voor ieder nieuwswaardig moment gedurende de top is vooraf bedacht op welk online kanaal dat gepost kon worden. Welke foto naar Facebook? Welke quote naar Twitter? Op deze manier zijn de kanalen optimaal gebruikt en de (wisselende) doelgroep per kanaal zo goed mogelijk bediend. Met een dagelijkse briefing werd daarnaast voor alle partijen duidelijk wat die dag online gecommuniceerd zou worden.

Voor de gemiddelde organisatie kan een dergelijk draaiboek vertaald worden naar een contentkalender. Denk na over wat je als organisatie wilt zeggen en hoe je dat per online kanaal vertaalt. Hoe ga jij hier (in jouw organisatie) mee om, deel je het met ons?


6.418 keer gelezen Geschreven door