Sprekers kunnen je evenement maken of breken. Met professionele sprekers zit je meestal wel goed. Maar nodig je een ervaringsdeskundige uit een presentatie te geven, dan kan dat voor verrassingen zorgen. Want je spreker kan uitblinken in zijn werk, maar dit totaal niet over de bühne weten te brengen. Slechte spreker! Of misschien toch een inschattingsfout aan jouw kant, of simpelweg slechte voorbereiding en bijsturing?

Verhaal versus techniek

Tuurlijk, er zijn goede en er zijn slechte sprekers. Daar heb je als organisator weinig invloed op, behalve dan op wie je benadert. Maar een technisch goede spreker kan wel het verkeerde verhaal vertellen. Dat maakt hem geen slechte spreker, maar maakt jouw evenement wel minder relevant. Is dat te voorkomen?

Verwachtingen waar maken

Laatst wilde ik een blog schrijven over een event. Ik heb het niet gedaan. Niet omdat ik te lui was, maar omdat de inhoud bij nader inzien toch niet zo interessant was. Reden: de spreker vloog uit de bocht. Het was weliswaar een sympathieke man, maar hij had een compleet andere interpretatie van het onderwerp dan ik. En dan de organisatoren, zo bleek. Achterin de zaal zaten die organisatoren onrustig met elkaar te smoezen. Op Twitter kwamen de eerste opmerkingen voorbij (iets in de trant van: ‘get to the point’, maar dan beleefd). Langzaam begonnen mensen te schuiven op hun stoel. Kortom, niemand was meer echt geboeid, de organisatoren zaten met kromme tenen en de spreker had niets in de gaten.

Inbreken in presentatie

Wat doe je dan? Een van de organisatoren brak in. Terecht, maar de sturing die hij wilde geven aan het betoog werd kort beantwoord en toen ging de spreker snel terug naar zijn eigen verhaal. Tot driemaal toe. Dit is geen uniek voorval. Het is mij ook overkomen bij een event en dat terwijl ik dacht dat de spreker en ik helemaal op dezelfde golflengte zaten. Je merkt het eigenlijk al in de eerste twee minuten: dit gaat mis. Je hoopt dat het nog bijdraait. Je hoopt dat jij als organisator de enige bent die het zo ziet, maar helaas vind je online (via Tweets) en offline (via lichaamshouding) bevestiging bij het publiek. Inbreken in de presentatie kan, maar niet altijd. En dus zit jij met een soort plaatsvervangende schaamte te kijken naar iemand die enorm zijn best doet.

Dilbert presentatie

Voorbereiden op het event

Het event is al enkele weken geleden en ik breek nog steeds mijn hoofd over hoe dit op te lossen. Ik kom er simpelweg niet uit. Het zit ‘m deels in de voorbereiding en deels in het à la minute bijsturen. Ik heb het dus niet over hoe laat iemand waar moet zijn, wat de dress code is en welke microfoon iemand wil gebruiken. De volgende ‘tips’ gaan puur over de inhoud van het verhaal. Wat kun je in de voorbereiding al doen?

  • Houd een briefing: leg uit wat er op jouw event gaat gebeuren en wat jij van de spreker verwacht.
  • Zie je spreker in actie: woon een presentatie van je spreker bij om te kijken hoe deze overkomt.
  • Spreek elkaar face to face: ben je oprecht geïnteresseerd, ga dan een kop koffie drinken met je spreker. Wat verwachten jullie van elkaar?
  • Organiseer een sprekersmeeting: plan een aantal weken voor het evenement een moment met alle sprekers en de dagvoorzitter. Bespreek elkaars verhaal en insteek, de programmering et cetera.
  • Betrek de spreker bij de aanloop: stuur regelmatig updates per mail en via social media om de spreker bij het evenement te betrekken. Wat speelt er allemaal rondom het evenement zelf en het onderwerp?
  • Vraag inzage in de presentatie: stel een deadline voor het inleveren van de presentatie en neem goed de tijd te reviewen en dit door te nemen met de spreker. (Moeten mensen zich natuurlijk wel aan deadlines houden :-).)

Spreker bijsturen

En dan nadert het grote moment. De spreker betreedt het podium en je hebt er alle vertrouwen in dat het goed komt. Je hebt immers alles tot in de puntjes doorgenomen. Maar helaas, de spreker heeft zijn dag niet, besluit een commercieel verhaal te houden of slaat op een andere manier de plank mis. Hoe stuur jij dan bij? Of zie je nog meer mogelijkheden in de aanloop naar de presentatie? Ik ben onwijs benieuwd naar jouw tips.


Geschreven door