Eén van de belangrijkste dingen die je als projectmanager kunt doen is het je opdrachtgever flink moeilijk maken.

Wat is projectmanagement?

Voordat ik in ga op waarom je ruzie moet maken met je opdrachtgever, eerst wat meer over projectmanagement.

Je kunt zaken namelijk op een paar manieren regelen:

  1. De uitkomst is bekend en de weg daar naartoe ook; dit is lijnmanagement.
  2. De uitkomst is niet bekend en de weg waarlangs ook niet; dit is trial en error. Beter bekend als we klooien maar wat aan.
  3. De uitkomst is bekend (staat vast) maar je hebt nog geen idee hoe je daar gaat komen; welkom in de wondere wereld van projectmanagement.

Daarnaast hebben projecten nog een paar andere kenmerken:

  • Ze brengen verandering in de status quo.
  • Projecten zijn tijdelijk.
  • Projecten zijn uniek.

De kern is dus dat je door middel van een project iets nieuws tot stand brengt, waarvan je nog niet weet hoe je het gaat aanpakken. Het is namelijk nog niet eerder gedaan. Vaak is wel bekend hoe lang je hebt, wat het mag kosten en wat de kwaliteitseisen zijn.

 

Denk in producten

FightClub

Als ik verantwoordelijk ben voor een project vraag ik me altijd af: “wat is er concreet anders in de wereld als ik klaar ben? Wat kan ik zien, voelen, horen etc.?”

Door op zo’n manier na te denken over wat jij als projectmanager gaat opleveren maak je het heel tastbaar voor jezelf. Zorg er voor dat je dit ook duidelijk en zonder gezwam opschrijft en afstemt met je opdrachtgever.

De volgende stap is dat je nagaat uit welke sub-onderdelen jouw producten bestaan. Zo heb je bijvoorbeeld voor een website een ingerichte server nodig, een CMS, teksten, plaatjes etc.

Als je dit helder hebt kun je na gaan denken over welke activiteiten er nodig zijn op deze onderdelen op te leveren en ze tot een goed werkende site te smeden. Daaruit leidt je af wie je hiervoor nodig hebt en hoe lang het naar verwachting gaat duren. Ten slotte leidt dit tot je inschatting van de kosten.

Gefeliciteerd! Je hebt nu je eerste projectplanning opgeleverd en daarmee de onzekere weg naar je resultaat een stuk beheersbaarder gemaakt. Maar maak je geen zorgen; geen enkel project verloopt volgens plan; dat maakt projectmanagement nou net zo leuk.

Zijn doel is niet jouw project

In een ideale wereld worden projecten gestart omdat de opdrachtgever (Business Executive) iets wil bereiken. Zo kan het doel van de opdrachtgever zijn dat de tevredenheid van de gebruikers over de website vergroot moet worden. De opdracht aan jou kan dan zijn om een redesign van de site door te voeren. Of om een analyse op te leveren van wat er moet veranderen aan de site.

Jij kunt in ieder geval nooit verantwoordelijk zijn voor het doel dat de opdrachtgever wil bereiken. Jij levert met jouw project een middel op waarmee de opdrachtgever zijn doelstelling kan bereiken.

Dit verschil is van groot belang omdat vaak voor het realiseren van de doelstelling van de opdrachtgever er meer nodig is dan jouw project alleen; zaken waar jij geen controle over hebt of verantwoordelijkheid voor kunt dragen.  Het is belangrijk dit onderscheid goed met je opdrachtgever te bespreken, zodat hij goed weet wat hij van je kan verwachten en wat niet.

De gedelegeerd opdrachtgever

De oplettende lezer is het al opgevallen; ik begon mijn vorige alinea met “in een ideale wereld”. Helaas komt het binnen bedrijven maar al te vaak voor dat je te maken krijgt met gedelegeerd opdrachtgevers (die dit project in hun maag gesplitst hebben gekregen van hun baas) of opdrachtgevers die niet weten wat ze willen.

Het probleem met gedelegeerd opdrachtgevers is dat ze vaak zelf het belang niet op dezelfde manier ervaren (het is immers de doelstelling van hun baas) en vaak zijn zij ook niet in staat om alles (resources) te leveren wat jij nodig hebt voor je project. Het is belangrijk om dit met je opdrachtgever te bespreken en haar duidelijk te maken wat dit betekent voor haar rol; namelijk dat als er partijen niet leveren zij zal moeten escaleren bij haar baas, en dat als er niet geleverd wordt, het project stil ligt.

De vage opdrachtgever

Het grote gevaar van opdrachtgevers die niet duidelijk weten wat hun doelstelling is, is dat ze jou een project geven dat nooit gaat voldoen. Dit kan leiden tot het tussentijds veranderen van het project met alle ellende van dien. Neem van mij dat als je niet scherp bent geweest, jij als projectmanager dit op je bord krijgt. Dus als je twijfel hebt over de duidelijkheid van de doelstelling van je opdrachtgever stel dit dan aan de orde. Help je opdrachtgever bij het formuleren van zijn doelstelling. Pas als de doelstelling duidelijk is kan jouw opdracht worden geformuleerd.

Ook hier kun je je opdrachtgever bij helpen, maar de opdracht is zijn verantwoordelijkheid! Zorg er ook voor dat je deze  beslissingen goed vast legt en terugkoppelt! Zaken komen vaak anders over als ze op papier staan.

Duidelijkheid voor alles

Maak je opdrachtgever goed duidelijk wat jij gaat opleveren en wat je hiervoor van hem nodig hebt. Denk hierbij aan mensen, tijd, geld, maar ook contactmomenten om te overleggen of bepaalde beslissingen. Bespreek ook wat jouw rol is en wat zijn rol is. Zelf licht ik meestal ook toe hoe ik als projectmanager “acteer”. Dat wil zeggen hoe ik me opstel. Mijn regel is: discussie hebben we vooraf, niet achteraf. Ik wil dat we elkaar goed begrijpen en dit project tot een succes kunnen maken.

1, 2, 3, Fight!

Door de moeilijke onderwerpen vooraf met je opdrachtgever te bespreken creëer je vertrouwen, duidelijkheid en de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor een succesvol project. En je moet je afvragen; als je het er nu niet over kunt hebben, nu er nog geen tijd en geld in zijn geïnvesteerd, hoe zal dit gesprek dan verlopen als je gedurende het project tegen problemen aan loopt?

Of wat plastischer: het is niet de vraag of je een knal voor je kop krijgt, alleen wanneer; vooraf of achteraf. En achteraf is meestal harder.

 

 


Geschreven door