Dit is het derde en laatste deel van een serie waarin ik uitleg hoe je Google Apps gebruikt om je e-mail, agenda, contacten, todo lijstjes en notities gelijk te houden op al je devices. Bijvoorbeeld een Windows laptop, een iOS device zoals de iPhone of de iPad en de Android devices zoals de Samsung Galaxy SIII en de Asus Transformer.

In dit deel: het instellen van Outlook in combinatie met gSyncIT. De app gSynIT synchroniseert de gegevens tussen Google Apps en Outlook. Bekijk ook nog eens mijn eerste en tweede blog over Google Apps als Haarlemmer Olie. 

In Outlook een IMAP-account aanmaken

Maak in Outlook een zogenaamd IMAP-account aan. De afkorting IMAP staat voor Internet Mail Access Protocol. Dit mechanisme zorgt voor de synchronisatie van mappen en berichten tussen de devices. De handleiding voor de verschillende versies van Outlook is hier terug te vinden. De parameters zijn terug te vinden in afbeelding 1.

Dit zal een wat rare structuur opleveren met folders die bijna dezelfde naam hebben. In een ander artikel leg ik uit hoe je dit veranderd zodat Outlook ‘begrijpt’ hoe de structuur van ‘Gmail’ in elkaar steekt.

afbeelding 1 - De Gmail parameters voor Outlook of Windows Mail

afbeelding 1 – De Gmail parameters voor Outlook of Windows Mail

Met IMAP blijven alle berichten bewaard op de Google servers. Alleen – er komt een moment dat je 10 gig op is – zeker als je veel berichten krijgt met ‘dikke aanhangsels’. Er zijn 3 manieren om dat op te lossen – even aannemende dat je in ieder geval alle zakelijke berichten wil bewaren. Bijvoorbeeld om ze bij de afsluiting van een project mee te leveren met de rest van de projectdocumentatie. Of om bij discussies met een opdrachtgever of een collega terug te kunnen lezen.

  1. Een manier is handmatig berichten met knippen en plakken overhevelen naar één of meerdere PST-bestanden. De afkorting PST staat voor PoST. Een PST-bestand hoort bij Outlook en heet zo omdat de extensie eindigt op PST.
  2. Een andere manier is de berichten ophalen via het POP-mechanisme. De afkorting POP staat voor Post Office Protocol. In tegenstelling tot IMAP worden de berichten nu niet gesynchroniseerd, maar (letterlijk!) verplaatst naar een PST-bestand op je device. Na afloop van deze actie zijn ze dus niet meer beschikbaar op de Google servers. En daardoor ook niet meer beschikbaar op de andere devices.
  3. Een derde manier is overstappen op de betaalde versie waardoor je 25 Gig beschikbaar hebt. Weliswaar ruim 2 keer zoveel – maar nog steeds eindig. Vroeg of laat zul je één van de andere twee eerdergenoemde opties moeten gebruiken.

Bij de inzet van POP-mechanisme zijn er, in vergelijking met afbeelding 1, twee instellingen anders: ‘imap.gmail.com’ veranderd in ‘pop.gmail.com’. En het getal 993 veranderd in 995. Wellicht een open deur: ik adviseer je om nooit meer dan één device te gebruiken voor archivering en alleen op dit device gebruik te maken van het POP mechanisme – mocht je dat willen inzetten. Op deze manier voorkom je dat je berichten ‘kwijt’ raakt. Bij alle andere devices adviseer ik je altijd gebruik te maken van IMAP zodat de berichten op de Google servers blijven staan.

De combinatie 2 en 3 is het meest bedrijfszeker. De kans dat er berichten verloren gaan omdat je mailbox vol is, is hier het kleinst. Ook als je voor een langere tijd je archief niet bij je hebt om ruimte te maken op de Google servers. Bijvoorbeeld tijdens korte of lange vakanties.

Zelf maak ik gebruik van optie 2 omdat de ervaring me geleerd heeft dat de berichten die ik wil bewaren op jaarbasis nooit meer is dan 8 gig – tot nu toe tenminste.

gSyncIT

Vervolgens installeer en configureer je de app gSyncIT op je desktop en laptop. Een goede uitleg daarvoor is hier te vinden. Deze app synchroniseert de gegevens tussen Google Apps en Outlook. Voor zover nodig: er zijn mogelijkheden om met meerdere accounts, agenda’s e.d. te werken.

Als dit klaar is wordt er eenmalig een volledige synchronisatie uitgevoerd. Dit kan een paar minuten duren en is vooral afhankelijk van de snelheid van je internetverbinding. Het is handig als je Google Apps omgeving op dit moment nog geen gegevens bevat. Dan kun je achteraf makkelijk controleren of alles goed overgenomen is en of er dubbelen zijn.

Deze Windows app is niet gratis, het kost circa € 16 per Windows computer (afhankelijk van de dollar koers). Als alternatief kun je Google Sync inzetten. Maar daarvoor heb je de betaalde versie van Google Apps nodig. En die kost € 4 per maand (of € 40 per jaar).

Nadeel van Google Sync is dat je hele Outlookprofiel op zijn kop gaat waardoor het wat tijd kost om al je andere gegevens terug te vinden en te kopiëren. Dit kan de moeite waard zijn als je je Google Apps account opwaardeert naar de business versie zodat de limiet van 10 gig verhoogd wordt naar 25 gig.

Niet meer gratis… :-(

Terwijl ik deze serie aan het schrijven ben heeft Google besloten om deze diensten voor nieuwe, kleine teams (tot 10 medewerkers) niet meer gratis beschikbaar te stellen. Vanaf 6 december 2012 is het gratis gebruik beperkt tot 30 dagen, waarna automatisch een betaald abonnement in gaat tegen betaling van € 4 per gebruiker per maand. Gelukkig is dat per maand opzegbaar. De kosten voor een pilot van bijvoorbeeld 6 maanden voor 5 personen kost dan € 100. Op zich nog wel te doen. Blijf je Google Apps inzetten na de 30 dagen proefperiode of een betaalde pilot, dan is het goedkoper om per jaar af te rekenen. De kosten per gebruiker per jaar bedragen € 40.

Voor bestaande accounts veranderd er niets.

Opmerkingen

Dan nog een paar aanvullende opmerkingen – wellicht bekende – maar toch.

Met de gratis versie van de Google diensten beschik je over max 10 gig opslagcapaciteit voor je mail (afbeelding 2). Met de betaalde versie wordt dat 25 gig. Houd hier rekening mee als je besluit je mail met attachment(s) altijd online te laten staan!

Voor mijn manier van werken is dit ruim voldoende om een jaar aan e-mailberichten te bewaren. Alleen vindt mijn BlackBerry dat niet leuk – zelfs niet na een geheugenuitbreiding van 16 gig :-(. Misschien toch maar eens een keer overstappen naar zo een Android ding?!

afbeelding 2 - De maximale capaciteit van een gratis Gmail account

afbeelding 2 – De maximale capaciteit van een gratis Gmail account

Je hebt ook nog 5 gig beschikbaar voor bestanden in Google Docs en Google Drive. Ophogen kan – maar daarvoor moet apart betaald worden. Voor de volledigheid: Google Docs staat voor de online variant van de traditionele office apps zoals Word, Excel en Powerpoint. En Google Drive is bedoeld om deze bestanden vanaf een ander device op te halen en te bewerken.

Alternatieven

Voor zover mij op dit moment bekend is er maar één alternatief dat enigszins in de buurt komt. En dat is Microsoft met Office 365. Met als belangrijkste voordeel het behoud van format van bestaande Office documenten – Google Docs laat daar wel eens een steekje vallen.

Met de introductie van Windows 8 en Office 2013 wordt zwaar ingezet op vergelijkbare mogelijkheden. De cloud variant heet dan Office 365 en is gekoppeld aan een abonnement genaamd P1. Als je geen gebruik maakt van Word, Excel, Powerpoint e.d. is een Exchange-Online abonnement voldoende. Een vergelijkend overzicht is hier te vinden.

Synchronisatie met de andere devices werkt in beide gevallen met behulp van Exchange ActiveSync – een app vergelijkbaar met gSyncIT – maar dan nu voor de variant van Microsoft genaamd Exchange.

 


Geschreven door