Een overzichtelijke inbox bereik je door slim gebruik te maken van regels en filters, door slim (niet) te archiveren en uiteindelijk door zelf slim te mailen. Of beter gezegd: door minder te mailen. Minder fysieke mailtjes, maar ook met minder woorden. Makkelijker gezegd dan gedaan, natuurlijk. Dus praat je mee?

Minder mail versturen

De kunst van minder mail versturen is niet eens dat je minder gaat mailen. Want als je minder gaat mailen en meer gaat whatsappen of skypen, dan los je in principe weinig op. Sterker nog: het kost je alleen maar meer tijd omdat je inbox meer verspreid raakt. Dus wat je eigenlijk wilt aanpakken, is hoeveel je (onnodig) communiceert.

Om die overbodige communicatie uit te bannen, is er 1 handige truc: maak het jezelf moeilijk. Een mailtje sturen is dodelijk eenvoudig. Beter nog: ik ken maar 1 plek waar je niet kunt mailen. Achter het stuur. Nou ja, behalve als je in de file staat natuurlijk. Want dan kun je juist je inbox weer lekker bijwerken.

Dus als je iets wilt weten, of ergens een opmerking naar binnen wilt slingeren: gebruik geen mail! Bel iemand op, loop even langs (ook goed voor je sociale contacten) of bewaar het voor een later tijdstip. Da’s trouwens wel een spannende… want wat als je vergeet dat je nog iets wilde vragen?

Nou, dan bel of loop of bewaar je toch even als je er wel weer aan denkt?! Of je zet het op je to-do-list. Daar is zo’n ding tenslotte voor!

Moet je mailen?

Als je boodschap niet in 2 of 3 alineas past, is het onderwerp dan wel geschikt voor e-mail? Als je iets wilt toetsen of van gedachten wilt wisselen, dan is het antwoord nee. Per definitie nee, zelfs. Gedachten wisselen doe je in een gesprek en een gesprek doe je liever niet via de mail. Veel te omslachtig, turn-based praten.

Wil je een voorstel of een plan laten beoordelen? Dan kun je eens overwegen om dat in een document te doen. Een document is makkelijker uitwisselbaar, je bouwt direct aan een eindproduct en last but not least je kunt gebruik maken van comments en track changes. Beter dan “mijn opmerkingen staan in het groen tussen jouw vragen”.

Minder woorden mailen

Een paar basic dingetjes om minder woorden te gebruiken:

  • Beantwoord meerdere mailtjes in 1 mail
  • Skip, na het eerste antwoord, de aanhef en M.Vr.Gr.
  • Skip bijzaken en omslachtige verwoordingen

Om bij de eerste te beginnen: ik lees mijn inbox altijd in “omgekeerde” volgorde. Dat wil zeggen: ik start bij het meest recente mailtje. Dat scheelt dubbel tijd; ik kan oudere mailtjes over dat onderwerp overslaan en ik ben direct op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Blijven oudere zaken dan niet liggen? Nee, want mijn inbox is geen to-do-list.

De andere twee opties zijn een kwestie van wennen. Je mails zien er zonder alle wollige vriendelijkheid namelijk een beetje hard en kort-door-de-bocht uit. Mocht je je hier een beetje ongemakkelijk bij voelen, maak dan gebruik van deze gouden tip: maak een e-mailtemplate zonder opmaak aan en zet daaronder een handtekening, waarin staat “Deze mail is verzonden via mijn [ mobiele apparaat ]”.

Werkt 100% gegarandeerd, want iedereen weet dat je met je telefoon kortere mailtjes typt . Sterker nog: mensen zijn blij dat je “even tussendoor” antwoord geeft en vergeten direct dat je kortaf bent. Goud!

Heb je meer tips om minder te mailen? Of wil je juist meer tips? Roep het in de comments! :)

0 Shares:
7 comments
  1. Open deur wellicht, maar scheelt mij veel tijd: alle mailtjes waar je in de CC of (nog erger)BCC staat, hoef je alleen te lezen.

  2. Veel mensen klikken steeds weer dezelfde mails aan omdat ze de mailbox inderdaad zien als een soort to do list. Beter is om direct iets met een mailtje te doen als je hem toch leest:
    1) handel het bij voorkeur direct even af (en gooi de mail weg of archiveer hem)
    2) of gooi het meteen weg
    3) of sleep het naar een mapje 'later' als het nu even niet uitkomt

    1. Feel free om er ook een blogje aan te wijden, ik heb wel zo'n beetje gezegd wat ik er over wilde zeggen ;)

  3. Ik "E-mail" met 1 persoon en alles wat zij 'schrijft' onthoud ik.

     

  4. De e-mailtemplate is inderdaad goud waard. Hoewel ik heel goed slaag in een zero inbox, gaat deze tip het mij nóg makkelijker maken. Bedankt! (Deze reactie is verzonden via mijn iPhone5)

Comments are closed.

Dit artikel is 3.100 keer gelezen