E-mail verwerken met je benen op tafel

De lege inbox; voor veel mensen blijft het op een of andere manier een onhaalbare kaart. Niet omdat ze niet willen, of vanwege het Grote Ik-Weet-Niet-Waar-Ik-Moet-Beginnen. Nee, het leeghouden van dat kreng, daarop gaat de enthousiaste Zen-to-be’er nat.  Een lege inbox is onhaalbaar omdat er te veel mail binnenkomt. Goed, maar dan gaan we daar nu iets aan doen!

Neeeee, we gaan nog niets weggooien hoor!

Wees gerust, de totaal irrationele angst om iets weg te gooien, pakken we in deze post nog niet aan. Wat we wel gaan doen, is de hoeveelheid mail die je inbox binnenkomt, terugbrengen naar iets behapbaardere proporties. Maar stof de delete-knop toch alvast maar een beetje af.

Elk mailsysteem heeft de mogelijkheid om binnenkomende en uitgaande e-mails automatisch te verwerken. In de meeste desktop-clients, zoals Outlook of Groupwise (what up!) doe je dat via regels, maar in Thunderbird en Gmail noemen ze het filters.  De naam kan verschillen. Gebruik je Hotmail? Maak dan per direct een Gmail-account aan :)

Welke filtertjes gaan we regelen?

We gaan klein beginnen, namelijk met:

• Nieuwsbrieven, spam en andere bende
• CC’tjes

Regels en filters instellen is redelijk simpel, als je het eenmaal een keer gedaan hebt. Hoe dat precies in zijn werk gaat, vind je achter de linkjes hierboven, bij je lokale webmaster of IT-afdeling of op Google.

Nieuwsbrieven, spam en andere bende

Maak een mapje aan met de naam “Nieuwsbrieven”, of iets waar jij je prettig bij voelt. Maak een regel aan, waarbij alle mailtjes worden gemarkeerd als gelezen en naar het mapje “Nieuwsbrieven” verplaatst als ze beginnen met:

• service@
• noreply@
• info@
• nieuwsbrief@
• customerservice@
• newsletter@
• mailing@
• no-reply@

Vul de lijst aan met e-mailadressen van domeinen waarvan je weet dat je daar toch alleen maar nieuwsbrieven van ontvangt:

• @groupon.nl (beter: meld je af!)
• @linkedin.com
• @*.dmdelivery.com
• @twitter.com
• @facebook.com
• etc.

Werk je met leveranciers, partners of klanten die bijvoorbeeld service@ of info@ gebruiken in hun reguliere mailcontact? Wijs ze dan op hun onpersoonlijke aanpak. Nee, nou ja dat mag wel, maar liever maken we een tweede regel aan, waarin je alles wat van een bepaald domein komt, weer terug in jouw inbox geplaatst wordt:

• @tasmijn.nl
• @contentgirls.nl
• @42bis.nl (alvast voor de toekomst ;))
• Maar dan dus met domeinen van je leveranciers, partners en klanten

Met deze twee regels, is je inbox waarschijnlijk al 40% minder vol en 80% nuttiger.

CC’tjes

Je vriendelijke collega’s houden je graag in the loop. Top! Blijf dat ook vooral doen, collega’s! Maar we gaan wel alle CC’tjes in een apart mapje laten binnenkomen. Gewoon omdat wij op de hoogte willen blijven, maar ook van overzicht houden. Het mapje noemen we, naar smaak “CC”. De regel is simpel: verplaats alle binnenkomende mailtjes waar je in de CC staat, automatisch naar deze map.

Zo, nu is het aan jou om een of twee keer per dag even te kijken of er echt iets interessants naar jou ge-CC’d is.

Vind je deze regel toch een beetje eng? Voeg een auto-reply toe aan je regel, waarin je verklaart:

Bedankt dat je me via de CC op de hoogte houdt van deze ontwikkelingen. Mocht je van mij specifieke input of acties verwachten, stuur dan in het vervolg de mail direct naar mij. Ik zal dan direct vervolg geven aan jouw verzoek. Schroom overigens niet je blije beentjes regelmatig uit het vet te halen.

Was dat nou zo moeilijk?

Je hebt geen mail hoeven te verwijderen, je hebt nog steeds een overzichtelijke structuur met 50 mapjes en/of 2000 mailtjes, maar je inbox is in ieder geval een stuk leger. Althans, als je daadwerkelijk hebt gedaan wat ik hierboven heb omschreven. Kreeg je de smaak te pakken en heb je meer regels en filters ingesteld? Share the success!

Heb je toch je inbox gelaten zoals ie was? Ik ben benieuwd naar je smoes.

Enjoy!