Mijn werkgever, Open Line, heeft zo’n 80 werknemers, voornamelijk technische mensen en sales mensen. Binnen onze organisatie weten we van de meeste collega’s wel op welke vlakken zij specialist zijn (Citrix, VMware, Exchange, Storage, etc) maar zelden weten we waar ze echt mee bezig zijn. Soms zijn mensen naar een oplossing aan het zoeken, terwijl een andere collega al eens met datzelfde bijltje gehakt heeft maar dit nooit door anderen is opgemerkt. Een betere interne kennisdeling kan hier verbetering in brengen.
Interne kennisdeling
Betere interne kennisdeling is niet alleen voor de consultants in het veld, dit kan ook voor bijvoorbeeld sales van toepassing zijn. Wat komen zij bij klanten tegen waar wellicht een consultant snel op in kan springen? Het bericht van een consultant dat hij met een nieuwe tool prachtige performance rapporten maakt, kan de trigger zijn om bij andere klanten dit ook eens te suggereren en te verkopen.
SocialCast en Yammer
Ideaal zou een tool zoals Twitter zijn, omdat het korte updates betreft en iedereen ze leest wanneer hij of zij er zin in heeft. Twitter echter, is te openbaar om gevoelige bedrijfsinformatie te delen. Er zijn gelukkig ook Twitter-alternatieven speciaal gericht op de interne organisatie. Twee Twitter-equivalenten die alleen binnen de organisatie werken zijn Yammer en SocialCast. De websites van Yammer en SocialCast zijn weliswaar extern, maar niemand krijgt toegang behalve mensen met een e-mail domain dat gelijk is aan de organisatie. Net als Twitter kun je Yammer en SocialCast benaderen via hun website en op die manier berichten lezen en posten. Tevens zijn er iPhone, Android en desktop clients beschikbaar. Maar dat is allemaal techniek, even terug naar waar het om gaat.
Bij de introductie zijn de eerst opmerkingen vaak dat men geen zin heeft om nog een ‘mailbox’ in de gaten te houden en alle berichten terug te lezen. Dat is ook helemaal niet de bedoeling. Druk de mensen vooral op het hart dat dit meer een stroom van berichten is die je langs ziet komen als je kijkt, maar het beslist niet erg is als je een dag iets mist. Vergelijk het met de wandelganggesprekken; die zijn vaak erg interessant maar als je ze niet gehoord hebt ga je ook niet vragen wat er besproken is.
Dit is tevens een belangrijk punt voor management. Gebruik dit niet als hoofdmedium om belangrijke berichten te verspreiden die iedere werknemer gelezen moet hebben. Hier blijft e-mail of zelfs ouderwetse post het meest geschikte medium, maar het is niet erg om ze via dit social medium extra onder de aandacht te brengen.
Wat vertel je dan?
Het hoeft geen uitgebreid verhaal te zijn, maar het mag wel. Enkele prima voorbeelden:
- Voor klant X Windows 2008 domain controllers toegevoegd en FSMO rollen verplaatst
- Advies voor klant Y geschreven mbt upgrades Windows 2000 naar 2003, incl SAP in-place upgrades van Windows 2000
- Script om vDisk mode te checken en daarop acties te ondernemen, Zie http://jariangibson.com/2010/03/17/using-edgesight-with-provisioned-xenapp-servers/#more-521 Onderaan pagina. Handig! Indien we dit opnemen in ons startup script, hoeven we ook niet meer bang te zijn dat we iets kapot maken als we de vDisk in onderhoudsmode zetten
Je ziet ‘t hoeft niet veel tijd te kosten om nuttige info bij te dragen. Deze berichten laten zien waar collega’s mee bezig zijn, en door het gebruik van goede keywords kun je later, wanneer je iemand nodig hebt die al eens met FSMO rollen gestoeid heeft, dit makkelijk terugvinden via de zoekfunctie. En de tip van het vDisk script is voor een aantal mensen wellicht al direct bruikbaar in de praktijk.
De resultaten
Door social media in te zetten binnen de organisatie, wordt op een makkelijke manier informatie met collega’s gedeeld en merken we een betere betrokkenheid van medewerkers bij het wel en wee van het bedrijf. Waar voorheen een mailtje rond ging met behaalde successen en dit ter kennisgeving aangenomen werd, reageert men, discussieert men nu. Collega’s vertellen waar ze mee bezig zijn en krijgen ongevraagd tips die erg waardevol blijken te zijn. De sales afdeling ziet ook vaker nieuwe kansen bij bestaande klanten omdat er over gesproken wordt. En andersom zien de consultants waar de sales mensen mee bezig zijn en kunnen vaak nog wat aanvullende info geven.
Had dit zonder social media gekunt? Wellicht, maar zeker met veel meer inspanning. Je moet dan meer info bewust halen. Als al die berichten via mail waren gegaan, bestempelt men ze al snel als spam en is het animo om mee te doen snel verdwenen. Het gebruik van een tool als Yammer of SocialCast nodigt veel meer uit om actief deel te nemen.
Om een idee te geven hoe actief er wordt deelgenomen een paar statistieken over de laatste 28 dagen:
- Top 10 conversaties hebben gemiddeld zo’n 10 verschillende deelnemers
- Top 10 medewerkers met meeste posts, posten gemiddeld zo’n 38 posts over 28 dagen
- Van de 10 meest actieve onderwerpen gaat er slechts 1 over bijzaken
- De 10 meest actieve medewerkers zijn een mix van technici, sales en management
Nog even technisch
Beide producten (Yammer en SocialCast) bieden de mogelijkheid om via de website berichten te plaatsen en beiden hebben ook de nodige mobiele clients. In eerste instantie zijn wij gestart met Yammer, maar ik ben langzaam de switch naar SocialCast aan het voorbereiden omdat deze toch meer te bieden heeft dan Yammer. Zo is het in SocialCast bijvoorbeeld mogelijk om een beheerder (of meerdere beheerders) aan te wijzen die mensen kan blokkeren wanneer ze het bedrijf verlaten. In Yammer is het een taak van de medewerkers onderling om dit in de gaten te houden. Beiden hebben tevens de mogelijkheid om bij een betaalde versie een directe koppeling met je user database te maken en je kunt SocialCast dan zelfs volledig intern hosten. Mooi aan SocialCast is dat er een aantal plugins beschikbaar is die extra content in je ‘stream’ kunnen laten zien. Abonneer je bijvoorbeeld op een aantal RSS feeds van jouw favoriete blogs en zet die in een groep. Collega’s krijgen deze berichten niet direct te zien, maar kunnen zich wel op jouw groep abonneren, erg handig.
En nu?
Nu, gewoon beginnen, niet bang zijn en niet te veel regels stellen, vaak reguleren collega’s elkaar wel. De beginfase zal wat onwennig zijn, er zal best wat onzin zo nu en dan over de lijn gaan, maar je zult zien dat dit snel weg ebt en er een heel goed bruikbare vorm communicatie ontstaat.
