Paperless office - environmentally friendlyHet gebruik van papier in mijn leven is de laatste maanden drastisch afgenomen. Ik zou dat graag toeschrijven aan mijn betrokkenheid met de toekomst van onze planeet. Maar in alle eerlijkheid: ik vind het gewoon makkelijker.

Paperless
“Ik ben dus volledig over op het paperless office,” zei iemand met wie ik moest samenwerken dik een halfjaar geleden tegen me. Ik vond dat toen nogal stom. Dat kwam doordat ik zelf mijn aantekeningen op de achterkant van de uitgeprinte lijst met actiepunten zat te maken en doordat de zin in het stukje tussen mijn oor en mijn hersenen werd veranderd in: “En jij bent een bomenmoordenaar!” De week erop was de laptop van diegene met dat paperless office gejat en was hij werk van weken kwijt. Ik dacht er uiteraard het mijne van.

Cloud
Inmiddels ben ik toch zelf misschien niet volledig, maar toch zeker grotendeels over op het paperless office. Niet per se om alle bomen ter wereld te redden, al is het natuurlijk mooi meegenomen. Maar vooral omdat ik steeds mijn aantekeningen op de achterkanten van A4‘tjes verloor. En wat blijkt: zolang je al je werk maar ergens in de ‘cloud’ bewaart, is het veilig. Er zijn 2 programma’s die ik sinds mijn overstap veel meer ben gaan gebruiken: Evernote en Dropbox.

Evernote
In Evernote maak ik al mijn aantekeningen, maar ik gebruik het ook om artikelen te schrijven en interessante websites te bewaren. E-mails met belangwekkende informatie stuur ik voor de zekerheid even door naar mijn Evernote-account en ook inlognamen en inlog-urls krijgen een note. Tijdens vergaderingen heb ik mijn laptop bij me en schrijf ik rechtstreeks in Evernote mee. Evernote heeft het heel gemakkelijk gemaakt om notities door te sturen en als je wilt kun je via de webversie zelf kladblokken delen. Met de hele wereld of iemand die je kent.

Dropbox
Dropbox gebruik ik ook om samen te werken en anderen toegang te geven tot (grote) documenten. Maar ik heb op Dropbox ook een mapje gemaakt dat ik Onderhanden werk noem. Daarin bewaar ik het huidige werk. Eens in de zoveel tijd schoon ik de zaak op en archiveer ik de afgeronde zaken. Mocht een of andere onverlaat mijn MacBook willen stelen, dan heb ik via Dropbox in elk geval toegang tot de documenten waar ik mee bezig ben.

Printen
Tegelijkertijd merk ik dat ik de laatste tijd nauwelijks de behoefte voel om iets uit te printen. Ook dat heeft niet echt met het milieu te maken, maar vooral met omstandigheden. Thuis moet ik een soort bezweringsritueel uitvoeren om mijn computer met de printer te laten communiceren, vaak heb ik daar geen zin in. Op mijn kantoor heb ik een extra beeldscherm, het ene gebruik ik om te schrijven en het andere om de informatie die ik nodig heb op te plaatsen. En werk ik op locatie, dan heb ik meestal geen toegang tot de printer.

Brievenbus
Een wereldverbeteraar omdat het zo uitkomt, dat ben ik. Maar who cares? Het milieu maakt het heus niks uit wat mijn motieven zijn. De maandelijkse wandeling naar de brievenbus kan me trouwens ook gestolen worden. Iemand al ervaring met elektronisch factureren?


Geschreven door