C.R.A.V.E deel 2 – Cultuuromslag

Oprah zei het al: “if you don’t love yourself, how can you expect others to love you?” En als Oprah het zegt, is het waar! Een belangrijke stap in de richting van volwassenheid van het webteam is een interne stap. Eentje die gaat over jou/jullie als team en hoe je jezelf ziet.

In het vorige deel had ik het al over het webteam als afvoerputje van de organisatie. Als het team dat als laatste betrokken wordt, bij de klussen waar ze bij betrokken zijn. Het gevaar van deze positie is dat je er zelf in gaat geloven, je zodanig gaat gedragen en je zo gaat opstellen. Als een geslagen hond dus.

Komt deze situatie je bekend voor? Je wordt uitgenodigd voor het project- of campagneoverleg. Eenmaal daar blijkt dat alles eigenlijk al in kannen en kruiken is. Je zit daar eigenlijk alleen maar om te horen wat je moet doen, je expertise en input zijn totaal niet gewenst. Wat doe je dan?

De meeste webexperts glimlachen vriendelijk, maken wat aantekeningen en wachten tot de vergadering voorbij is. Eenmaal terug op de afdeling verzamelen ze wat van hun directe collega’s en klagen hun frustratie keihard van zich af. Voor de korte termijn helemaal geen slechte gang van zaken trouwems. Maar een structurele oplossing voor datgene wat je in de weg zat is dit niet. Toiletklagers noemt mijn moeder dat: mensen die in het openbaar de vriendelijkheid zelve zijn, maar op het toilet al hun frustraties tegen een medestanders aankletsen.

Een professional is niet alleen goed in haar expertise, maar ook in het creëren van maximale ruimte voor het behalen van de bijbehorende resultaten. En als expert van een webafdeling ben je niet alleen verantwoordelijk voor jouw kleine stukje, maar ben je feitelijk bij elk project en bij elke campagne, ambassadeur van de hele club. Hoe jij jezelf positioneert en hoe kundig en goed-in-je-werk jij overkomt bij collega’s van andere afdelingen is van invloed op de manier waarop het hele team wordt gezien.

De cultuur van lachen en klagen moet doorbroken worden.

Een voor allen, allen voor een
Dat doe je natuurlijk niet alleen. Een echte cultuurverandering breng je samen tot stand en moet je ook samen tot stand brengen. Zoals gezegd heeft de houding van de een, invloed op hoe de ander wordt ontvangen. Je maakt dus als team afspraken over hoe je – vanaf vandaag – omgaat met je werk en hoe je de rest  van de organisatie tegemoettreedt.

Laat ik benadrukken, dat je hiervoor je manager/teamleider/afdelingshoofd/coördinator etc. niet nodig hebt. In een perfecte wereld is hij de initiator van deze cultuurverandering, maar in veel organisaties heeft hij niet eens een idee wat je doet. Wacht niet op hem, wees hem voor. Je doet dit niet voor hem, je doet dit voor jezelf en je directe collega’s, omdat je eer in je werk hebt en die 8 of 9 uur per dag zinnig en leuk wilt doorbrengen. Ga niet zitten afwachten tot een ander je ruimte geeft, steek de koppen bij elkaar en zorg ervoor dat het gebeurt.

Hoe doe je dat?
Laten we blijven bij het voorbeeld van de campagnevergadering. Dit keer pak je het alleen net even anders aan. Om te beginnen bereid je je goed voor. Je zorgt ervoor dat je niet pas tijdens de vergadering de stand van zaken te horen krijgt, maar belt, mailt, sms’t, tweet met de organisator van de vergadering en hoort haar uit over hoe het ervoor staat en dan natuurlijk in het bijzonder met betrekking tot jouw deel van de klus.

Zodra je daar meer van weet, stel je jezelf de volgende vragen:

1. Wat heb ik nodig om de klus goed te doen?
2. Hoe moet die input aan worden geleverd zodat ik het beste resultaat kan garanderen?
3. Wat zijn de consequenties wanneer ik niet de juiste input op het juiste moment op de juiste manier krijg?
4. Hoe kunnen die consequenties de volgende keer worden voorkomen?
5. Waar in het proces had ik al mee moeten kunnen denken/beslissen?
6. Wat zijn de consequenties als ik te laat wordt meegenomen?
7. Hoe kunnen die consequenties een volgende keer worden voorkomen?

De antwoorden op deze vragen neem je mee naar de meeting. We gaan er zo met een voorbeeld doorheen, maar voordat we dan doen, wil je vast weten wat het je oplevert.

Hoezo dan?
Een professional is geen tovenaar. Ook wanneer je goed bent in je werk, ben je voor een goed resultaat vaak afhankelijk van anderen. Wanneer je samenwerkt met anderen, is communicatie van groot en voorwaardelijk belang om die samenwerking goed te laten verlopen. Door duidelijk te communiceren over: wat je nodig hebt van een ander, wat de consequenties zijn als je dat niet krijgt en hoe je een volgende keer voorkomt dat het misgaat, help je de ander en jezelf om tot het beste resultaat te komen.

De mensen waarmee je samenwerkt, zijn geen expert op hetzelfde gebied als jij. Ze hebben zo hun eigen kopzorgen en weten niet wat de jouwe zijn. Door op een positieve manier duidelijk te maken wat je nodig hebt om jullie gezamenlijke resultaat te optimaliseren, maar ook mee te denken over een oplossing als de omstandigheden dat optimale resultaat in de weg zitten, maak je met jou samenwerken een stuk prettiger.

Vergeet niet dat je als team bezig bent ruimte voor jezelf te creëren. Vergeet niet wat we in deel 1 hebben besproken: daar worden de oude machtstructuren een beetje zenuwachtig van. Maar met deze vragen eis je niks onredelijks. Sterker nog, door je zo professioneel op te stellen en op een redelijke manier om te gaan met de klus die je krijgt, dwing je de ander om je vraag serieus te nemen.

Een voorbeeld
Het is zover, je hebt de uitnodiging voor het overleg binnen. Je hebt met de organisator gebeld en de deadline voor het schrijven en bouwen van 5 pagina’s webtekst is al over een week. De inhoudsexperts hebben 1 A4tje inhoud geleverd waar je niet voldoende mee uit de voeten kunt. Je stelt jezelf nu de vragen:

1. Wat heb ik nodig om de klus goed te doen?
   Gedegen input van de inhoudsexperts. Toezegging van diezelfde experts dat zij eventuele vragen binnen X tijd kunnen beantwoorden. Van de marketingafdeling (of communicatie…of afdeling X) heb ik een omschrijving nodig van wat het doel van elke pagina is: moet de pagina informeren of bijvoorbeeld verkopen.

   Voor het schrijven van de 5 pagina’s heb ik 3 dagen nodig. Voor het reviewproces 1 dag en voor het opvoeren van de pagina’s in het CMS nog een dag. Om de pagina’s op tijd af te hebben, heb ik de input voor het einde van deze werkdag nodig.

   Verder moet tijdens de vergadering worden besloten welke inhoudsexpert het reviewproces op zich neemt en ervoor zorgt dat de verschillende experts met een eenduidige review terugkomen. Daarmee voorkomen we gesteggel nadat teksten al zijn gemaakt en kunnen we de deadline halen. Op dag 5 is er nadat de pagina’s zijn opgevoerd een laatste check nodig. Daarmee garanderen we dat ook de livepagina’s straks de juiste informatie bevatten.

2. Hoe moet die input aan worden geleverd zodat ik het beste resultaat kan garanderen?
   De input van de inhoudsexperts ontvang ik graag in Word-format. Mijn teksten lever ik ook op in Word-format zodat de inhoudsexperts verbeteringen en aantekeningen via de review-functie van Word kunnen aanbrengen. De input van marketing ontvang ik ook graag in Word.
3. Wat zijn de consequenties wanneer ik niet de juiste input op het juiste moment op de juiste manier krijg?
   Dan haal ik de deadline van 5 dagen niet -of- dan kan ik de kwaliteit die nodig is om de targets te behalen niet garanderen.
4. Hoe kunnen die consequenties de volgende keer worden voorkomen?
   Door mij eerder bij het proces te betrekken, kan ik mijn tijd bij een volgende campagne beter inplannen. Door structurele afspraken te maken over oplevering van input e.d. kan ik ervoor zorgen dat ik een volgende keer meteen de juiste input krijg en weten aanleverende partijen ook beter wat er van hen, wanneer verwacht wordt.
5. Waar in het proces had ik al mee moeten kunnen denken/beslissen?
   Direct vanaf het bedenken van de campagne. Misschien is mijn rol dan nog niet heel duidelijk, maar dat stelt mij in staat om tijdig te constateren of bij te sturen vanuit het webkanaal.
6. Wat zijn de consequenties als ik te laat wordt meegenomen?
   Dat we qua tijd (gemiste deadline) of kwaliteit (niet behalen targets) moeten inleveren.
7. Hoe kunnen die consequenties een volgende keer worden voorkomen?
   Door mij vanaf het begin te betrekken bij nieuwe plannen of in elk geval 3 weken (bijvooorbeeld) van tevoren een aanvraag voor webcapaciteit in te dienen.

Een heel verhaal dus. Het zal vast niet elke keer zo´n heel verhaal worden, maar het punt is dat je ervoor zorgt dat je niet alleen chagrijnig wordt dat je er te laat bijzit en dat men niet aanlevert wat je nodig hebt, maar dat je ook weet wanneer je er dan wel bij moet zitten en wat je dan wel nodig hebt.

Blijf altijd positief. Haal je een deadline niet? Vertel dan wel altijd duidelijk wanneer je wél kunt opleveren. Kun je met input helemaal niet verder, meld dan duidelijk wat je wel precies nodig hebt.

Loop na de vergadering direct naar je bureau en zet alle gemaakt afspraak op de mail. Het mailtje stuur je door naar alle genodigden en het liefst ook naar je leidinggevende. Dat stelt je in staat om mensen gemakkelijker aan hun afspraken te houden. Los van dat je zelf nu natuurlijk een heel mooi overzicht hebt van je afspraken.

Misschien heb je een hele andere manier om hetzelfde te bereiken. Mooi! Doen! Waar het om gaat is dat de cultuur in je team moet veranderen van afwachten wat er gebeurt, naar een van weten wat er komt en dat in positieve zin voor zijn. Van achterover leunen en lijden, naar voorop lopen en doen.

En waar komt Oprah erbij?
Van jezelf houden, betekent voor jezelf omstandigheden creëren waardoor je op een prettige manier, optimaal kunt presteren, met een minimum aan frustratie. Althans op je werk. Een professionele opstelling waarbij je niet alleen boos bent over wat je niet krijgt, maar verwoordt wat je nodig hebt, helpt je daarbij. Niet meer op het toilet klagen dus en ook niet wachten totdat iemand (je baas, een collega, de eindredacteur, de senior) het voor je doet – dit is iets waar je zelf mee aan de slag kunt.

Volgende keer: C.R.A.V.E. Deel 3 – Herkenbaarheid