Heb je dat ook wel eens, dat je een presentatie bij moet wonen op een congres of gewoon op kantoor en dat het binnen de kortste keren een marteling blijkt. De spreker weet je niet te boeien. De powerpoint zit vol lange lijsten met punten of grote lappen tekst die je niet eens kunt lezen. En wanneer je opvalt dat je pas op pagina 5 van 50 bent, zucht je en probeer je de grote vragen van het leven maar te beantwoorden in de tijd dat je dit verhaal moet uitzitten.

Een goede presentatie maken en geven is dan ook niet makkelijk. Los van dat de gierende zenuwen zorgen voor knikkende knieën en trillende handen is het boeien van een publiek op z’n minst gezegd een uitdaging. Om je te helpen (en mezelf ook een beetje) heb ik hieronder wat zaken op een rijtje gezet die je kunnen helpen bij het geven van een presentatie. Heb je zelf ook tips? Vergeet die dan niet met ons te delen in de reacties.

De voorbereiding

Voordat je je powerpoint gaat vullen met al die kennis die je in je hoofd hebt zitten is er een aantal vragen waar je een antwoord op moet hebben:

  • Wat voor publiek komt er naar je luisteren?
    Jij bent waarschijnlijk een expert op het een of andere gebied. Maar zijn de mensen uit je publiek dat ook? Of zijn het mensen die juist nog van alles moeten en willen leren. Weten wie je publiek is vergroot de kans op succes aanzienlijk en het risico op misplaatste jargon ook.
  • Welke techniek heb je tot je beschikking?
    Het lijkt een stomme vraag, maar ik heb vaak genoeg bij presentaties gezeten waar de presentator er geen rekening mee had gehouden dat er geen wi-fi was of dat men de techniek niet aan de praat kreeg omdat het juiste snoertje er niet was. Gewoon even controleren of jouw laptop, USB stick etc. gewoon kan worden gebruikt. Maar ook of je bijvoorbeeld een microfoon tot je beschikking hebt of niet.
  • Wat is het programma?
    Zorg ervoor dat je ruim van tevoren weet wat het programma van de dag zal zijn (als er een “dag” is natuurlijk. Oftewel: meerdere sprekers). Weten wat de anderen vertellen maakt het voor jou makkelijker om je eigen presentatie een goede plek te geven in het geheel.

De opbouw

En dan de presentatie zelf. Bij het in elkaar draaien van je presentatie is het van belang dat je goed nadenkt over de opbouw van je verhaal en hoe je dat in beeld gaat brengen. Vooral de opbouw is van belang om de aandacht van je publiek te krijgen en vast te houden. Een manier om dat te doen is als volgt:

  1. Start je presentatie met een verhaal. Bijvoorbeeld een grappige of indrukwekkende anekdote of de resultaten van een gaaf onderzoek. Laat je powerpoint nog even voor wat het is. Vertel gewoon iets moois. Mensen overdonderen met een lijst aan cijfers of een inhoudsopgave of iets dergelijks is saai. Ik zeg dit ook tegen mezelf want ik vind het ook makkelijker om mij vast te houden aan de techniek, maar dat is slechts bijzaak. Grijp dus de aandacht en laat je publiek weten dat het niet weer zo’n presentatie wordt.
  2. Als je hun aandacht eenmaal hebt, schets je nu het probleem dat zij hebben. Zijn het redacteuren, dan lopen zij waarschijnlijk aan tegen problemen bij het reviewproces. Zijn het marketeers, dan worden ze erg verdrietig van de kleinere budgetten in deze tijden van crisis. Probeer te achterhalen wat hun probleem is en stem je verhaal daarop af. De herkenning die zij voelen wanneer ze je dat horen schetsen houdt hun aandacht erbij.
  3. En ook niet onbelangrijk: vertel hen wat de oplossing is. Vanuit jouw optiek, vanuit jouw expertise, vanuit jouw ervaring: hoe kunnen ze het eerder geschetste probleem aanpakken. Met dit punt en het voorgaande vertel je je publiek feitelijk dat je met ze meedenkt. Dat je daar niet alleen maar staat om te laten zien hoe slim je bent (de grote ik-ik-ik presentatie) maar dat je daar bent zodat ze van jouw ervaringen en kennis kunnen leren.
  4. Probeer je presentatie visueel aantrekkelijk te maken. Gewoon omdat het fijner is om naar te kijken. Office clip art en comic sans moeten echt weg. Laat waar je kunt de opsommingslijstjes achterwege en gebruik de powerpoint echt alleen maar als aandachttrekker, als manier om te focussen. Een mooi plaatje met een belangrijk keyword erop bijvoorbeeld.
  5. Go out with a bang. Oftewel: het einde moet net zo sterk zijn als het begin. Weten waar je wilt eindigen maakt het ook makkelijker om je verhaal te structureren. Verzin iets wat echt een einde is en waarbij je niet eens hoeft te roepen dát het einde er is.

Maak het jezelf makkelijk

Als je je verhaal duidelijk hebt en hebt weten te visualiseren in powerpoint is het tijd om je goed voor te bereiden op het grote moment. Dat je zenuwachtig zal zijn staat vast. Dat kan je ook niet helemaal voorkomen. Het enige dat je kunt doen is alles eromheen zo goed mogelijk voorbereiden en managen zodat je je zo min mogelijk druk hoeft te maken. Hieronder wat zaken ter overweging:

  • Oefenen
    Oefen je presentatie uitgebreid. Zoek vrijwilligers die je verhaal eindeloos aan willen horen en opbouwende kritiek willen leveren. Er zijn maar weinig mensen die zo even uit de losse pols een goed verhaal kunnen doen voor een publiek. Goed oefenen is geen schande en zelfs een vereiste voor een betere show.
  • Zenuwen
    Heb je al vaker een presentatie gegeven, dan weet je inmiddels hoe je lijf op de zenuwen reageert. Zo weet ik bijvoorbeeld uit ervaring (toen ik nog voor een livepubliek columns voordroeg) dat mijn handen vreselijk trillen (altijd) en dat mijn knieën knikken als een gek. Ik vind het dan ook fijn als ik bij het geven van een presentatie geen microfoon in handen hoef te hebben. En nu hoef ik echt geen blauwe M&M’s, maar ik vraag wel zeer dringend om een ander oplossing (klikmicrofoontje bijv.). Je hoeft je hier overigens niet voor te schamen. Het is de adrenaline die door je lijf giert en je spieren beinvloedt. Moet je iets in je handen houden, dan merk je nog beter dat je staat te shaken en dat maakt het weer erger. Ga bij jezelf na wat het voor jou moeilijker maakt en probeer dat op te lossen.
  • Stem
    Eigenlijk is dit een vervolg op het voorgaande: zenuwen. Je gebruikt bij je presentatie je stem en laat die zenuwen nou ook wat met je stem doen. Je gaat sneller ademen, sneller praten en je stemgeluid verandert ook nog eens. Probeer tijdens je presentatie bewust rustig te blijven praten. Drink van tevoren wat water en zorg ervoor dat er tijdens je presentatie ook een glas staat.

Het geven van een presentatie is voor de één een horrorfilm en voor de ander een feest. In welke categorie je ook past, voorbereiding is het halve werk. Ben je presentatie-master-of-the-universe of heb je gewoon nog wat andere tips. Deel ze dan met ons in de reacties.


Geschreven door