Brave new world: Werken in het 2.0 tijdperk – deel 2

In deel 1 hebben we het gehad over die veranderende wereld waarin on- en offline steeds meer in elkaar overlopen. We hebben het gehad over de nieuwe manier van communiceren waar we allen aan moeten wennen en waar we allemaal mee om moeten leren gaan. In deel 2 gaan we het hebben over hoe bedrijven om kunnen gaan met de online identiteit van hun medewerkers. Een kwestie waar veel bedrijven mee worstelen.

Ambassadeur

Werken doe je zo’n 40 uur per week. Dat betekent dat je 128 uur per week overhoudt waarop je niet aan het werk of op je werk bent. Maar in die overgebleven 128 uur neem je je werk toch in meerdere of mindere mate mee. In dat opzicht zijn werknemers feitelijk de belangrijkste ambassadeurs van een bedrijf. Dat is overigens niet nieuw. Wat wel nieuw is en samenhangt met de mogelijkheden van internet, is dat werknemers met weinig moeite, een nihile investering en zonder al teveel kennis van zaken hun mening kunnen ventileren via het web en ontelbare anderen deelgenoot kunnen maken van die mening. Combineer dat met een medium met een oneindig geheugen en gerichte zoekmogelijkheden en je begrijpt waarom bedrijven zenuwachtig worden van bloggende werknemers.

Richtlijnen

Toch hebben veel bedrijven nog geen echte richtlijnen voor werknemers die zich op het web begeven. Of dat nou is via een persoonlijke website, een blog, netwerksites, fora of op een andere manier. Verder dan een aantal verboden komen veel bedrijven niet. Het is dan ook niet zo simpel en eenduidig wat er wel en wat er niet kan en in hoeverre werkgevers zeggenschap hebben over wat werknemers in hun privétijd doen. De reactie is vaak om dan maar preventief te verbieden of de richtlijnen zodanig vaag te houden dat ze alles dekken en daarmee niks echt (zet maar liever niks op internet). Maar hoe kom je dan wel tot richtlijnen?

Vertrouwen

Een positief uitgangspunt is een goede start. De relatie tussen de werkgever en de werknemer is een samenwerkingsverband. Niet de een tegen de ander, maar samen naar succes. Vertrouwen in je werknemers, vertrouwen dat de mensen die je voor hun kennis en kunde hebt aangenomen hun ambassadeursfunctie in de meeste gevallen prima weten in te vullen moet het uitgangspunt zijn. Dit is de state-of-mind die de toon van richtlijnen moet bepalen. Wantrouwen leidt tot restrictieve verboden. Vertrouwen leidt tot praktische handvatten.

Betrek de juiste mensen

Met een positief uitgangspunt in het achterhoofd is het goed om te kijken naar wat er binnen het bedrijf al gebeurt op het gebied van internet en wat voor vlees je in de kuip hebt. Blogt er helemaal niemand en heb je alleen maar e-mailers zitten, dan ligt je focus heel ergens anders dan wanneer je veel bloggers hebt. Je brengt de activiteit dus niet in kaart om mensen te monitoren, maar om te bepalen op welke manier je de richtlijnen het beste samen kunt stellen en waar je focus moet liggen. Richtlijnen werken het beste als ze breed gedragen worden en dan natuurlijk door de mensen waar het om draait (zij die op internet publiceren op wat voor wijze dan ook).

Heb je meerdere bloggers of misschien één specifiek probleemgeval, nodig juist hen uit om mee te denken over op te stellen richtlijnen. Zij kennen de internetwereld goed en kennen de problematiek ook. Sterker nog wanneer je deze mensen positief benaderd is de kans groot dat zij juist opgelucht zijn dat de richtlijnen bespreekbaar zijn en dat ze hun ervaring op dit gebied mogen inzetten om hier goed mee om te gaan.

Alle belangen

Gebruik dus input van binnen je bedrijf om te komen tot richtlijnen. Ben je zo ver dat je ze daadwerkelijk op kunt schrijven, ga dan ook in je formulering uit van die positiviteit waarmee je gestart bent en dat vertrouwen. Dat doe je door niet alleen je eigen belang, maar ook het belang (zakelijk en persoonlijk) van de mensen die voor je werken in acht te nemen.  Zorg er daarnaast voor dat eventueel webjargon dat je gebruikt klopt. Zeg niet blog wanneer je forum bedoelt, of chatten wanneer je bloggen bedoelt. Je wilt dat je doelgroep je serieus neemt, doe hen dan ook datzelfde plezier.

Welke richtlijnen je binnen jouw bedrijf gebruikt bepaal je dus samen met je medewerkers. Om je op weg te helpen vind je hieronder een aantal voorbeelden van zaken die waarschijnlijk op veel bedrijven van toepassing zijn:

• Deel nooit vertrouwelijke informatie via internet.
• Geef wanneer je publiceert over je werk duidelijk aan dat je op persoonlijk titel spreekt en niet de standpunt van je werkgever ventileert, zodat er geen verwarring ontstaat.
• Noem op internet geen namen van leveranciers, klanten of collega’s tenzij je dit vooraf met hen hebt besproken en toestemming hebt. Jij vindt het belangrijk om open te zijn, dat kun je niet aan een ander opleggen.
• Als er al bestaande gedragscodes zijn binnen het bedrijf, dan gelden die ook voor publiceren op internet.
• Ga voorzichtig om met je eigen privacy. Informatie is op internet niet gemakkelijk te managen. Hou er rekening mee dat wanneer jij informatie deelt, dat je dan geen controle meer hebt over hoe die informatie door anderen wordt gebruikt.

Voor veel meer voorbeelden uit de praktijk kun je dit artikel erbij pakken. Het gaat over corporate blogging policies en onderzoekt wat een aantal grote bedrijven op dat gebied doet.

Zijn er in jouw organisatie al regels omtrent publiceren op het web? Weet jij hoe die tot stand zijn gekomen? Hoe werkbaar zijn ze in de praktijk? Ik ben erg benieuwd.

Lees hier deel 1