Reviewen doe je zo

Als contentspecialist weet je meestal weinig van de materie waar je over schrijft. Je hebt je omgeving dus keihard nodig om je inhoudelijk te voeden. Maar hoe krijg je die omgeving zo ver dat ze meewerken?

Stel eisen aan de input

Inhoudsspecialisten vinden het werk dat zij doen vaak belangrijker dan wat jij doet. Zij zijn immers van de inhoud, jij schrijft leuke tekstjes. Jouw vraag om input zien ze als een lastige bijkomstigheid. Ze schepen je af met dikke documenten waar je niks mee kan. Of pinnen je vast voor een afspraak om vervolgens een heel verhaal af te steken in de veronderstelling dat jij wel even notuleert. Los van dat dit irritant is, draagt het ook niet bij aan de kwaliteit van jouw teksten. Voor websites heb je meestal zeer specifieke informatie nodig, die wordt gegoten in een zeer specifieke vorm. Het is handig om een sjabloon te bedenken die inhoudspecialisten kunnen invullen. Je garandeert daarmee dat je de input krijgt die je nodig hebt in de vorm waarin je het nodig hebt. Natuurlijk kan je voor vragen altijd weer terug naar de inhoudsspecialist, maar het startpunt is beter.

Stel eisen aan de input 2

Werk je in een bedrijf waar veel verzoeken vanuit de organisatie voor de website komen, dan is het handig om voor die andere afdelingen die iets van je willen een soort checklist te maken. Zij hebben vaak geen idee van wat je nodig hebt om hun verzoeken in te willigen. Denk bijvoorbeeld aan beeldmateriaal of een bepaalde technische aanpassingen die ze niet bij jou, maar bij een programmeur aan moeten vragen. Zorg ervoor dat het (bijv. met behulp van zo’n checklist) duidelijk is wat jij doet en welk deel zij moeten verzorgen.

Coördinatie reviewproces

Als je in een grotere organisatie werkt en vooral eentje waarvoor internet (relatief) nieuw is, is de kans groot dat er een aantal andere partijen naar je teksten zullen willen kijken. Denk daarbij aan communicatie, juridische zaken, productmanagers en als je pech hebt nog veel meer. Omdat bijna al deze mensen inhoudsspecialisten zijn, heeft het weinig zin om als contentspecialist tussen al die partijen te gaan zitten. Reviewpartij 1 zegt A, reviewpartij 2 zegt B en jij kan geen uitsluitsel geven over wat wel en wat niet klopt. Beter is het om 1 van die partijen de coördinatie te geven en alleen aan de slag te gaan met de door alle partijen overeengekomen review. Dit scheelt tijd en frustratie. Daarnaast voorkomt het dat je een tiepmiep wordt voor al die andere partijen.

Eén baas

Zorg ervoor dat er maar één persoon of afdeling is die uiteindelijk een akkoord geeft op je teksten. Je hebt natuurlijk een eigen akkoord op teksten door bijv. een eindredacteur, maar als er meerdere partijen bij het reviewproces betrokken zijn, zal er ook een extern akkoord moeten plaatsvinden. De partij die het reviewproces coördineert moet eigenlijk ook de partij zijn die het akkoord geeft. Regel je dit niet goed, dan is het risico groot dat allerlei mensen zich tot het laatste moment en nog na livegang zullen bemoeien met je teksten. Dit leidt meestal niet tot een beter product.

Vorm en inhoud

Wanneer het om teksten gaat is het vaak moeilijk om vorm en inhoud heel scherp van elkaar te scheiden. Denk bijvoorbeeld aan juridische teksten: wanneer je de vorm aanpast, kan dit gevolgen hebben voor de inhoud. Het probleem met tekst is dat iedereen vindt dat hij kan schrijven. Niet iedereen kan echter contentspecialist zijn, of webredacteur. Jij gaat over de vorm, zij gaan over de inhoud. Maak dit duidelijk, anders beland je in een eindeloze discussie over een specifiek woord of een specifieke zin. Jij bent specialist op hoe, zij mogen zich buigen over wat.

Voordelen van een goed ingericht proces

Een goed proces rondom de aanlevering en goedkeuring van teksten heeft een aantal positieve gevolgen. Je belegt hiermee de verantwoordelijkheden op de juiste plek. Je maakt inzichtelijk wat men van jou kan verwachten en ook wat jij van hen verwacht. Daarmee voorkom je onnodige discussies en egostrijd en dat er werk dubbel wordt gedaan. En als het proces goed loopt, weten alle inhoudsspecialisten wat ze, wanneer, op welke manier moeten aanleveren. Daardoor kan je je content sneller en met een hogere kwaliteit afleveren. En voorkom je tegelijkertijd dat de contentspecialist (die als laatste in de lijn zit) de schuld krijgt van alle vertragingen die daarvoor zijn opgelopen door late aanlevering, onvolledige aanlevering of die eerder genoemde egostrijd.

Duwtjes

Dit zijn zaken die je er natuurlijk niet allemaal in een dag doorheen krijgt. Maar het is goed om dit in het achterhoofd te houden en hier en daar zachtjes te duwen. Het zal niet alleen jouw leven leuker maken, maar ook voor de andere betrokkenen. Het maakt hen duidelijk waar jij je mee bezighoudt en dat je een professional bent. Dat ze op je kunnen vertrouwen en dat jij op hun inhoudelijke kennis moet kunnen bouwen.