De volle mailbox is het meest bloeddorstige monster van de kantoorjungle. Daarom heb ik voor jullie de beste tips voor Inbox Zero verzameld.
Orde. Daar houd ik van. Net als van keurige lijstjes met acties die ik direct uit kan voeren. Zonder kan ik mijn werk niet doen. Werken uit een overvolle mailbox is voor mij de hel. Bakken met berichten die tegelijk schreeuwen om mijn aandacht als een horde bakvissen bij een concert van Justin Bieber.
1. Delete oudbakken mail!
Een e-mail is maximaal een week houdbaar. Wanneer je dan nog niet hebt gereageerd, dan mag je er van uitgaan dat je een herinneringsmailtje hebt gekregen, je al bent gebeld of het probleem zich op een andere manier heeft opgelost. Kortom: verwijderen die hap!
2. Zet piepjes en popups uit
Piepjes en popups zijn de lokroep van het monster. Het is niet nodig om continu met je mail bezig te zijn om je mailbox op zero te houden. Het werkt averechts! Wanneer je lekker aan het werk bent, dan wil je lekker aan het werk blijven. Zet daarom alle tingels en tangels van je mailprogramma uit. Je hebt immers geen envelopje in je taakbalk nodig om te weten dat er nieuwe mail wacht.
3. Make it work: lees je mailbox 1 keer per dag helemaal leeg
Hou je mail elke dag bij. Doe dat trouw en je bent iedere dag binnen een kwartier klaar. Je houdt bovendien de rest van de dag over om te laten zien hoe awesome je je werk doet.
4. Open een mail en doe iets!
Na het openen van iedere mail volgt er altijd een actie. Je zet een nieuwe actie op je lijst, of je stuurt de mail door of je stuurt een antwoord. Acties die je binnen 2 minuten kan doen, doe je gelijk. Wanneer je geen actie onderneemt, legt God een kitten om. En dat is dan jouw schuld ;)
5. Kill nieuwsbrieven en notificatiemails
Verwijder jij nieuwsbrieven ook altijd meteen? Mooi. Meld je de volgende keer dan gelijk af. Hetzelfde geldt voor notificatiemails van sociale netwerken. Tien tegen één dat je elke dag toch al minstens 4 keer Twitter of Facebook checkt.
6. Moven met die cc-mails
Mensen die je een cc sturen, verwachten geen antwoord. Deze mails kun je dus makkelijk skippen. Maak een filter die deze mails automatisch verplaatst naar een speciaal mapje en je mailbox blijft een stuk leger.
7. Mail niet zo veel!
Wanneer je mailt, krijg je er meerdere mails voor terug. Denk na of het echt nodig is om te mailen. Een beller is vaak sneller. En bij complexere zaken is het vaak handiger om iemand te spreken. Bovendien reist een gemiddelde mail niet verder dan 15 meter. Dus loop naar je collega toe en kijk eens in de poppetjes van z’n ogen.
