Geweldig, zo’n WhatsApp-groep. Maar ook geweldig irritant. Door de berichtenstroom en de daarbij behorende piepjes en notificaties kom je bijna niet meer aan je werk toe. Met deze regels voor berichten maak je een WhatsApp-groep weer handig.
Laat ik eerst benadrukken dat WhatsApp een goede uitvinding is. Je kunt gratis communiceren met anderen. En door een WhatsApp-groep kun je veel mensen tegelijkertijd bereiken. Dat is vooral voor je werk hartstikke handig. Belangrijke informatie kun je makkelijk delen. Bovendien ben je snel up to date over een onderwerp.
Helaas is het in de praktijk toch een stuk minder handig. Sterker nog, soms is het best vervelend. Bijvoorbeeld als iedereen als een gek berichtjes gaat sturen, en je mobiel de hele tijd staat te blinken en te piepen omdat er weer een berichtje is geplaatst. Natuurlijk kun je de meldingen uitzetten. De WhatsApp-groep op stil zetten. Maar dan mis je ook de berichtjes die voor je werk juist heel belangrijk zijn. Dan kun je beter regels afspreken. Bijvoorbeeld deze 7.
1. Beperk je tot boodschappen die voor de hele groep zijn
Wil je iemand anders van de WhatsApp-groep iets persoonlijks vragen? Ben je bijvoorbeeld benieuwd naar zijn vakantieplannen? Of wil je iets met hem afspreken? Gebruik daarvoor dat niet de groep, maar stuur een persoonlijk appje. Zo houd je zo’n groep zuiver: alleen dingen die iedereen aangaan worden besproken.
2. Beperk je tot het onderwerp van de groep
Een zakelijke app-groep is vaak bedoeld om te chatten over één onderwerp. Met dat onderwerp hebben alle leden van de groep iets. Met een ander onderwerp een stuk minder. Daarom kan het heel storend zijn als je daar wel over begint. Worden de leden voor niets gestoord. Wil je iets delen wat niet bij het onderwerp past? Begin dan een andere WhatsApp-groep.
3. Houd het zakelijk
Leuk hoor, grapjes en grollen. Maar in een zakelijke WhatsApp-groep maak je daardoor al snel een minder professionele indruk. Bovendien kan een grapje al snel verkeerd opgevat worden. Vooral als de groep groot is, is er altijd wel eentje die jouw humor niet kan waarderen.
4. Houd op met smileys
Een groot deel van de berichtjes die naar een app-groep worden gestuurd, bestaat uit smileys. Lachende gezichten, huilende gezichten, duimen omhoog, omlaag, taarten, ballonnen, de complete feestwinkel komt soms voorbij. Ondertussen blijft de mobiele telefoon maar piepen en storen. Het zou al veel schelen als jij daarmee stopt. Weet je niets beter dan iets via een smiley te zeggen? Zeg dan niets.
5. Druk niet te snel op enter
Soms wil je heel enthousiast reageren op een appje, of wil je iets heel graag delen met je collega’s. Dat doe je dan zo snel dat je een spelfout maakt. Of je drukt al op ‘enter’ voordat het bericht klaar is. Hierna moet je nog een bericht sturen, om de spelfout te herstellen of het bericht af te maken. Hierdoor worden de groepsleden weer gestoord. Dit kun je makkelijk voorkomen door af en toe tot 10 te tellen en het berichtje nog even na te lezen voordat je op ‘enter’ drukt.
6. Zet de autocorrectie uit
Je kent die hilarische WhatsApp-missers vast wel. Dat er iets heel anders verstuurd is dan bedoeld was. Vooral de onbedoeld seksistische appjes doen het goed op internet. En dat allemaal ‘dankzij’ de autocorrectie, zo’n programmaatje dat denkt te weten wat je typt. Niet dus. Als je een persoonlijk berichtje stuurt, kan zo’n fout nog wel hilarisch zijn. Maar in een zakelijke WhatsApp-groep kan dat echt niet. Vooral niet als veel mensen meelezen. Dan gaat een per ongeluk seksistisch bericht snel zijn eigen leven leiden, waarna het zo gedaan kan zijn met je carrière. Schakel die autocorrectie dus snel uit.
7. Houd het netjes
Misschien is dit wel de belangrijkste regel: houd het netjes. Post geen vloeken en schuttingtaal. Roddel niet over collega’s, of ze nou in de WhatsApp-groep zitten of niet. Maak niemand belachelijk. Voorkom alles wat op digitaal pesten lijkt. Want al houd je je perfect aan de andere 6 regels, als je hier in de fout gaat ben je de WhatsApp-groep niet waardig. En mag de beheerder je zo snel mogelijk verwijderen.
