Vanuit de Tweede Kamer is onze minister van Binnenlandse Zaken Ronald Plasterk herhaaldelijk gevraagd naar de mogelijkheden om gemeenten meer samen te laten werken op het terrein van hun websites. Want waarom zou elke gemeente een site vanaf scratch opbouwen, zoals nu nog gebeurt? Er zijn grote overeenkomsten in functionaliteit en informatie- en dienstenaanbod. Een gemeenschappelijke kernwebsite van waaruit gemeenten ieder een eigen website ontwikkelen, kan veel kosten besparen. Maar onze gemeenten lijken dat niet te willen. Is dat terecht?

400 Koninkrijkjes

Dat is de vraag die bij mij naar boven kwam bij het lezen van de berichtgeving over het ‘Nein’ van de gemeenten. Op het eerste gezicht lijkt een forse kostenbesparing haalbaar als gemeenten (meer) gebruik gaan maken van een gemeenschappelijke, wellicht zelfs centrale infrastructuur voor hun websites. Is de afwijzing van de gemeenten dan terecht? Of is het vooral een kwestie van ongeveer 400 koninkrijkjes die verdedigd moeten worden?

Hoe staan we er nu voor

De huidige situatie: momenteel hebben de meeste gemeenten een eigen website, gebruikmakend van een content management systeem (CMS) om alle online informatie bij te houden. Op de gemeentemarkt zijn niet verschrikkelijk veel CMS-leveranciers actief, het aantal gebruikte pakketten is vrij klein. Dit komt omdat het een behoorlijk beperkte markt is, met eigen wensen en eisen. Bij een aantal gemeenten wordt een open source CMS gebruikt, waarbij ontwikkelde onderdelen in meer of mindere mate met elkaar gedeeld kunnen worden. Gemeente Vught maakte hier laatst flinke stappen in. Open source heeft zowel voor- als nadelen. Licenties vervallen, maar tegelijkertijd ben je veel meer op jezelf aangewezen voor ontwikkel(maat)werk, beheer en service (wat dan vaak toch weer uitbesteed wordt via een kostbaar contract).

Wat zijn de investeringen

Ik draai al heel wat jaren mee binnen de overheid en merk dat gemeenten over het algemeen eens in de drie jaar redelijk fors in hun websites en online dienstverlening investeren. Dit verschilt van een nieuw design tot uitbreiding met een digitaal loket of een aanbesteding voor een nieuw CMS.

Harde cijfers over gemiddelde bedragen zijn nauwelijks te vinden. Onderzoek leverde weinig op, ondanks dat ik mensen sprak die echt diep in de materie zitten. Er is geen centraal overzicht. Het meest in de buurt kwam het ICT Benchmark Gemeenten van M&I partners waar voormalig Tweede Kamerlid Arjan El Fassed me op attendeerde. Hierin zijn alleen -alle- ict-kosten meegenomen, dus ook de helpdesk als een gemeente-pc vastloopt, het baliesysteem om veilig pasfoto’s te scannen en id-bewijzen te maken, de printers op de afdeling en de persoon die de cartridges vervangt. Een stuk breder dus dan puur online dienstverlening. Gelukkig wordt er wel aan gewerkt om meer informatie boven tafel te halen.

Een euro per jaar

Zelf heb ik uit diverse projecten geleerd dat deze vuistregel over het algemeen wel klopt: een gemeente investeert gemiddeld ongeveer een euro per inwoner per jaar in de online dienstverlening. Laten we daar in dit geval ook eens van uit gaan. Met bijna 18 miljoen inwoners in Nederland betekent dit dat gemeenten jaarlijks grofweg 18 miljoen euro investeren in vernieuwingen van online diensten.

Naast de ontwikkeling van nieuwe dingen zijn de jaarlijkse kosten voor onderhoud van bestaande zaken, zowel technisch, functioneel als qua content, aanzienlijk. Bij het opzetten van projecten reken ik op kosten voor onderhoud, medewerkers etc. die jaarlijks net zo hoog zijn als 3x de eenmalige investering, in dit geval dus 18 x 3 is 54 miljoen euro per jaar. Ofwel, reken voor elke euro investering, 3 euro onderhoudskosten. Dat komt omdat er veel mensenwerk in zit, en mensen zijn kostbaar. Daarnaast moet je bedenken dat met elke nieuwe toevoeging het geheel aan online diensten groeit. Steeds meer onderhoudswerk dus.

Als we deze uitgangspunten volgen, kosten de gemeentelijke websites ons als burger jaarlijks dus ongeveer 54 + 18 = 72 miljoen euro. De jaarlijkse investering plus de onderhoudskosten.  Een bedrag met heel wat nullen, dat echter in het niet valt bij de totale begroting van alle Nederlandse gemeenten. De begroting over 2014 van alléén Amsterdam is al 3,8 miljard euro.

Besparen door samenwerken

De Tweede Kamer wil deze jaarlijkse lasten verlagen met behulp van een nieuw te ontwikkelen gemeentelijke ‘kernwebsite’. Daarmee zou er dus één standaard website zijn voor elke gemeente, die één keer wordt ontwikkeld en daarna gedeeld. Om deze beleidswijziging en de noodzakelijke inspanningen te verantwoorden, zal het ten minste een besparing van 15% moeten opleveren. Dat zou betekenen dat de kosten omlaag moeten van 72 naar ongeveer 60 miljoen euro. Dan is natuurlijk de vraag: is het mogelijk voor dat bedrag per jaar een centraal platform in te richten én te onderhouden én de migratie te bekostigen van alle huidige oplossingen? Vergeet daarbij niet dat in deze kosten óók het daadwerkelijke content management door webredacteuren zit.

Om te bekijken of dat zou lukken, zijn ruwweg drie aspecten belangrijk: techniek, organisatie & financiën.

Techniek

Binnen de Rijksoverheid wordt voor ministeries, waar de verscheidenheid aan producten groot is, al succesvol geëxperimenteerd met een centraal platform voor websites. Bij gemeenten, waar de overeenkomst in informatie, producten en diensten veel groter is, zou een centrale basissite technisch ook haalbaar moeten zijn.

Het argument van gemeenten dat zij geen brood zien in één gemeenschappelijk uiterlijk van zo’n site is valide, maar niet relevant. Bij het ontwikkelen van een centraal platform is de wens om zelf een design en front end te kiezen prima in te bedden. Dit is al vaker gedaan, kijk alleen maar naar WordPress, waarbij je met één CMS en herbruikbare thema’s en modules een volledig eigen vormgeving kunt maken. Een oplossing die de basis is voor honderdduizenden sites. Het spreekt voor zich dat een overheidssite niet hetzelfde is als de WordPress blog van tantje Mientje, maar de gedachte achter de thema’s kunnen gemeenten prima overnemen.

Dan het aansluiten op bestaande systemen. De informatie online moet immers ergens uit de krochten van de gemeente gehaald worden. En als je als inwoner bijvoorbeeld een online aanvraag doet, is het prettig als dit bij de juiste afdeling terecht komt. Ook dit probleem van koppelvlakken met achterliggende maatwerk-bedrijfsapplicaties lijkt geen showstopper. Als centraal, gemeenschappelijk platform is het eenvoudig om standaarden te hanteren voor koppelvlakken. Ofwel: als platform kan je de aansluitvoorwaarden bepalen. Veel van die standaarden zijn al vastgelegd. Leveranciers van bedrijfsapplicaties zullen hieraan snel voldoen, want de bedrijven die dit niet willen, verdwijnen vanzelf naar de randen van de markt.

Conclusie: Het moet technisch mogelijk zijn een centraal platform voor gemeentelijke websites te realiseren en te onderhouden.

Organisatie

Het opzetten van een centraal landelijk centrum, waar een gemeenschappelijke dienst wordt ontwikkeld en onderhouden, is vaker gedaan door de overheid. Kijk bijvoorbeeld naar de shared service centers en uitvoeringsorganisaties die landelijke taken op zich nemen. De hieruit geleerde lessen nemen we mee bij het opzetten van het nieuwe centrum voor de kernwebsite.

Het aanpassen van de gemeentelijke organisatie, dat is andere koek.

Diverse afdelingen moeten accepteren dat zij een belangrijk deel van de zeggenschap overdragen aan het centrale platform. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling ICT die met dit model niet langer betrokken is bij de online communicatie, anders dan het realiseren en bewaken van de benodigde koppelingen met bedrijfsapplicaties. En waarschijnlijk kan zelfs dát door het nieuwe centrale landelijke centrum worden gedaan. Ook de afdeling communicatie raakt een belangrijk mandaat kwijt. Om de besparingen te realiseren, moet ook het content management zoveel mogelijk gemeenschappelijk gebeuren. Dat kan ook onderling tussen gemeentes. Een rijbewijs is immers hetzelfde in Rotterdam als in Tytsjerkstradiel. Slechts de lokale details, als de kosten en waar je het document kunt afhalen, verschillen. Deels gebeurt dit al binnen gemeenten, het proces zal echter verder doorgetrokken moeten worden.

Zijn deze aanpassingen haalbaar? Mijn gevoel zegt van niet. Gemeenten zijn niet klaar voor een dergelijke ‘shock-to-the-system’. Men is nog onvoldoende bereid om die zeggenschap over te dragen en vooral onvoldoende bereid om te krimpen. Strakke landelijke aansturing zal nodig zijn, wat in de huidige bestuurlijke cultuur niet haalbaar lijkt. Lokale overheden die moeten luisteren naar Den Haag is vrijwel altijd een moeizaam proces.

Conclusie: Het opzetten van het benodigde landelijke centrum is eerder gedaan en haalbaar. Het draagvlak en acceptatievermogen bij de gemeentelijke organisatie lijkt mij ver weg.

Financiën

Zoals beschreven, het centrale platform moet ontwikkeld en beheerd worden voor maximaal €60.000.000 per jaar. Is dat voldoende? Als ik ruwweg €6.000.000 reken voor huisvesting van personeel en datacenters, €4.000.000 voor licenties, €2.000.000 voor marketing & communicatiemiddelen, houden we ongeveer €48.000.000 over voor personeel. Dit betreft zowel technisch personeel als bijvoorbeeld redacteuren. Een deel hiervan moet binnen de gemeente blijven werken. Zij vertellen de lokale verhalen. Ook zijn lokaal technici nodig voor het realiseren en bewaken van de benodigde infrastructuur om het centrale platform aan te sluiten op de lokale bedrijfsapplicaties.

Ik neem aan dat dit ongeveer een kwart van het totale personeelsbudget is, uitkomend op ongeveer €12.000.000. Het resterende personeelsbudget, €36.000.000, kan dus besteed worden aan het ontwikkelen en beheren van het centrale platform. Als ik een gemiddelde kostenpost van €65.000 neem voor 1 medewerker (Fte), kom ik daarmee op een ontwikkel- en beheerorganisatie van ruim 500 Fte. Dat móet voldoende zijn.

Conclusie: Zelfs met een ingecalculeerde bezuiniging van 15% en de aanname dat een deel van het huidig personeel binnen de gemeenten blijft, lijkt het budget voldoende voor het ontwikkelen en het realiseren van een centraal platform.

Is de afwijzing door gemeenten terecht?

Hiermee kom ik terug bij mijn eerste vraag. Op basis van deze globale analyse denk ik niet dat de streep door het voorstel om toe te werken naar één kernwebsite terecht is. Zoals ik er naar kijk, lijkt een flinke bezuiniging haalbaar. Het struikelblok lijkt vooral het aanpassingsvermogen binnen gemeenten te zijn.  Dat is jammer, en de realiteit waarmee we verder moeten.

Tip voor de minister

Als ik de minister en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten wat zou mogen influisteren, dan zou het toch zijn dat we samen zo spoedig mogelijk een kleine projectgroep in het leven roepen. In de eerste plaats om de échte kosten voor online dienstverlening boven tafel te halen en de rekensom nog eens te maken. Daarnaast treedt deze groep op als kwartiermaker voor een centraal landelijk online platform. De belangrijkste opdracht? Het vinden en realiseren van draagvlak voor het centrale platform en een kernwebsite voor gemeenten. Met de komst van meer en meer millennials binnen de gemeentelijke cultuur moet dat toch lukken!


6.038 keer gelezen Geschreven door en