Het zal bijna drie jaar geleden zijn dat ik voor het eerst de term ‘zero email’ voorbij zag komen. Verschillende mensen en bedrijven concentreerden zich op nieuwe manieren van communiceren, waarbij e-mail in de ban gaat. De gedachte erachter was simpel: volle inboxen zijn een vicieuze cirkel van vrij zinloze tijdsbesteding. Is een e-mailloos bestaan inderdaad zinvol om na te streven?
‘Zero Email’-beleid
Een van de bedrijven die een officieel ‘Zero Email’-beleid invoerden, was Atos. Eind 2011 maakten zij bekend dat het interne e-mailverkeer volledig werd geschrapt. Binnen 18 maanden moest de communicatie volledig veranderd zijn: medewerkers moesten gewoon weer bij elkaar langsgaan, bellen of gebruikmaken van een soort ‘intern Facebook’.
Ook professionals sprongen hierop in. Bekend is de We Quit Mail beweging van Kim Spinder. Zij probeert vooral binnen de publieke sector deze nieuwe werkwijze te introduceren.
Netwerkcommunicatie
Ik zie de wens om e-mail te laten verdwijnen als een logisch gevolg op huidige ontwikkelingen. Als je kijkt naar de jongere generatie, zie je dat microblogging (op welk platform dan ook) net zo gewoon is als e-mail voor ons ‘oudjes’ is. Je plaatst je status, vraag of opmerking online, zichtbaar voor je netwerk. Veel minder één op één (wat e-mail vaak zo dwingend maakt) maar zichtbaar voor de hele groep.
WhatsApp, ook zoiets. Van hoeveel WhatsApp-groepen ben jij lid? Ik heb er inmiddels heel wat in mijn lijst met chats staan. Soms met tientallen deelnemers, zowel zakelijk als privé. Als deelnemer in het netwerk scroll je op het moment dat het je uitkomt even snel door de berichtjes heen en reageer je kort. Het is veel meer een conversatie dan een correspondentie.
Tegelijkertijd is de communicatie vluchtiger, maar misschien is dat juist beter? Een telefoongesprek sla je immers ook niet op. Je haalt de kernpunten eruit en maakt afspraken tot je elkaar weer spreekt.
Effectief of verplaatsing?
Het klinkt heel logisch en nastrevenswaardig. Toch vraag ik me af, sinds ik de ‘zero email’-initiatieven ben gaan volgen: verplaats je de tijdsbesteding niet gewoon naar een ander medium? Of je nu een vraag op Yammer stelt of in een e-mail, iemand zal voelen dat van hem of haar een antwoord wordt verwacht. Het grote verschil is wel, dat meerdere mensen dat antwoord kunnen geven omdat je het deelt in een netwerk en de andere tools je dwingen korte berichten te plaatsen die meer to the point zijn dan de lappen tekst in e-mails, met de verplichte groeten, afsluitingen en handtekeningen.
Geen e-mail, tenzij
En toch lukt het vaak niet om e-mail écht uit te bannen. Atos faalde. Binnen het bedrijf mailt men nog steeds, al geven de medewerkers wel aan dat het een stuk minder is geworden. Misschien is dat ook de juiste insteek: e-mail kan zeker waarde hebben in sommige gevallen.
Mijn advies zou daarom zijn: probeer om, in plaats van afschaffing na te streven (wat op zich een vrij negatieve sfeer met zich meebrengt), te streven naar het gebruik van andere communicatiemiddelen. Maak afspraken over de beschikbare tools en ga voor een ‘geen e-mail, tenzij’-beleid. Laat medewerkers elkaar daarop aanspreken en zorg ervoor dat andere tools meer resultaat opleveren. Verdring e-mail simpelweg van zijn nummer 1-positie, maar aanvaard dat e-mail voor sommige berichten een prima middel is.
4 comments
Het is me nog steeds niet duidelijk waarom we zouden moeten minderen met het gebruik van e-mail. Waarom zijn volle inboxen een nutteloze tijdbesteding? Als het goed is krijg je toch relevante informatie binnen die je nodig hebt voor het doen van je werk? De enige reden die je in het artikel aandraagt is dat e-mail niet altijd to the point is. En hoewel je mensen over de mail inderdaad nog wel een off topic gaan, is dat bij media als Whatsapp en Yammer net zo goed het geval.
Sterker nog, juist omdat communiceren via die platformen veel meer aanvoelt als het voeren van een conversatie in plaats van correspondentie, wil het nog wel eens verzanden in berichten met daarin bijvoorbeeld alleen ‘haha’. Helemaal niet erg natuurlijk, maar als relevantie nastreeft heeft overstappen in dan geen zin.
Hi Edward,
Het nut en de onzin van e-mail wordt door iedereen anders ervaren. Als ik naar mijzelf kijk, merk ik dat ik een flink aantal uren van mijn dag besteed aan het lezen en sorteren van e-mails. Vaak sta ik alleen maar in de cc. Is het dan echt relevant voor mij, of word ik geinformeerd -omdat het kan-? Vaak is dat laatste het geval. Er wordt geen actie van mij verlangd, als ik het niet zou weten ontstaan er geen grote rampen etc. Ik kan me goed voorstellen dat veel mensen dit anders willen aanpakken en die tijd nuttiger besteden dan met het doorlezen van mails die eigenlijk overbodig zijn. Volgens mij is dat nou ook precies de reden dat de zero-mail initiatieven ontstaan. Maar het kan natuurlijk zo zijn, dat je zelf een heel ander gevoel hebt :)
Er worden inderdaad veel nutteloze mails verstuurd, en ook ik ontvang vaak berichten waarvan ik me afvraag waarom ik daarin werd ge-cc’d. Dat ligt alleen niet aan het medium e-mail, maar aan de gebruiker. Door over te stappen naar een ander platform los je het probleem niet op. Dan krijg je namelijk mensen die een groepswhatsapp aanmaken met daarin overbodige deelnemers. Of – nog erger – een vergadering met het halve bedrijf beleggen, terwijl een een-op-een-gesprek voldoende is.
Een briefing heb ik graag in de e-mail. Maar een statusupdate of omgekeerd “Wat is de status van zus en zo”, dat kan net zo makkelijk in een IM, bijvoorbeeld via Slack.
Comments are closed.