Een mens maakt in het dagelijkse leven bakken afspraken. Om dinsdag hier te zijn, om document X dan aan te leveren om meer informatie te sturen op donderdag of om elke woensdag boodschappen te doen voor oma. Wat de afspraken ook zijn, iedereen heeft er een leven vol van.
Afspraken zijn dan ook belangrijk. Ze ondersteunen ons in onze communicatie en dragen bij aan wederzijds vertrouwen. Of het nu gaat om persoonlijke of zakelijke afspraken: wie geen afspraken heeft, leeft ergens op een onbewoond eiland, anders had je allang met iemand iets afgesproken.
Maar wat zijn afspraken eigenlijk? Een stomme vraag denk je nu – want dat weet toch iedereen. Dat durf ik zomaar hardop te betwijfelen. En daarom duik ik toch even in deze materie. Ik ben erg benieuwd of jullie je in mijn verhaal kunnen vinden.
In het kort
Oké, een afspraak is de toezegging dat je een bepaalde verantwoordelijkheid aangaat eventueel op een specifiek moment, met een specifiek resultaat.
Jawel, dat klinkt een beetje als projectmanagement en een definitie van deliverables. En dat is niet voor niks. Want binnen een project is alles ingericht op een prettige en effectieve samenwerking. Ook in de rest van het leven lijkt me dat een prima uitgangspunt.
Laten we de definitie woord voor woord analyseren, dat helpt om beter te doorgronden wat het nou exact betekent.
Een afspraak is een toezegging
Een afspraak is iets dat jij en een ander elkaar toezeggen. Dat impliceert dus vrijwilligheid. Als jij niet wilt, maak je de afspraak niet. Het is pas een afspraak als alle partijen vinden dat het een afspraak is en dat kan pas wanneer je erachter staat.
Je kunt dus ook “nee” zeggen of de voorwaarden van de afspraak bespreken totdat je een afspraak hebt waar je je wel aan kunt/wilt houden.
Wat je in elk geval beter niet kunt doen is “Ja” zeggen en je dan niet of maar deels aan de afspraak houden. Niet alleen is dat gay (wat niks met homoseksualiteit te maken heeft), maar een recept voor een onaangename relatie met degene met wie je een afspraak maakt.
Een afspraak is het op je nemen van een verantwoordelijkheid
Als je afspreekt dat je elke woensdag voor oma de boodschappen haalt, dan kan het gebeuren dat er een woensdag is dat het je niet goed uitkomt of je gewoonweg niet kunt. Zulke dingen gebeuren.
Hoe graag je je ook aan je afspraak wilt houden, er komt soms gewoon iets tussen. Dat is op zichzelf niet erg. Maar je hebt de verantwoordelijkheid wel aangenomen. Het is dus van belang dat je de betrokkenen bij de afspraak op de hoogte brengt van het feit dat jij je niet aan je afspraak kunt houden. Een afspraak heb je nooit alleen, een afspraak afzeggen kan dus ook nooit in je eentje.
Verantwoordelijkheid nemen betekent dat je niet alleen maar bezig bent met een dingetje van je lijstje afvinken (“laten weten dat ik woensdag niet kan”), maar dat je verantwoordelijkheid neemt voor jouw deel (“laten weten dat ik woensdag niet kan, kijken of nicht Astrid wel kan en zorgen dat zij de boodschappen doet”).
Dit is wat ze in vacatures (deels) bedoelen met een ondernemende of een pro-actieve houding. Het probleem opwerpen en de oplossing dan bij een ander neergooien is onaangenaam en wederom een recept voor ongezelligheid.
Een afspraak vindt plaats op een specifiek moment of specifieke momenten
Dit deel wordt vooral waar het om persoonlijke afspraken gaat nogal eens vergeten. Gek genoeg trouwens ook wel eens bij zakelijke afspraken.
Laten we het voorbeeld van de boodschappen voor oma aanhouden. Stel ik spreek met mijn zusje af om wekelijks de boodschappen voor oma te doen. In mijn hoofd denk ik: “Vrijdag is daar een perfecte dag voor.” In haar hoofd denkt zij: “Maandag is daar het handigste voor.” En vergeet ook oma niet die denkt: “Als ze er maar voor zorgt dat ze er elke woensdag is.” Wat je hierboven ziet is (potentieel) ruzie of op z’n minst irritatie. De voorwaarde “wekelijks” wordt bij alle drie anders ingevuld. Zusje begint zich tegen de tijd dat het woensdag is, vreselijk te ergeren dat de boodschappen nog niet zijn gedaan, oma is tegen de tijd dat het donderdag is teleurgesteld en ik heb daar op vrijdag allemaal niks van door.
Wanneer je een afspraak maakt, communiceer dan ook duidelijk – voor jezelf en de ander – wanneer je verwacht dat de ander of jij een actie voltooid heeft.
“Wekelijks” kan een prima duiding zijn, maar raak dan ook niet geïrriteerd als het op vrijdag gebeurt in plaats van op maandag. En andersom: zorg dan ook dat je het structureel binnen die tijdsspanne doet.
Hoe concreter je bent, hoe beter het is en hoe groter de kans dat je nog gezellige kopjes koffie met elkaar kunt blijven drinken.
Een afspraak maak je om een specifiek resultaat te behalen
Werk je? Dan heb je met procedures te maken. Heb je met procedures te maken, dan krijg je te maken met mensen die procedures verheffen tot het grootste goed. Het invullen van het juiste formuliertje is voor hen het grootste goed – waarvoor het formuliertje ook alweer diende, dat zijn ze vergeten.
Een afspraak is de procedure (het formuliertje), maar je vult het formulier in om een resultaat te behalen, niet om het formulier in te vullen. Houd dat dus altijd in het oog.
Ik haal oma er maar weer bij en dat stukje verantwoordelijkheid. Stel ik ga op vakantie naar Aruba (man, wat heb ik daar zin ‘an) en kan geen boodschappen doen voor oma. Zoals ik al eerder zei, is het niet voldoende om alleen te melden dat ik niet kan. Onderdeel van het aangaan van de afspraak is dat ik niet alleen nicht Astrid regel om de boodschappendienst over te nemen, maar dat ik ook even check (ook op Aruba kun je mailen) of dat wel goed is gegaan. Niet omdat ik nicht Astrid niet vertrouw (die overigens totaal niet bestaat), maar omdat ik een afspraak ben aangegaan over het resultaat “Oma heeft genoeg te eten/drinken etc.” Dus check ik op de dag even of het Astrid is gelukt en of oma alles heeft wat ze nodig had.
Duh
De deuren die het wijdst open lijken te staan, zijn de deuren waar de meeste mensen tegenop knallen. In mijn werk ben ik bijzonder afhankelijk van de afspraken die anderen met mij maken en de afspraken die ik met anderen maak. En dat levert nog wel eens problemen op: niet nagekomen afspraken met als resultaat in het beste geval irritatie en het slechtste geval ruzie.
In mijn ervaring zijn die deuren veel minder open dan je zou denken. In mijn ervaring gaat het veel vaker mis dan nodig is. Ik beweer overigens niet dat het meer aan een ander ligt dan aan mezelf. Het enige dat ik beweer is dat het hele afspraken-spectrum voor verbetering vatbaar is. Of je nou werknemer bent of ondernemer, kleinkind of nicht. Hoe slimmer je met afspraken omgaat, hoe meer vertrouwen een ander in je zal hebben. En met vertrouwen op zak kun je nog wel eens een potje breken. Als mens is dat een fijn uitgangspunt, want fouten maken we allemaal.
Ben jij een man/vrouw van je woord? En waar ik ook benieuwd naar ben: heb jij wel eens doordat het misging op een van de punten hierboven een vervelende confrontatie gehad?
