“Ja,” zei mijn enthousiaste collega terwijl ze zocht naar dat ene mailtje, “maar alles wat belangrijk is, sla ik op in mapjes!” En vol trots liet ze zien hoeveel ze er in haar inbox had. Een stuk of 30, met minstens 10 submapjes per stuk. Allemaal keurig gerangschikt en onderverdeeld. Maar heb je er iets aan? Nah, niet echt.
Het punt van archiveren is dat je overzicht creëert. En vooral door oude zaken te scheiden van nieuwe. En echt belangrijke dingen van dingen die even in de vlugheid op zich wel de moeite waard kunnen zijn om misschien te bewaren. Je mail archiveren, dus. Hoe doe je dat?
Bestanden sla je niet op in je mailbox
Je e-mail is absoluut niet geschikt om belangrijke documenten op te slaan. Misschien lijkt het wel handig, want je hebt je mail altijd bij de hand. Maar echt, het is zoooo onhandig…
- Omdat je in die wirwar van 1.200 mailtjes, lastig kunt onthouden in welk mailtje precies die bijlage zat die je nu, op dit moment, zoekt.
- Omdat je dan dus alle mailtjes van die bepaalde afzender moet nazoeken om dat ene bestandje te vinden.
- Dus ook alle mailtjes die jullie rondom dat ene bestandje hebben gestuurd, met opmerkingen, aanvullingen en noem maar op.
- Omdat je daarmee zo 1-9-90 minuten bezig bent met zoeken in plaats van te werken. Of koffiedrinken.
- En, ook best belangrijk: omdat je misschien een oude versie voor nieuw aanziet.
Bestandjes sla je op bij je andere bestandjes. En wil je die altijd bij je hebben? Gebruik Google Docs, Dropbox of Evernote.
Conversaties sla je ook niet op in je mailbox
Direct onder jouw handtekening (zet dat ding uit!) staat de e-mail waarop je je antwoord gaf. En onder die mail, staat de mail van daarvoor. En daarvoor en daarvoor. Net zoveel mailtjes als er Re:Betr:RE:Re:Betr:RE: in de titel van het laatste bericht staan.
Weet je, alle mailtjes, die je vóór die laatste e-mail hebt ontvangen, hoef je dus helemaal niet te bewaren. Het zijn toch maar kopietjes van elkaar. Door al die antwoorden gewoon te verwijderen, bespaar je zonder te overdrijven, 80% van je mailbox!
Wat archiveer je wel?
Eigenlijk hoef je alleen mailtjes te bewaren waarin beslissingen worden gemaakt die voor de toekomst belangrijk zijn. Als een klant per mail akkoord geeft op een offerte bijvoorbeeld. Of als iemand jou toezeggingen doet, waarvan je weet dat ze die toch niet na gaan komen.
Daarnaast parkeer ik rapporten, linkjes of leads die mij toegemaild worden, nog wel eens in mijn inbox. Gewoon dat ik er nog eens in zou kunnen kijken, als ik even niets te doen heb.
Hoe archiveer je mail?
Een goed archief valt of staat met een goede structuur.
De eerste stap naar een werkbare structuur is het onderwerp van e-mails. “No subject”, “Campagne” of “Afspraak vrijdag” is nauwelijks een onderwerp te noemen. Bij een afspraak hoort een datum en gespreksstof, bij een campagne hoort een doelstelling of payoff en bij no subject hoort no receiver, als je begrijpt wat ik bedoel ;)
De tweede stap is een overzichtelijke mappenstructuur. En wat goed voor jou is, dat hangt een beetje af van het soort mail dat je ontvangt. Ik verwerk onze webmaster-inbox bijvoorbeeld met maar 2 mapjes:
- Gearchiveerde conversaties met klanten
- Gearchiveerde conversaties met leveranciers
De rest (hoofdzakelijk spam) gaat de prullenbak in.
Mijn normale inbox heeft iets meer smaakjes:
- Leesmateriaal
- Opdrachtbevestigingen en afspraken (met submappen voor elk jaar)
- Nieuwsbrieven
- Tijdelijk spul (voor naslag van dingen die binnen 3 weken afgehandeld zijn)
En de rest gaat, geloof het of niet, onverbiddelijk de prullenbak in. Weg er-mee!
Prullenbak-fobie
Weggooien is eng, want het is zo definitief. Maar met mail valt dat wel mee. Normaal gesproken worden items in je digitale prullenbak pas na 3 maanden echt verwijderd. Zelf heb ik de boel zo ingesteld, dat bijlagen na 3 maanden de achterdeur uitvliegen en de mailtjes zelf pas na 6 maanden.
Mocht ik een keer iets terug moeten vinden, dan kan ik die bewuste mail altijd nog even opzoeken. En geloof me, via de prullenbak gaat dat net zo snel als via al die mapjes.
Comments are closed.